Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит процесс формирования реестра платежей». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
- Планируем развитие компании на следующий год с помощью MS Excel
- Повышаем информативность управленческой отчетности
- Управляем платежами с помощью Excel
Управляем платежами с помощью Excel
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
По моему мнению, четкая регламентация процессов управления денежными средствами позволит финансовому директору не отвлекаться на решение менее важных задач. Например, даже простое требование указывать при инициации счетов на оплату фамилию ответственного менеджера, который должен будет представить отчет по выплаченным суммам, дает возможность сократить трудозатраты финансового директора, а также неоправданное расходование средств. Следует отметить, что регламент управления денежными средствами позволяет избегать споров с линейными менеджерами о якобы несвоевременных оплатах: всем ясно, по какому принципу выделяются на это деньги. Кроме того, исключаются ситуации, когда менеджер за две минуты до окончания платежного дня приносит заявку на оплату с требованием обязательно заплатить сегодня.
Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают решить еще одну актуальную задачу — свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы (это может быть финансовый директор, финансовый менеджер) контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.
Александр Зайцев, заместитель директора казначейства ОАО «Аэрофлот»
Бизнес-процессы оперативного управления денежными потоками и формирования платежных документов в компании определены в Регламенте осуществления платежей. Этот документ описывает все этапы движения денежных средств — от инициации платежа бюджетодержателем до отправки платежных документов в банк. Инициатором платежа является структурное подразделение, в рамках бюджета расходов которого заключен соответствующий договор. На базе утвержденных финансовым директором бюджетов структурных подразделений на текущий год формируется ежемесячный план финансирования их расходов, что является основой для составления платежного календаря. Каждая заявка к оплате акцептуется руководителями структурных подразделений и утверждается «распорядителями кредитов» в соответствии с лимитами, установленными в их доверенностях. Функции составления и контроля исполнения платежного календаря и бюджета движения денежных средств возложены на департамент казначейских операций. Платежный календарь, составляемый одновременно с уточнением БДДС на каждый месяц, позволяет заранее выявить вероятную нехватку (либо избыток) денежных средств.
Михаил Булушев, финансовый директор ГК «Автомир» (Москва)
В нашей компании существует несколько регламентных документов, детально определяющих полномочия руководителей по инициированию платежей и процедуру визирования заявок на оплату. По всем платежам в зависимости от суммы ответственность закреплена либо за начальником дирекции, к которой относится ЦФО, либо за нижестоящим менеджером. Виза генерального директора нужна для некоторых видов платежей и только в случае превышения установленных при ежемесячном планировании ограничений. За выполнением регламентов следит финансовая дирекция. Платежный календарь составляется на календарный месяц по дням и еженедельно уточняется на ближайшую неделю.
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
Инициаторами платежей являются менеджеры служб предприятия, ведущие договоры. Они составляют поручение на платеж (утвержденной формы), которое акцептуется руководителем данного ЦФО, проверяется ответственным исполнителем казначейства, подписывается главным бухгалтером и руководителем казначейства и окончательно согласовывается с распорядителем кредитов (обычно финансовым директором, в особых случаях — генеральным). У нас это достаточно простая процедура, которая подробно прописана в специальном регламенте, утвержденном генеральным директором.
Каждой статье расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:
- приоритет первой очереди — платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании, например штрафные санкции или ухудшение деловой репутации. К таким платежам относятся оплата налогов и погашение кредитов. Оплачиваются финансовой службой строго в соответствии со сроком платежа, указанным в заявке;
- приоритет второй очереди — платежи, по которым допустима задержка оплаты на срок до трех банковских дней без серьезных негативных последствий для компании (выплата заработной платы, оплата основным поставщикам);
- приоритет третьей очереди — платежи, по которым допустим перенос сроков оплаты более чем на три банковских дня. При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение таких статей в бюджете или отмену таких платежей. Если финансовая служба изменила сроки платежа, указанные его инициатором в заявке на оплату, то она обязательно извещает инициатора об этом.
Приоритет платежей На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования денежных средств исполняется в полном объеме, соответственно общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денежных средств. Чтобы избежать кассовых разрывов, целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Статьи с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, статьи с пониженным приоритетом — при выполнении дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов и др. оплачиваются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90% (см. «Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании»).
По мнению Антона Ходарева, финансового директора компании «Сапсан», в условиях нехватки денежных средств в первую очередь должны осуществляться выплаты по тем обязательствам, нарушение которых приведет к наибольшим финансовым потерям (выраженным в пенях и штрафах, простоях производства и др.).
Александр Зайцев, заместитель директора казначейства ОАО «Аэрофлот»
Приоритетность платежей в нашей компании определяется сроками оплаты счетов и договоров, учитываемыми при составлении платежного календаря, который и устанавливает внутреннюю очередность платежей. Статьи расходов, позволяющие при необходимости сдвигать сроки оплаты счетов, предоставляют возможность для маневра при временном недостатке средств
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
Очередность платежей в нашей компании определяется согласно текущему исполнению месячного бюджета движения денежных средств, в котором выплаты привязаны к соответствующим поступлениям. При этом учитываются условия расчетов по договорам и требования законодательства относительно крайних сроков уплаты налогов (например НДС).
Кроме того, высшее руководство обладает полномочиями по изменению очередности платежей.
Например, финансовый руководитель может поставить в «первую» очередь платеж, однако должен обязательно определить, за счет каких источников (в том числе дополнительных) он будет осуществлен или взамен какого платежа он может быть произведен без ущерба для финансовой устойчивости предприятия.
Формирование платежного календаря Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.
Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (см. табл. 2).
При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням (см. табл. 3). Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.
Таблица 2. Пример платежного календаря, тыс. у.е.
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
Основным документом, определяющим величину и структуру платежей в текущем периоде, является платежный баланс предприятия. Он формируется на каждый календарный месяц плановым отделом на основании представленных соответствующими службами данных о планируемых объемах и условиях продаж продукции, закупок сырья и материалов, об объемах основного и вспомогательного производств, о фонде оплаты труда, начислении налогов и т.д. Платежный баланс предусматривает как суммы первоочередных платежей, так и выплат, относящихся ко второй очереди
Александр Романов, начальник отдела финансового контроллинга и прогнозирования департамента корпоративных финансов ОАО «Российские железные дороги»
В ОАО «РЖД» бюджет движения денежных средств (БДДС) представляет собой детализированный план, который строится в разрезе функциональных статей.
БДДС состоит из доходной и расходной частей, причем возможность финансирования ключевых расходных статей увязана с выполнением плана взыскания денежных средств по доходным статьям. Плановый БДДС формируется департаментом корпоративных финансов и доводится до филиалов компании до начала планируемого периода (квартал с разбивкой по месяцам). Контролирует исполнение БДДС департамент «Казначейство», к региональным представительствам которого «привязан» каждый филиал компании. За счет прямого подчинения аппарату управления ОАО «РЖД» этот контрольный орган не зависит от руководства региональных филиалов, что практически полностью исключает влияние «человеческого фактора». Департамент «Казначейство» контролирует исполнение БДДС и выявляет причины отклонений, а также предварительно анализирует каждую заявку на платеж на предмет соответствия бюджетам. Кроме того, между ОАО «РЖД» и банками, обслуживающими счета компании, заключены договоры банковского счета, предусматривающие невозможность приемки банком платежного поручения подразделения ОАО «РЖД» без его предварительного акцепта региональным казначеем.
Автоматизация бизнес-процессов финансового управления Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:
- создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату);
- формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру платежного календаря;
- реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.). Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру;
- разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.
До сих пор достаточно много предприятий используют для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных. В настоящее время все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например, достаточно популярными являются решения на базе программ семейства «1С».
Денис Яклаков, начальник управления финансового планирования и контроля ЗАО «ТД «Перекресток» (Москва)
Используемая в нашей компании автоматизированная система бюджетного учета, в которой реализована функция управления расходами, позволяет решить сразу две основные задачи. С одной стороны, проводится автоматический контроль заявок на соответствие бюджетным лимитам, с другой — утвержденные заявки формируют фактические данные об исполнении бюджета и операционного плана компании
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
В идеале система управления денежными потоками должна быть интегрирована в компьютерную информационную систему предприятия. К сожалению, на предприятиях, где я работал, для этих целей использовался в основном Excel. Замечу, что само по себе это не мешало системно планировать и контролировать поступления и платежи, формировать регулярную (ежедневную, еженедельную и ежемесячную) казначейскую отчетность при оборотах порядка 200-250 млн руб. в месяц. Однако такой подход предполагает существенные затраты времени на актуализацию и обработку данных.
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
Автоматизация процесса управления денежными средствами существенно повышает скорость и качество принятия управленческих решений. У нас данный процесс реализован в программе Excel и, надо отметить, что проблем с использованием не возникает. Форматы и регламент заполнения таблиц создавались постепенно исходя из потребностей заинтересованных пользователей. В настоящее время параллельно с использованием Excel разрабатывается система управления денежными потоками на базе «1С:Предприятие», в которой мы стараемся учесть все наработки по управлению денежными средствами с помощью электронных таблиц.
Андрей Кленин, финансовый директор компании «Патэрсон» (Москва)
В нашей компании используется программное обеспечение на базе электронной почты, позволяющее участникам процесса работать в нем независимо от своего местоположения. Это очень удобно, если взаимодействуешь с 14 филиалами в трех часовых поясах. При этом, если человек уходит в отпуск, достаточно переадресовать его почту на заместителя, чтобы тот смог исполнять временно возложенные на него функции в платежной системе.
Таблица 4. Реестр заявок на 6 июня 2006 года
| № | Оплатить до | Исполнение | Назначение платежа | Тип оплаты | Статья БДДС | Сумма, руб. | Согласование | |||
| Руководитель ЦФО | ФМ | ФД | ГД | |||||||
| 1201 | 1 июня | Оплачено | Оплата поставщику ООО «Нилит» | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 20 000 | + | + | + | 0 |
| 1202 | 1 июня | Оплачено | Оплата поставщику ЗАО «ЭМИ» | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 10 000 | + | + | + | 0 |
| 1203 | 1 июня | Оплачено | Оплата поставщику ЗАО «Авангард» | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 10 000 | + | + | + | 0 |
| 1204 | 2 июня | Оплачено | Заработная плата за январь | Нал. | Заработная плата | 98 000 | + | + | 0 | 0 |
| 1205 | 6 июня | К оплате | Покупка канцтоваров | Нал. | Хозяйственные расходы | 9400 | + | + | 0 | 0 |
| 1206 | 6 июня | К оплате | Оплата поставщику ЗАО «Авангард» | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 50 000 | + | + | + | 0 |
| 1207 | 7 июня | К оплате | Оплата за упаковочную линию | Б/нал. | Производственное оборудование | 10 000 | + | + | + | + |
| 1208 | 8 июня | К оплате | Оплата поставщику ЗАО «ЭМИ» | Б/нал. | Оплата основным поставщикам | 50 000 | + | + | — | 0 |
|
Условные обозначения:
Б/нал. — безналичный расчет; Нал. — наличный расчет; ФМ — финансовый менеджер; ФД — финансовый директор; ГД — генеральный директор; «+» — заявка согласована; «-» — заявка не согласована; «0» — согласование не требуется. |
||||||||||
Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
В нашей компании, конечно, возникали небольшие трудности с персоналом при внедрении системы управления денежными потоками. Вызваны они были в основном изменениями в порядке принятия решений. Если в процессе разработки регламентов советоваться с сотрудниками независимо от должности о том, как сделать лучше, то сопротивления, скорее всего, не будет. А для преодоления сознательного сопротивления, особенно вызванного корыстными интересами, у финансового директора должно хватать «административного ресурса».
Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
При внедрении системы управления денежными потоками в первое время возникали конфликты с линейными службами, которым было достаточно трудно оценить ее пользу. Заручившись поддержкой руководства, финансовая служба проводила постоянную разъяснительную работу с коллегами, благодаря чему ситуацию удалось изменить. Уже через пару месяцев даже ярые противники признали, что после запуска системы прогнозируемость и скорость оплаты заявок возросли, что положительно сказалось на взаимоотношениях с контрагентами.
Любой бизнес нуждается в контроле за расходованием средств. Недостаток денежных ресурсов на счетах компании или, наоборот, их избыток, может привести к серьезным проблемам:
- нарушениям сроков оплаты по счетам;
- ухудшению отношений с контрагентами;
- нехватке ликвидности;
- использованию заемных средств и т.д.
Поэтому так важно организовать грамотное управление денежными потоками.
Оперативное управление денежными потоками
Регламент платежей содержит:
- запрос на платеж;
- проверка заявленных расходов в счете с запланированными расходами в БДДС;
- контроль корректности составления первичных документов к данной заявке;
- согласование платежа за рамками бюджета (при необходимости);
- определение приоритетов платежей;
- проведение платежей по банку;
- учет проведенных платежей.
Процедура согласования платежей
В регламенте обязательно прописывается процедура согласования платежей, сроки и конкретные действия ответственных лиц.
Необходимо сформулировать и закрепить обязанности и полномочия для каждого сотрудника, который участвует в процедуре согласования платежей. Здесь же прописать их полномочия. Рассмотрим пример в таблице.
|
Участник согласования платежа |
Обязанности ответственного |
|
Сотрудник центра финансовой ответственности (ЦФО) |
Формирование заявки |
|
Руководитель ЦФО |
Согласование заявки согласно БДДС |
|
Руководитель функциональной службы |
Определение лимита в рамках бюджета |
|
Финансовый контролер |
Проверка заявки и документов на корректность составления и соответствия бюджету |
|
Финансовый директор |
Согласование платежей с руководителями ЦФР и генеральным директором |
- Разработать внутренний регламент.
- Закрепить в нем правила согласования заявок платежей.
- Утвердить дату начала действия новых правил.
- Подписать регламент приказом генерального директора.
- Подготовить краткие инструкции по новым правилам для каждого сотрудника, который будет участвовать в согласовании.
- Ознакомить с правилами сотрудников, которые будут участвовать в согласовании.
- Протестируйте положение о согласовании платежей.
На основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.
Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте на базе 1С — «WA:Финансист. Управление денежными средствами».
Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.
Платёжный календарь — это краткосрочный план компании. В специальной таблице, с разбивкой по дням, отражают приход и расход денег на опредёленный период в будущем. В плане нужно указывать ожидаемые суммы поступлений от покупателей и плановые перечисления поставщикам.
Платёжный календарь компании содержит также данные об остатках денежных средств на начало и конец каждого рабочего дня планируемого периода (это может быть неделя, декада, месяц).
Платежный календарь предприятия и график платежей в «WA: Финансист» с примерами
Планированием платёжного календаря занимается бухгалтер или экономист, ответственный за финансовую деятельность организации. В крупных компаниях и в холдингах эта деятельность подконтрольна финансовому директору.
Такой инструмент, помимо борьбы с кассовыми разрывами, помогает оперативно управлять финансами. В платёжный календарь, составленный на календарный месяц, включаются данные о:
- поступлениях денег от клиентов;
- планирующихся к оплате суммах поставщикам;
- налоговых платежах;
- просроченных выплатах;
- ещё не поступивших на расчетный счёт инкассированных суммах;
- планируемых к зачислению средствах согласно договорам эквайринга.
Платёжный календарь и план движения денег очень актуален для организаций малого и среднего бизнеса, поскольку у них часто возникают ситуации с нехваткой денежных средств.
hidden>
ПК составляется в виде таблицы, по которой наглядно видно, в каком из предстоящих дней компания столкнётся с дефицитом средств для покрытия текущих расходов. Благодаря плановому платёжному календарю руководитель организации увидит предстоящие кассовые разрывы, и сможет заранее к ним подготовиться:
- например, договорится с поставщиком об отсрочке платежа;
- или предложит покупателю скидку за авансовое перечисление;
- или перенесёт покупку дорогого актива на более поздний срок.
Таким образом он сохранит репутацию компании — а это очень важно в условиях высокой рыночной конкуренции.
Таблицу можно составить в Excel, сформировать в специальных приложениях для ведения бюджета или в бухгалтерской программе.
Заполнить форму ПК не сложно. В документе отражаются следующие данные:
- статьи доходов или расходов;
- наименование проекта под который составляется ПК;
- контрагенты;
- даты поступления или перечисления денежных средств;
- суммы расхода или прихода денежных средств;
- важные пояснения для статей платёжного календаря.
Список далеко не полный, его можно дополнять другой нужной информацией или сокращать, при необходимости. Например, иногда бывает необходимо
- выделить крупных клиентов;
- распределить данные по филиалам;
- указывать центры финансовой ответственности;
- разделить платежи по разным ставкам НДС или расчётным счетам.
Это самый простой способ формирования ПК — без применения специальных программ и шаблонов.
В файле нужно создать два листа:
- реестр платежей;
- платёжный календарь для организации.
Реестр платежей заполняется следующим образом:
Платежный календарь предприятия
Перед тем, как разработать платежный календарь, ответьте на три вопроса:
- какой будет его форма?
- на основании чего и как он будет заполняться?
- когда будут вноситься корректировки?
Ответы на них – это, по сути, три этапа к его формированию и применению. Давайте подробнее разберемся с каждым.
Универсального рецепта для формы нет. Каждый специалист создает документ «под себя», руководствуясь своими предпочтениями. Но есть несколько советов от практиков, которые помогут определиться с вариантом, подходящим именно вам.
Совет 1.1. Для строк берите за основу БДДС. Детализируйте, но не выделяйте лишнее
Платежный календарь – это своеобразная расшифровка бюджета на ближайший период. Логично, что названия строк в документах должны совпадать.
Крупные статьи БДДС детализируйте подстатьями, но в разумной мере. Иначе календарь станет громоздким и неудобным в заполнении и анализе. Воспользуйтесь принципом существенности: когда суммарный оборот по статье не более 5% за отчетный период, то для нее не нужна отдельная строка. Включайте ее значения в прочие платежи или поступления. Подход не касается стратегически важных или особых для компании операций, например, трат на благотворительность.
Избегайте и другой крайности: раздувание статей «Прочее». Они не должны оказаться больше 10% от общих поступлений и выплат.
Совет 1.2. В колонках указывайте все предстоящие дни
Даже выходные и те, в которые не ожидается движение денег в организации. Так проще не запутаться.
Если формируете календарь в Excel или Google Таблицах, то колонки для нерабочих дней выделяйте другим цветом.
Совет 1.3. Обеспечьте связь с БДДС по суммам лимитов
Добавьте колонку, в которую будут переноситься бюджетные остатки по конкретной статье. Этим реализуете оперативный контроль за тем, допустимы ли траты и сколь велико на данный момент отклонение от ожидаемых за год поступлений.
Совет 1.4. Если расчетных счетов несколько, то продумайте механизм включения их в календарь.
В Excel это можно реализовать так:
- после колонки каждого дня добавляйте еще одну с раскрывающимся списком названий расчетных счетов;
- для корректного расчета остатков в разрезе счетов используйте функцию СУММЕСЛИ.
Данный этап – самый сложный во всем процессе. Вот советы, которые помогут в его реализации.
Совет 2.1. Установите, что будет информационной базой
В календаре – два основных блока: поступления и платежи. У каждого – свои особенности формирования.
Поступления от контрагентов заполняются на основании:
- либо заключенных с ними договоров и сроков оплаты, которые указаны в них;
- либо на основании БДДС.
Предпочтительнее первый вариант, ведь он точнее. Но он работает не для всех организаций. Например, в розничной торговле неизвестно заранее, какая сумма придет от покупателей на счета и в кассу организации в каждый день. Проблему решают так: из БДДС берут поступления за конкретный месяц и делят их на количество рабочих дней в нем.
Платежи формируются по следующим документам:
- бухгалтерские расчеты. Это сведения об авансе и окончательном расчете по зарплате, о начисленных страховых взносах и налогах;
- договоры с поставщиками и подрядчиками. В небольших организациях их достаточно, чтобы корректно составлять платежный календарь;
- заявки на оплату и реестры платежей. Когда подразделений в компании много, то в оборот вводятся подобные документы. Их цель унифицировать и обобщить информацию из договоров для быстрого принятия решения об оплате и включения ее в календарь. Смотрите на схемах ниже, какая информация может быть в них представлена.
Совет 2.2. Делайте поправку по суммам поступлений
Если в организации покупатели часто нарушают сроки оплаты, то откорректируйте поступления.
В некоторых компаниях намеренно переносят договорные даты в платежном календаре на более поздние. При этом ориентируются на сложившийся средний процент задержек. Например, деньги от контрагента должны прийти в течение 20 дней после отгрузки. Средняя задержка по оплате составляет 10%. Значит, сумму сдвигают на два дня по отношению к крайней договорной и ставят на 22-й день. Такой подход снижает риск наступления кассового разрыва.
Совет 2.3. Если составляете календарь в Excel, то ведите его в течение года в одном файле или даже на одном листе.
Это поможет видеть повторяющиеся платежи и быстрее их планировать. Чтобы данные за предыдущие месяцы не мешали, сверните их с помощью функции «Скрыть».
Совет 2.4. Вносите в календарь цифры в рублях
Так точно не проглядите нехватку денег, которая исчисляется десятками тысяч.
При необходимости перевести рублевый формат в Excel в тысячный или миллионный, воспользуйтесь алгоритмом со схемы.
Этап 3. Устанавливаем частоту корректировок календаря и проведения план-фактного анализа
Распространенная практика – это ежедневная актуализация документа. В конце рабочего дня плановые цифры меняются на фактические на основании банковских выписок и кассовой книги. Благодаря этому остаток на начало всегда показывает реальную ситуацию с деньгами.
Но такой подход – не единственный. Есть немало специалистов, предпочитающих делать еженедельные корректировки. Этим экономится время, но снижается информационная отдача от календаря.
Важный момент его применения – систематические проведение анализа отклонений. Он помогает:
- контролировать ситуацию с расчетами на предприятии. Понимание сути проблемы – ключ к ее решению. По календарю легче увидеть, сколь серьезна ситуация с нарушением сроков оплаты со стороны дебиторов. Значит, проще наметить план действий по решению проблемы;
- осознать сложности с соблюдением бюджетных лимитов. Бюджетирование как процесс оправданно, только если реальность не далеко уходит от плановых величин. Платежный календарь дает оперативный ответ на вопрос: насколько организация придерживается собственных планов по поступлениям и тратам;
- предвидеть «кассовые разрывы» и заранее их закрывать. Для этого в компаниях меняют политику расчетов с покупателями и поставщиками, подключают банковский овердрафт, ранжируют клиентов по категориям и договариваются об отсрочке и т.п.
Управление денежными средствами: принципы, подходы и инструменты
Рассмотрим лишь два момента. Они оба технического характера.
Первый. Поступления не всегда следует полностью выбирать платежами
Не планируйте нулевое сальдо по деньгам на конец дня, если по договору с банком оговорен неснижаемый остаток на счете. Помните о нем и фиксируйте его в календаре. Если счетов несколько, значит, отмечайте лимиты по каждому из них.
Второй. Продумайте, кому платить первому, когда денег на покрытие текущих обязательств не хватает
Для этого ранжируйте кредиторов исходя из следующего:
- есть ли законодательные санкции за задержку платежа? Например, несвоевременная выплата зарплаты чревата административным штрафом или даже уголовным преследованием, а за неуплату налогов заблокируют счета;
- насколько значим контрагент и то, что он поставляет предприятию? Не остановит ли задержка с оплатой хозяйственную деятельность организации?
- сколь высоки штрафы за просрочку по договору? Если они меньше ставки по кредиту, то пометьте это особо;
- высок ли риск серьезно повредить репутации компании? Например, из-за неоплаченной своевременно поставки сорвать сроки реализации госконтракта и попасть в Реестр недобросовестных поставщиков и подрядчиков.
Исходя из полученных ответов определите, чей платеж не может ждать, а с кем попробовать договориться об отсрочке. На схеме мы привели один из подходов к ранжированию контрагентов. Используйте его для разработки своего варианта.
Платежный календарь: пример составления
Скачайте наш пример платежного календаря в Excel. В нем мы учли все то, что написали выше. Например, ввели колонку с лимитами из БДДС и возможность выбирать расчетный счет по каждой денежной операции. А еще заполнили типовой набор поступлений и платежей для производственной компании.
Возможно, для кого-то это лишние опции. А кому-то, напротив, потребуется что-то добавить. Помните: платежный календарь не имеет унифицированный формы. Он настраивается под потребности конкретной организации и предпочтения специалиста.
На рисунке 4 – скриншот созданного документа.
Расскажем про наиболее популярные типы документов, с которыми вы можете работать.
-
Налоговый платежный календарь
В нем фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.
При разработке данного документа используется реальная информационная база денежных потоков предприятия. В нее должны входить такие сведения:
- договоры с контрагентами, банками, иными организациями;
- акты сверки расчетов с контрагентами; акты сдачи-приема товара (работ, услуг);
- счета (инвойсы) на оплату товара (работ, услуг); счета-фактуры (выданные и полученные);
- банковские документы, фиксирующие поступление денег на счета;
- таможенные декларации;
- платежные поручения;
- документы о согласовании цен;
- графики отгрузки продукции;
- графики выдачи зарплаты персоналу;
- информация по расчетам с дебиторами, кредиторами;
- законодательно установленные сроки выплат по финансовым обязательствам (перед бюджетом, внебюджетными фондами, контрагентами);
- приказы, распоряжения внутри компании.
Для удобства ведения всех процессов в компании, в том числе и финансовых, автоматизация платежного календаря в 1С — правильное решение. Но при этом вы должны понимать, что все бизнес-процессы должны идти в связке и быть автоматическими.
Помните, что выбранная или уже используемая компанией программа платежного календаря должна давать такие возможности:
-
создавать заявки на оплату или реестры платежей;
-
формировать отчеты, которые дают возможность следить за исполнением платежей, выполнять нормы платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
-
поддерживать контроль и согласование бюджетов, заявок на оплату, пр. – допустим, участники бизнес-процесса не видят заявки, утвержденные начальником соответствующего ЦФО и заявки на оплату, но сразу после утверждения заявка попадает на рассмотрение финансисту;
-
разграничить доступ к сведениям о финансовой деятельности по уровням ответственности в компании – каждый руководитель ЦФО должен видеть лишь собственные заявки и их исполнение.
Успешность внедрения и автоматизации платежного календаря зависит от того, насколько корректно и полно во время создания была продумана внутренняя структура процесса.
И, конечно, мы готовы вам в этом помочь. Отправьте заявку и наши эксперты вас проконсультируют.
Платежный календарь предназначен для того чтобы управлять денежными средствами с учетом определенной временной перспективы. Но когда приходит конкретная дата, нужно окончательно утвердить перечень платежей, которые будут отправлены в банк на исполнение. Для этого используется документ программы «1С:Управление холдингом» «Реестр платежей».
Документ может быть создан из отчета «Платежный календарь» или из формы списка документа «Реестры платежей».
Документ при необходимости может согласовываться. Тогда требуется настроить в программе соответствующий шаблон процесса согласования и закрепить его в матрице полномочий. При согласовании документа может производиться оповещение инициаторов платежа о том, что его заявка поставлена к оплате сегодняшней датой (это делается через соответствующие настройки процесса согласования).
После утверждения документа, в нем становится доступна команда формирования платежных поручений.
После формирования платежных поручений они передаются в клиент-банк и банк производит соответствующие платежи.
На этом процесс планирования денежного потока, а также процесс выдачи распоряжений на оплату завершен.
Сложившаяся в 2020-2021 гг. ситуация, обусловленная распространением новой коронавирусной инфекции и связанных с ней ограничений, оказали и продолжают оказывать влияние на деятельность и бухгалтерскую отчетность аудируемых лиц, что, в свою очередь, не может не иметь последствий для организации и осуществления аудита указанной отчетности. Значительно возросли обычные аудиторские риски, а также возникли новые аудиторские риски. Данное обстоятельство должно быть принято во внимание на всех этапах организации и осуществления аудита бухгалтерской отчетности, в частности, при планировании аудита, рассмотрении ошибок и недобросовестных действий, анализе состояния внутреннего контроля, выполнении аудиторских процедур в отношении применимости допущения непрерывности деятельности и других аудиторских процедур по существу, взаимодействии с представителями собственников.
В условиях распространения новой коронавирусной инфекции и связанных с ней ограничений при проведении аудита бухгалтерской отчетности за 2021 г. рекомендуется применять:
Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, годовой консолидированной финансовой отчетности организаций за 2020 год в условиях распространения коронавирусной инфекции, одобренные Советом по аудиторской деятельности 18 декабря 2020 г.;
-
информационное сообщение ИС-аудит-32;
-
письмо Департамента регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности, аудиторской деятельности, валютной сферы и негосударственных пенсионных фондов Минфина России от 7 апреля 2020 г. № 07-02-09/27403.
Отдельные вопросы бухгалтерского учета, связанные с деятельностью организаций в условиях распространения новой коронавирусной инфекции, обобщены в документе № ПЗ-14/2020.
Названные документы размещены на сайте Минфина России[2] соответственно в разделах «Аудиторская деятельность» и «Бухгалтерский учет и отчетность».
В соответствии с частью 3 статьи 5 Федерального закона «Об аудиторской деятельности» обязательный аудит бухгалтерской отчетности проводится только аудиторскими организациями. Согласно части 5 статьи 16 Федерального закона от 2 июля 2021 г. № 359-ФЗ положение части 3 статьи 5 Федерального закона «Об аудиторской деятельности» применяется начиная с обязательного аудита бухгалтерской отчетности за 2021 г.
В связи с этим обязательный аудит бухгалтерской отчетности за 2021 г. вправе проводить исключительно аудиторские организации. Случаи обязательного аудита бухгалтерской отчетности определены частью 1 статьи 5 Федерального закона «Об аудиторской деятельности». Понятие бухгалтерской отчетности для целей этого Федерального закона установлено в части 3 статьи 1 Федерального закона «Об аудиторской деятельности».
Начиная с 1 января 2022 г. индивидуальный аудитор не вправе проводить обязательный аудит бухгалтерской отчетности организаций, в том числе отчетности за отчетные периоды, предшествующие 2021 г. Вместе с тем аудиторские заключения, выданные в установленном порядке индивидуальными аудиторами по результатам обязательного аудита бухгалтерской отчетности организаций до 1 января 2022 г., продолжают признаваться официальными документами в соответствии с Федеральным законом «Об аудиторской деятельности».
Исходя из части 2 статьи 5.1 Федерального закона «Об аудиторской деятельности», аудит бухгалтерской отчетности общественно значимых организаций вправе проводить только аудиторские организации, сведения о которых внесены в реестр аудиторских организаций, оказывающих аудиторские услуги общественно значимым организациям. Данное требование применяется начиная с аудита бухгалтерской отчетности за 2023 г.
Таким образом, обязательный аудит бухгалтерской отчетности за 2021 г. вправе проводить любые аудиторские организации при условии:
1) наличия в их штате хотя бы одного аудитора, имеющего квалификационный аттестат аудитора, выданный после 1 января 2011 г. (часть 3 статьи 4 Федерального закона «Об аудиторской деятельности»);
2) соблюдения требования части 20 статьи 15 Федерального закона от 2 июля 2021 г. № 359-ФЗ. Согласно данному требованию до дня вступления в силу порядка ведения реестра аудиторских организаций, оказывающих аудиторские услуги общественно значимым организациям, аудиторские организации уведомляют Казначейство России о начале оказания услуг по проведению обязательного аудита бухгалтерской отчетности общественно значимых организаций в порядке, предусмотренном до дня вступления в силу Федерального закона от 2 июля 2021 г. № 359-ФЗ. Предполагается, что порядок ведения реестра аудиторских организаций, оказывающих аудиторские услуги общественно значимым организациям, вступит в силу с 1 сентября 2022 г. В связи с этим до названной даты:
-
аудиторская организация, оказывающая услуги по проведению обязательного аудита бухгалтерской отчетности общественно значимых организаций, обязана уведомить об этом Казначейство России;
-
уведомление Казначейства России производится в сроки, порядке и по форме, действовавшим до 1 января 2022 г., в частности, согласно приказу Минфина России от 8 февраля 2018 г. № 20н «Об утверждении порядка и формы уведомления Федерального казначейства о начале оказания услуг по проведению обязательного аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций, указанных в части 3 статьи 5 Федерального закона от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»;
Казначейство России уведомляется о начале оказания услуг по проведению обязательного аудита бухгалтерской отчетности общественно значимых организаций, перечень которых установлен частью 1 статьи 5.1 Федерального закона «Об аудиторской деятельности».
Исходя из Федерального закона «Об аудиторской деятельности», при проведении аудита бухгалтерской отчетности за 2021 г. необходимо руководствоваться МСА, введенными в действие на территории Российской Федерации приказом Минфина России от 9 января 2019 г. № 2н, 30 декабря 2020 г. № 335н, 27 октября 2021 г. № 163н и 9 ноября 2021 г. № 172н. В частности, МСА 315 (пересмотренный, 2019 г.) «Выявление и оценка рисков существенного искажения», МСА 700 (пересмотренный) «Формирование мнения и составление заключения о финансовой отчетности», МСА 701 «Информирование о ключевых вопросах аудита в аудиторском заключении» и согласующимися поправками к другим МСА, введенными в действие на территории Российской Федерации приказами Минфина России от 27 октября 2021 г. № 163н и от 9 ноября 2021 г. № 172н.
Помимо МСА необходимо применять следующие документы, принятые Международной федерацией бухгалтеров и рекомендованные для применения на территории Российской Федерации Советом по аудиторской деятельности:
1) Концепция качества аудита: ключевые элементы, формирующие среду для обеспечения качества аудита;
2) Международная концепция заданий, обеспечивающих уверенность;
3) Словарь терминов;
4) Структура сборника стандартов, выпущенных Советом по международным стандартам аудита и заданий, обеспечивающих уверенность;
5) Предисловие к сборнику международных стандартов контроля качества, аудита и обзорных проверок, прочих заданий, обеспечивающих уверенность, и заданий по оказанию сопутствующих услуг.
Все МСА и иные названные документы размещены на сайте Минфина России в разделе «Аудиторская деятельность – Стандарты и правила аудита – Международные стандарты аудита».
При проведении аудита бухгалтерской отчетности аудиторская организация, индивидуальный аудитор самостоятельно определяют формы и методы проведения аудита на основе стандартов аудиторской деятельности.
Платежный календарь предприятия: зачем он нужен и как его составить
Исходя из Федерального закона «Об аудиторской деятельности»:
1) при оказании (участии в оказании) аудиторских услуг аудиторская организация, аудитор должны быть независимы. Независимость аудиторской организации, аудитора заключается в отсутствии имущественной, родственной или иной зависимости аудиторской организации, аудитора от аудируемого лица, его учредителей (участников), руководителей и иных должностных лиц, а также других лиц (в случаях, предусмотренных федеральными законами);
2) при оказании (участии в оказании) аудиторских и прочих связанных с аудиторской деятельностью услуг аудиторская организация, аудитор должны соблюдать этические требования. Основные принципы этики устанавливают стандарт поведения, который ожидается от них. К этим принципам относятся: честность, объективность, профессиональная компетентность и должная тщательность, конфиденциальность, профессиональное поведение.
В 2021 г. Советом по аудиторской деятельности внесены изменения в Правила независимости аудиторов и аудиторских организаций (новая редакция действует с 15 июня 2021 г.) и Кодекс профессиональной этики аудиторов (новая редакция действует с 1 января 2022 г.). В связи с этим при проведении аудита бухгалтерской отчетности за 2021 г. аудиторские организации и аудиторы обязаны руководствоваться Правилами независимости аудиторов и аудиторских организаций и Кодексом профессиональной этики аудиторов в новых редакциях.
При проведении аудита бухгалтерской отчетности особое внимание должно быть обращено на:
1) требования по составлению и хранению аудиторской документации (МСА 230 «Аудиторская документация»);
2) документальное оформление выявленного несоблюдения аудируемым лицом требований нормативных правовых актов (МСА 250 (пересмотренный) «Рассмотрение законов и нормативных актов в ходе аудита финансовой отчетности»);
3) получение аудиторских доказательств (МСА 500 «Аудиторские доказательства», МСА 501 «Особенности получения аудиторских доказательств в конкретных случаях», МСА 510 «Аудиторские задания, выполняемые впервые: остатки на начало периода»);
4) обоснование величины аудиторской выборки (МСА 530 «Аудиторская выборка»);
5) изучение информации о связанных сторонах (МСА 550 «Связанные стороны»);
6) применимость допущения непрерывности деятельности аудируемого лица (МСА 570 (пересмотренный) «Непрерывность деятельности»).
Кроме того, при проведении обязательного аудита бухгалтерской отчетности субъектов Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» следует обратить внимание на выполнение необходимых и достаточных процедур проверки соблюдения этими субъектами установленных требований по организации и осуществлению внутреннего контроля в целях предотвращения легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, финансирования терроризма и финансирования распространения оружия массового уничтожения (ПОД/ФТ/ФРОМУ).
В соответствии с MCA 300 «Планирование аудита финансовой отчетности» планирование аудита предполагает разработку общей стратегии аудита по заданию и составление плана аудита. План аудита содержит описание:
-
характера, сроков и объема планируемых процедур оценки рисков в соответствии с MCA 315 (пересмотренный, 2019 г.);
-
характера, сроков и объема запланированных дальнейших аудиторских процедур на уровне предпосылок в соответствии с MCA 330 «Аудиторские процедуры в ответ на оцененные риск»;
-
прочих запланированных аудиторских процедур, которые необходимо выполнить для того, чтобы аудиторское задание соответствовало МСА.
Согласно MCA 300 должны быть запланированы характер, сроки и объем работы по руководству и контролю за членами аудиторской группы, а также по проверке результатов их работы. План аудита должен предусматривать конкретные сроки проведения каждой процедуры (с указанием дат). Планирование не является отдельным этапом аудита, а, скорее, носит непрерывный и циклический характер. Планирование предполагает анализ сроков определенных работ и аудиторских процедур, которые должны быть завершены до начала выполнения дальнейших аудиторских процедур.
При условии выполнения аудиторских процедур оценки рисков процесс выработки общей стратегии аудита помогает достичь определенности в таких вопросах, как распределение ресурсов по областям аудита, объем проверки работы других аудиторских организаций, индивидуальных аудиторов в случае аудита группы, или количество часов, выделенных на работу с областями, характеризующимися высоким уровнем риска; осуществляется управление ресурсами, их распределение и контроль за ними.
План аудита является прикладным инструментом для осуществления контроля сроков завершения соответствующих этапов аудита, полноты выполнения необходимых аудиторских процедур, требующим постоянной актуализации, и не должен являться статическим документом, сформированным исключительно в целях его создания и предъявления контрольным (надзорным) органам.
План аудита актуализируется посредством внесения в него изменений. В ходе проведения аудита изменения вносятся в общую стратегию и план аудита при необходимости. К причинам и основаниям для внесения таких изменений относятся: наступление непредвиденных событий, изменение обстоятельств, а также получение аудиторских доказательств, собранных в ходе проведения аудиторских процедур. Вместе с тем данный перечень не следует рассматривать как закрытый и исчерпывающий.
При отклонении сроков выполнения той или иной процедуры, перечня, объемов и (или) характера необходимых процедур необходимо вносить в план аудита соответствующие изменения. В этой связи также необходимо уделять внимание своевременности подготовки аудиторской документации в целях обеспечения ее практической значимости. При осуществлении контроля качества выполнения аудиторского задания необходимо уделять внимание своевременности подготовки аудиторской документации по всем предусмотренным планом аудита процедурам, соответствия сроков подготовки документации по процедурам сроку оформления плана аудита.
Ежегодная аудиторская проверка бухгалтерской отчетности предприятия подразумевает независимый контроль, который направлен на оценку результатов финансовой деятельности. Проверку проводят на основании отчетных форм и регистров, с целью выявления и дальнейшего устранения ошибок и неточностей учета.
Ключевые цели аудита:
- Сопоставление данных бухотчетности и фактического имущественного положения компании для выявления полноты отражения информации и ее достоверности.
- Контроль за соблюдением действующего законодательства (налогового, бюджетного, трудового, гражданского, бухгалтерского).
- Проверка законности, рациональности и целесообразности использования имущественных и финансовых активов экономического субъекта.
- Выявление неиспользуемых, скрытых резервов, которые существенно улучшают финансовое положение компании.
Напомним, что провести аудит бухгалтерской отчетности вправе только лицензированные аудиторы или компании со специальной лицензией, сведения о которых есть в реестре аудиторов и аудиторских организаций (ст. 3, 4 307-ФЗ).
Деятельность аудиторов регулируется ГК РФ, НК РФ, ФЗ № 307 от 24.12.2008 и иными нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями.
Деятельность компании, будь то огромный холдинг с разветвленной структурой дочерних организаций и филиалов, или малое предприятие с мизерным оборотом и штатом, строится на базовых принципах. Среди них: планирование, регулирование, учет, анализ и контроль.
Финансовый контроль или аудит финансово-хозяйственной деятельности — это элемент общей системы контроля на предприятии. Он производится наряду с иными видами и формами контроля:
- входным контролем сырья;
- пооперационным контролем технологических процессов;
- приемочным контролем готовой продукции;
- контролем за исполнением внутренних и внешних регламентов качества и т. д.
Финансовый аудит позволяет оценить экономическую эффективность деятельности предприятия в целом или отдельных его участков и подразделений. С помощью финансового аудита в деятельности компании выявляются проблемные сегменты, причины низких финансовых показателей, оцениваются потенциальные риски и угрозы, намечаются пути их преодоления. По его результатам принимаются управленческие решения руководством компании и ее собственниками, а в некоторых случаях и другими заинтересованными лицами.
Как провести анализ финансово-хозяйственной деятельности, детально рассказываем в материалах специальной рубрики.
Несмотря на то что в законодательстве отсутствуют жесткие требования к процедуре проведения аудита хозяйственной деятельности предприятия своими силами, начинать такое мероприятие лучше с определения цели проводимой проверки и составления детального плана.
При планировании аудита финансового состояния организации, проводимого без привлечения внешних специалистов, нет необходимости всецело опираться на аудиторские стандарты. Они предусматривают специфические подходы к проверке: риск-ориентированный способ организации контроля, определение уровня существенности, выборочный метод проверки и т. д. Проверка собственными силами может проходить сплошным способом и не требовать расчета существенности.
В первую очередь определяется объем проверки:
- по конкретным подразделениям или в целом по предприятию;
- отдельным направлениям деятельности;
- проблемным учетным сегментам и т. д.
Исходя из запланированных объемов рассчитывается число задействованных в проверке специалистов, которые распределяются по участкам, подлежащим контролю; назначается руководитель проверки.
Затем устанавливается оптимальный период проверочных мероприятий с учетом не только длительности контрольных процедур, но и времени на обсуждение результатов проверки, их анализ и оценку, а также на подготовку итогового документа по результатам аудита для представления руководству и собственникам компании.
Далее определяются методики проверочных процедур и детально расписываются по времени и задействованным специалистам. Здесь уже используются наработки и опыт аудиторов, а также их рабочие программы по отдельным участкам контроля. Или разрабатываются собственные проверочные алгоритмы, учитывающие специфику работы компании. Но этот процесс трудоемкий и затратный по времени, поэтому его лучше проводить заранее.
Грамотно спланированный аудит проходит эффективно и в оптимальные сроки.
Сбор исходных данных — ответственный этап аудиторской проверки.
Источники данных:
- бухгалтерская первичка;
- учетные регистры;
- отчетность (управленческая, производственная, налоговая, бухгалтерская).
Необходимую информацию может дать инвентаризация активов и обязательств. С ее помощью получают наиболее полное и точное представление об имеющихся на предприятии материалах, сырье, иных видах активов и обязательств, их количестве, состоянии и т. д.
Сбор данных не должен быть хаотичным: каждый специалист на своем участке собирает те сведения, которые затем тщательно проверяются и анализируются.
При проведении аудита финансовой деятельности своими силами можно отказаться от отдельных процедур по сбору данных, применяемых обычно в аудиторских проверках. Например, нет смысла опрашивать исполнителей, наблюдать за технологическими процессами или отдельными операциями, если задействованные в проверке специалисты досконально знакомы с технологией производства и для понимания деятельности предприятия в дополнительной информации не нуждаются. Хотя в определенных ситуациях для достижения поставленных перед проверяющими задач требуются такие мероприятия, как хронометраж или фотография рабочего времени.
Не следует пренебрегать также изучением результатов предыдущих внешних проверок предприятия (ИФНС и иных надзорных органов), независимых аудиторских проверок (если они проводились), внутренних проверок, проведенных силами самой компании.
Собранная информация систематизируется, при необходимости агрегируется или детализируется для дальнейшего анализа и оценки.
Аудит финансового состояния и в целом всей деятельности компания может проводить как с помощью привлеченных экспертов, так и собственными силами. В любом случае проверка требует тщательного планирования, качественного сбора информации, анализа и оценки. По результатам аудита принимаются различные управленческие решения, в том числе повышающие эффективность деятельности предприятия.
План утверждается до начала календарного года. Включаются в программу аудиторского мероприятия при проведении внутреннего финансового аудита анализ законности проведенных организацией хозяйственных операций, актуальности учетной политики, степени автоматизации процессов в организации, обоснованности профессиональных суждений ответственного за учет должностного лица, прав доступа пользователей к базам данных, первичных учетных документов, бюджетной отчетности.
Аудиторский контроль проводится путем документального и фактического изучения законности хозяйственных операций и достоверности бюджетной отчетности. Должностные лица, которые проводят внутренний контроль, имеют право:
- запрашивать и получать необходимые документы, материалы и информацию об организации и результатах финаудита;
- посещать занимаемые объектом помещения и территории;
- привлекать независимых экспертов.
К обязанностям субъекта относится соблюдение требований нормативно-правовых актов, проведение внутреннего финансового контроля и аудита строго по утвержденной программе, ознакомление руководителя объекта аудита с программой и результатами.
Требования к рабочей документации приведены в МСА 230. Бумаги аудитора должны отвечать таким стандартам:
- Должна быть изложена вся полнота сведений о проверке. Информация излагается подробно для облегчения понимания. Бумага должна быть простой для понимания.
- Нужно изложить все сведения. Указывается информация обо всех этапах мероприятия: планировании, подготовке и воплощении.
- Нужно указать сроки аудита.
- В бумагах содержатся сведения об итогах проверки, выводах, сформулированных на базе доказательств.
- Все существенные аспекты должны быть обоснованы. По их итогам аудитор формирует свое профессиональное мнение.
Объем рабочей документации по определенной проверке устанавливается самим аудитором. При установлении объема он должен ориентироваться на свой профессиональный опыт.
Несмотря на требование о полноте информации, не нужно бесконечно множить документы. В них не требуется отражать каждый вопрос. В частности, не требуется включать в комплекс РД копии документов проверяемой компании. Достаточно сформировать сводную таблицу, в которой приводится перечень проверенных документов. Напротив наименования документов нужно проставить отметку о том, есть ли в бумаге ошибки или она составлена правильно. То есть все, что можно сократить без утраты смысла, сокращается.
Документирование ведется посредством этих инструментов:
- Записи (описание выполняемых процессов, скрипты, обзоры, итоги деятельности, отчеты).
- Графики (графики темпов расширения фирмы).
- Анкеты (как правило, это вопросы относительно работы внутри компании).
- Чек-листы (шаблоны, нужные для отображения стандартных процедур).
- Электронные ресурсы (это базы данных, отчеты, сформированные с помощью аудиторских программ).
Обычно РД включает в себя практически все эти техники. Одновременное применение графиков, анкет и записей позволяет отразить всю полноту сведений.
Похожие записи: