Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто подписывает трудовую книжку при увольнении работника если нет кадровика». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.
Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству
| Вопрос | Решение |
| Увольняется сотрудник, у которого книжка ведется на двух языках. Как проводится заверка записей в этом случае? | В этом случае требуется писать об увольнении также на двух языках. Заверка нужна для обоих текстов. |
| Сотрудница ушла в отпуск с последующим увольнением. Теперь отказывается приезжать в офис и забирать книжку. Можно ли направить документ почтой? | Документ можно отправить почтой только в одном случае: специалист дал на это свое согласие. Если согласия нет, требуется направить письменное извещение с просьбой самостоятельно забрать документ. |
| Нужно ли писать «ознакомлен» при заверке записи об увольнении? | Закон не устанавливает обязанности писать «ознакомлен», поэтому делать это необязательно. Но если написать «ознакомлен», это не будет большой ошибкой. |
| Бизнесмен открыл ИП, нанял много работников. Должен ли предприниматель самостоятельно вести книжки сотрудников? | Предприниматель должен самостоятельно вести бланки. Можно также назначить ответственное лицо. Издается приказ о передаче полномочий кадровику, секретарю или бухгалтеру. Прядок установлен пунктом 45 Правил. |
- Книжки должен вести руководитель компании.
- Полномочия можно делегировать секретарю или кадровику. Для этого нужно оформить приказ.
- Лишние слова рядом с подписью работника, сделанной в трудовой писать не нужно. Достаточно росписи специалиста.
- Если название должности длинное, можно заменить ее словом работник.
- Правила нужно соблюдать строго, в противном случае придется платить штрафы.
- Специалист ставит подпись после кадровика. Пропускать графы нельзя.
- Работник должен поставить свой автограф не только в трудовой книжке, но и других документах. Подписью заверяется личная карточка, книга движения трудовых книжек и приказ.
Любое расторжение трудовых отношений между сотрудником и руководителем предприятия основывается на созданном приказе об увольнении. Уже после подписания этого документа сотрудник кадровой службы делает соответствующую запись в трудовой книжке уволенного работника. Она должна содержать определенную информацию:
- Причину увольнения (обычно прописывается статья Трудового кодекса).
- Дату расторжения трудовых отношений.
- Номер приказа.
Эта информация в обязательном порядке должна подкрепиться подписью и печатью. С последним атрибутом все предельно понятно — сотрудник кадровой службы или руководитель учреждения ставит гербовую печать. Единственное требование — оттиск должен быть четким. А вот с подписью могут возникнуть некоторые сложности.
Согласно Унифицированной системе организационно-распорядительных документов от 2003 года, под словом «подпись» понимается:
- наименование должности лица, сделавшего отметку об увольнении человека;
- личная подпись этого человека (руководителя, секретаря, кадровика);
- Ф.И.О. — расшифровка подписи, присутствие которой необходимо в обязательном порядке.
Подпись должна быть осуществлена той же ручкой, которой была сделана отметка. Она должна быть разборчивой и понятной. Недопустимо, чтобы обязанности были возложены на одного человека, а фактически работу выполнял другой.
Так, если на предприятии заведено, чтобы отметку делал руководитель, нельзя условно возлагать эту обязанность на кадровика или секретаря.
С этим пунктом все несколько проще, но в отдельных ситуациях могут возникать споры. Печать должна ставиться на завершающем этапе всей процедуры. До недавнего времени разрешалось применять 2 варианта печати: учреждения или кадровой службы. Но с 2008 года в распоряжение Роструда были внесены некоторые коррективы. Так, по информации на 2018 год запись в трудовой книжке считается действительной только в том случае, если она была заверена печатью учреждения.
Кто заполняет трудовую книжку, если нет кадровика
Можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации?
До 1 сентября 2021 года такой способ внесения записей не соответствовал установленным требованиям. Хотя за это ГИТ, как правило, не привлекала работодателей к ответственности.
С 1 сентября 2021 года в правила заполнения трудовых книжек были внесены изменения. Теперь записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска печати.
Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).
Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.
Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».
Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.
В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».
Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:
- изменения вносятся на титульный лист;
- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
- ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
Способ внесения изменений и дополнений относительно образования отличается от поправок, которые работодатель делает, когда у сотрудника меняется фамилия.
В данном случае изменение тоже вносится на титульном листе трудовой. При этом ничего зачеркивать не нужно. Правила позволяют лишь дополнить имеющиеся записи или заполнить строки без зачеркивания ранее внесенных записей.
Кто должен расписываться в трудовой книжке при увольнении
Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем, если все страницы одного из ее разделов заполнены.
Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому без нее он недействителен. Его оформление так же регламентировано правилами, подобно трудовой.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер.
Эту запись нужно делать на титульном листе трудовой. Но может случиться так, что место для записи о выдаче последующего вкладыша уже не будет. Тогда запись вносится на титульный лист первого вкладыша.
Написать комментарий
Процедура увольнения сотрудника подходит к концу. Все формальности о сроке предупреждения, документальном оформлении и прочие требования выполнены. Остается только выдача документов при увольнении: в ТК РФ установлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в последний рабочий день. Но на практике случаются ситуации, когда он ее не может или не хочет забрать. В этих случаях порядок действий работодателя регулируют нормы ТК РФ и других нормативно-правовых актов.
Выдача документов сотрудника всегда осуществляется работодателем в последний рабочий день (день увольнения). По нормам ТК РФ сроки выдачи трудовой книжки при увольнении по собственному желанию не отличаются от сроков, установленных при расторжении договора по желанию работодателя. Уволенный сотрудник получает все бумаги лично в руки под подпись: в самой трудовой, в книге учета движения трудовых и личной карточке Т-2. Это предусмотрено нормами статьи 84.1 ТК РФ. Разберемся, какие документы обязан выдать работодатель при увольнении в обязательном порядке:
- ТК вместе с вкладышем в нее (если он заведен);
- оригиналы бумаг, предоставленные ранее (например, медицинская книжка);
- справка о сумме заработка за последние два года;
- сведения об исчисленных и уплаченных страховых взносах (СЗВ-М).
Также работник вправе потребовать выдать и ряд других бумаг: копии приказов о приеме на работу, о переводах и т.д. Но то, что при увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, является главным правилом, за нарушение которого предусмотрена административная ответственность по КоАП РФ.
Бывают такие ситуации, когда в последний рабочий день в организации сотрудник на работе отсутствует и у руководства попросту нет возможности отдать ему лично трудовую книжку и другие бумаги. В этом случае обязательно ли забирать трудовую книжку в день увольнения — для самого сотрудника нет. Никаких санкций за то, что он оставит документы о стаже у работодателя, не предусмотрено.
Если человек не имеет возможности забрать документы и получить расчет самостоятельно, он вправе доверить это другому лицу. Для этого составляется и заверяется доверенность, которую представитель предъявляет в отдел кадров организации вместе с документами, удостоверяющими личность. В законодательстве не указано, кто может забрать трудовую книжку вместо работника при увольнении — любой человек, на которого оформлена доверенность владельцем документов.
Работнику обязаны направить письменное уведомление о необходимости явиться при первой возможности и забрать документы. В это же уведомление включают запрос на разрешение направить книжку почтой. Если такое разрешение не получено, делать этого нельзя. Необходимо продолжать хранить все бумаги у себя, дожидаясь, пока человек не заберет их лично или не пришлет доверенное лицо. Аналогичный порядок предусмотрен в том случае, если сотрудник отказался забирать свою ТК. Составляется акт об отказе в день, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении с работы, и документы остаются на хранении в организации.
В случае, если работник выбрал электронную трудовую книжку и отсутствует в последний рабочий день или отказывается получать форму СТД-Р на руки, работодатель вправе просто выслать этому сотруднику форму СТД-Р ценным письмом с описью вложения и ничего не хранить у себя (кроме платежного документа и второго экземпляра описи).
Важно понимать, что с момента направления такого уведомления в адрес работника руководство организации освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК. Она хранится в организации вместе с документами действующих сотрудников, а кадровик ежегодно составляет опись невостребованных ТК на хранении.
Заполнение трудовой книжки: основные правила
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:
- Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
- ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
- ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
- ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
- ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
- ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.
Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.
В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.
Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:
- каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
- на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
- должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
- записи формулируются в установленной законом форме;
- последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
- если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.
Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:
- выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
- отдана родственнику увольняемого;
- переслана с помощью почты;
- сохранена работодателем в установленном законом порядке.
День увольнения. Что и где подписывать? Какие документы забрать?
Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:
- составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
- направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.
Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:
- заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
- в ответ на посланное работодателем уведомление.
При внесении в трудовую книжку сведений о прекращении правоотношений с работником данная запись должна быть заверена печатью компании-работодателя. При проставлении в ТК печати важно помнить о следующих нюансах:
- печать должна быть расположена странице таким образом, чтобы подписи руководителя компании (специалиста отдела кадров), самого сотрудника, номер и дата приказа об увольнении, правовое основание расторжения трудового договора, оставались читабельными, т. е. не перекрывались печатью;
- штамп должен немного перекрывать наименование должности сотрудника, с которым расторгли правоотношения, а его большая часть при этом должна располагаться на пустых строках ниже записи;
- оттиск должен быть четким и легко читаемым.
Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата увольнения;
- в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
- в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).
Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:
- уволен по сокращению штата;
- уволен в связи с ликвидацией;
- уволен по собственному желанию;
- уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.
Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.
Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.
Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.
Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:
- если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
- если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).
При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:
- по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
- если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.
Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.
Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.
Итак, сотрудник увольняется, и в трудовых отношениях с ним работодатель должен поставить точку. В этом качестве выступают подписи сторон и печать организации (ИП), если она применяется.
Со стороны работодателя подпись ставит директор организации, ИП либо специалист, ответственный за ведение ТК. Это может быть как инспектор по кадрам, так и иной работник, в обязанности которого входит ведение трудовых книжек, например, офис-менеджер или бухгалтер.
Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая тем самым информацию о своем увольнении. Каких-либо дополнительных записей («ознакомлен» и т. д.) делать он не должен.
Подпись работника в трудовой книжке и карточке Т-2 с 1 сентября 2021
При исправлении данных в разделе ТК, предназначенном для отражения периодов работы, нельзя зачеркивать какие-либо записи. Для внесения правки кадровик пишет, что ошибочная запись признается недействительной, и в той же строке (через знак «.» или «,») указывает корректную формулировку.
Запись об исправлении делается после последней имеющейся записи, при этом в графе 1 ставится следующий порядковый номер. Например, специалист был принят на работу, и в ТК это было отражено некорректно. Далее его перевели на другую должность, а потом выявилась ошибка в оформлении записи о приеме. Тогда записи в ТК будут идти так:
- запись о приеме (с ошибкой);
- запись о переводе;
- запись о признании недействительной записи с ошибкой + корректная формулировка.
То есть получается, что порядок записей не соответствует хронологии событий, но при исправлении ошибок, выявленных спустя продолжительное время, это неизбежно.
В графе 2 следует указать текущую дату, то есть дату внесения данных об исправлении (а не наступления события, запись о котором содержит ошибку).
В графе 3 прописывается: «Запись за номером Х недействительна. Принят по профессии / переведен / трудовой договор расторгнут» или иная корректная формулировка.
В графе 4 дублируется запись о документе-основании (приказе о назначении, увольнении и т.д).
Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу.
Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.
Извлечение из Правил
41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.
Извлечение из Правил
42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Имеет ли право работник отдела кадров принимать трудовую книжку и засчитывать страховой стаж, если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати работодателя?
На титульном листе трудовой книжки обязательно должна быть печать работодателя, который завел эту трудовую книжку (если она у него есть).
Извлечение из Инструкции
2.2. […]
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати, это значит, что данный документ не имеет юридической силы. Следовательно, для подтверждения страхового стажа работник должен либо обратиться к работодателю, оформившему трудовую книжку и не поставившему печать, либо подтвердить стаж другими документами.
Пример
Работник представил своему работодателю листок нетрудоспособности. Работодатель посчитал страховой стаж, опираясь на трудовую книжку работника, в которой не было печати на титульном листе, и оплатил период нетрудоспособности.
Оплаченные листки нетрудоспособности работодатель подает в ФСС России для возмещения. Фонд, в свою очередь, имеет право запросить копии трудовых книжек работников и перепроверить, правильно ли работодатель посчитал страховой стаж и оплатил листок нетрудоспособности.
Если выяснится, что работодатель неправильно посчитал страховой стаж из-за того, что трудовая книжка оформлена не в соответствии с законом, ФСС России может не вернуть деньги за оплаченный период нетрудоспособности.
Вопрос о том, что делать, если работник принес такую трудовую книжку, на законодательном уровне напрямую не урегулирован. Можем предложить несколько вариантов решения вопроса.
Вариант 1. Посоветовать работнику обратиться в суд с иском о признании трудовой книжки действительной. На основании решения суда (если оно будет в пользу работника) отдел кадров может принять трудовую книжку без печати на титульном листе и засчитать страховой стаж из нее. Разумеется, работник должен представить решение суда работодателю.
Вариант 2. Помочь работнику собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании завести работнику дубликат трудовой книжки.
Если случилось так, что организации, где раньше трудился работник, ликвидированы, можно отправить запрос в Пенсионный фонд РФ по месту прописки работника о получении сведений СЗВК (информация о стаже). Предварительно нужно получить от него письменное согласие на сбор, обработку и хранение персональных данных. На основании полученной из Пенсионного фонда РФ информации можно будет завести дубликат трудовой книжки. Единственный нюанс, с которым может столкнуться работник отдела кадров, — в форме СЗВК не указано наименование должности и нет ссылок на приказы.
В Инструкции и Правилах установлено только то, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ничего не сказано про порядок ведения и внесения в записи исправлений и изменений.
Очевидно, что трудовые книжки вносятся в книгу учета движения трудовых книжек по дате приема на хранение. Это видно из формы самой книги.
Если в книге учета была допущена ошибка, нужно внести исправления. Не рекомендуем замазывать ошибки канцелярским корректором.
Исправления можно вносить по аналогии с исправлениями в трудовой книжке.
Извлечение из Инструкции
1.2. […]
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Другой вариант внесения изменений — зачеркнуть неверную запись, внести рядом верную и заверить исправление подписью ответственного лица. Аналогичным способом вносится и запись о смене фамилии, имени или отчества работника.
Подпись работника в трудовой книжке при увольнении
Запись об увольнении окончание трудовых отношений сторон. Пункт 35 Правил указывает алгоритм оформления. Когда увольняется специалист, запись заверяет руководитель, кадровик и сам работник. Кажется, что понятно, кто заверяет записи при увольнении работника. Все же возникают проблемы.
2 проблемы при оформлении трудовой книжки:
- Директор компании не может лично заверить каждую трудовую книжку.
Нет возможности расписаться в каждом бланке, поскольку принимается и увольняется множество специалистов. Поэтому нужно передать полномочия по заверке сведений об увольнении в трудовой книжке. Издается приказ, по которому полномочия возлагаются на специалиста кадровой службы.
- Ответственный сотрудник берет больничный лист.
Тогда снова пишется приказ. Там пишется, кто заверяет бланки на время болезни кадровика.
Подпись работника в трудовой книжке ставится, когда человек присутствует на работе. Роспись не ставится, когда человек на работе отсутствует или отказывается ознакомиться с записью.
Правила определено, что сотрудник расписывается после того, как сделана запись.
Традиционная схема оформления:
- специалист кадровой службы указывает свою должность.
- расписывается.
- делает расшифровку. Например, пишет: Иванов А.Л.
Здесь есть один важный момент. Правила запрещают сокращать в бланке. Получается, ставить инициалы вместо полного указания имени и отчества, неправильно. Поэтому есть второй вариант заверения. Образец: Иванов Алексей Леонидович.
Возникает еще один вопрос: указывать должность специалиста или нет. Когда должностное лицо получает документ в последний рабочий день, должность указывается. Если человек уже уволился и забирает бланк, то должность не пишется.
Зачастую возникает вопрос, кто ставит подпись, когда увольняется единственный работник кадровой службы. Если ответственное лицо отсутствует, то обязанности по ведению бланков перекладываются на руководителя. Правило установлено пунктом 45 Правил. Поэтому запись в документе делает директор.
Иногда возникает вопрос, какую ставить печать. Печать руководителя и кадровой службы – это разные понятия. Пункт 35 Правил устанавливает порядок делопроизводства. Используется именно печать руководителя, а не кадровой службы. Закон не обязывает общество иметь печать, поэтому в некоторых компаниях она отсутствует. Если штампа нет, то достаточно подписи руководителя, чтобы заверить запись. Так же подпись может ставить человек, уполномоченный заверять трудовые книжки.
Если печать есть, то нужно правильно поставить оттиск.
7 основных правил, как поставить печать:
- ставить аккуратно;
- не закрывать соседние записи и росписи других лиц;
- оставлять заметными реквизиты документов;
- печать должна немного закрывать название должности увольняемого человека;
- оставить открытой дату прекращения трудовых отношений, когда ставится печать;
- ставить печать четко, чтобы хорошо читалось название организации;
- можно занимать печатью нижние строки.
Если кадровик поставит печать отдела кадров, это будет считаться серьезным нарушением.
Специалист должен поставить свой автограф не только в книжке. Подписаться нужно и в других документах.
5 документов, где ставится роспись:
- личная карточка;
- книга движения книжек;
- трудовая книжка;
- приказ.
Поэтому кадровик проводит серьезную работу и подготавливает перечисленные документы для каждого случая.
Если все идет в порядке, работник без проблем поставит свой автограф при увольнении. Совсем другая ситуация, когда человек уходит со скандалом и отказывается заверять документ. Работодателю нужно обезопасить себя от шантажа, решить вопрос: должен ли работник обязательно расписываться в трудовой книжке при увольнении. Руководство к действию закрепляется статьей 193 Трудового кодекса. Акт должны подписать два, а еще лучше три работника, желательно не связанных должностными обязанностями с уволенным специалистом.
Акт обязательно нужно оформить или придется платить штрафы. Отсутствие автографа уволенного работника – это серьезное нарушение.
Для наглядности мы сначала приведем образцы записей об увольнении работника по соглашению сторон, а дальше приведем только формулировки самих записей об увольнении по общим основаниям, предусмотренным в ст.77 ТК РФ, в графе 3 трудовой книжки.
Как мы отмечали выше, среди кадровых специалистов существуют два разных, но равноправных подхода к оформлению записей об увольнении. Одни используют формулировку «Уволен по (в связи с) …», другие – формулировку «Трудовой договор расторгнут в связи с …» Мы будем приводить образцы записей для обоих вариантов.
Пример записи об увольнении работника по п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ по соглашению сторон
Не забывайте, что согласно п.35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил). Подробнее об оформлении подписей мы рассказывали выше.
Поскольку речь идет о понятии «подпись» обратимся за разъяснениями терминологии к ГОСТу 6.30 под названием «Унифицированная система организационно-распорядительных документов» (редакция 2003). Данный документ гласит, что в состав реквизита под названием «подпись» должны обязательно включаться:
- название должности лица, которое подписало документ;
- личная роспись вышеуказанного лица;
- Ф. И. О. в качестве расшифровки росписи.
Дальше по тексту для удобства в качестве подписи будем использовать символ «φ». Итак, личная подпись в трудовой книжке при увольнении лица, несущего ответственность за ТК (пусть это будет бухгалтер) получит следующий вид:
Бухгалтер φ Локтева К.В.
В варианте с индивидуальным предпринимателем, которого статья № 66 Трудового Кодекса обязала лично вносить записи в описываемый документ, роспись будет выглядеть таким образом:
Индивидуальный предприниматель φ Котов Ю.Б.
Немало споров возникает по поводу вопроса о возможности или невозможности сокращения слов «индивидуальный предприниматель» до двух букв «ИП».
Ответ на волнующие сомнения кроется в Правилах, где предельно четко сказано о невозможности любых словесных сокращений в процессе внесения записи в трудовой документ (исключением являются только инициалы).
Вариативность допустима лишь следующая:
Работодатель φ Пригожин А.А.
Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п. п. №3.22 вышеупомянутого стандарта (нет названия должности), но справедливости ради стоит сказать, что в Правилах ведения ТК нет указания на неукоснительность выполнения требований ГОСТа.
Кроме того, сама трудовая книжка с большой натяжкой может быть отнесена к документации организационно-распорядительного характера. Иными словами, этот ГОСТ в нашем случае скорее рекомендация, чем правилом.
После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника. К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:
С записями ознакомлен φ Сидоров
Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».
Почему из ниоткуда? Потому что в действительности нет ни одного нормативного документа, который бы постановлял оформлять подпись увольняемого работника именно таким образом.
Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении
Ни Трудовой кодекс, ни законодательство, регулирующее порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат прямых предписаний, касающихся постановки подписи работника. Однако практические работники накопили достаточно богатый опыт по данному вопросу. В этой связи подпись работника должна соответствовать следующим рекомендациям.
- Подпись должна быть аккуратной.
- Подпись должна быть совершена гелевой, перьевой или шариковой ручкой чернилами синего, черного или фиолетового цвета.
- После того, как работник поставил свою подпись, необходимо расшифровать ее.
- Расшифровка подписи должна быть полной, то есть необходимо указать не только фамилию, но и инициалы работника.
- В трудовой книжке должна ставиться только подпись и ее расшифровка без дополнительных пояснений в виде «с записями ознакомлен», «согласен» или «совершенные записи верны».
Многолетняя практика свидетельствует о том, что личные подписи самого работника и сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение трудовых книжек, должны располагаться строго в графе 3. При этом подпись работника должна быть проставлена четко под подписью кадровика без пропуска строк. Данный факт свидетельствует о недопустимости размещения подписей обоих сотрудников на одной строке.
- Книжки должен вести руководитель компании.
- Полномочия можно делегировать секретарю или кадровику. Для этого нужно оформить приказ.
- Лишние слова рядом с подписью работника, сделанной в трудовой писать не нужно. Достаточно росписи специалиста.
- Если название должности длинное, можно заменить ее словом работник.
- Правила нужно соблюдать строго, в противном случае придется платить штрафы.
- Специалист ставит подпись после кадровика. Пропускать графы нельзя.
- Работник должен поставить свой автограф не только в трудовой книжке, но и других документах. Подписью заверяется личная карточка, книга движения трудовых книжек и приказ.
Базируясь на произведенном выше анализе, можно подвести итоги. Согласно всем требованиям и нормативам в области трудового права акт окончания трудовых взаимоотношений фиксируется подписью работника на следующих документах:
- приказ, свидетельствующий об увольнении;
- трудовая книжка;
- персональная карта, изготовленная по Форме Т-2;
- книга по учету движения трудовых книжек.
Следуя несложным советам, изложенным в данной статье, вы сможете грамотно и квалифицировано подойти к процедуре заверения записи об увольнении в вашем трудовом документе.
Теперь вы знаете, кто должен расписывается в ТК, нужна ли подпись работника и работодателя. Что делать, если не выдают трудовую в день увольнения — читайте дальше.
Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок
Руководитель и гражданин, пришедший к нему, должны об этом знать. Работодатель, принимая на работу сотрудника, должен издать приказ о его назначении. На основании данного документа нужно будет внести запись в трудовую и личное дело. Человеку, который хочет обрести работу, в обязательном порядке нужна его рабочая книжка.
Если гражданин уже трудился в какой-либо компании, то данный документ должен быть у него на руках.
Но когда человек пришел в первый раз устраиваться, то здесь нужно обратиться к работодателю. По закону современные книжки можно приобрести в тех организациях, которые уполномочены на данный вид деятельности. Обычно предприятие закупает данный документ по цене, указанной в договоре.
Бланки трудовых находятся в кадровой службе или в подразделении, которое отвечает за них.
Важно отметить, что перед внесением соответствующей записи ее необходимо предоставить к ознакомлению владельцу книжки, чтобы он убедился в правильности всех данных. Это необходимо еще и потому, что именно владелец несет ответственность за трудовую книжку и все данные, которые в ней хранятся. Отвечая на вопрос о том, кто делает запись в трудовой книжке, нужно отметить наиболее распространенные ошибки.
Они могут стать причиной существенных проблем, вплоть до признания записи недействительной, а значит, и списания стажа.
Решить такие проблемы конечно, можно, но это может потребовать много сил, времени и денег. Наиболее распространенная ошибка заключается в том, что кадровый работник, главный бухгалтер либо сам директор компании при внесении записи использует сокращения.
Такая запись считается недействительной, поскольку в правилах ведения и оформления трудовых книжек Российской Федерации и в Трудовом кодексе это строго запрещается.
Как это сделать?
Ответ на этот вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила).
Согласно п. 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
На первый взгляд, данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это на практике специалисты встречаются с некоторыми затруднениями.
Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя?
В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ основным документом о трудовой деятельности является трудовая книжка установленного образца. Граждане, прибывшие в Россию из ближнего зарубежья, нередко при устройстве на работу предъявляют трудовые книжки, заведенные в государствах – бывших республиках СССР.
Работники кадровых служб нередко принимают эти трудовые книжки, ставят их на учет и делают в них записи, что совершенно недопустимо. Владельцам таких трудовых книжек следует оформлять новые трудовые книжки и первой вносить запись о работе в РФ. Поскольку трудовая книжка имеет определенную структуру: обложка, титульный лист, разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении», поговорим о некоторых сложных случаях оформления книжки в последовательности, отражающей ее структуру.
Инструкцией (п. 2.3) установлено: в случае изменения имени, фамилии, отчества, даты рождения старая запись зачеркивается одной чертой и записываются новые данные.
В соответствии с п. Кто подписывает трудовые книжки если нет кадровика Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем.
Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря.Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске.
[3]