Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как генеральному директору выбрать личного помощника». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Итак, какие функции стоит передать помощнику и какие задачи он может закрывать, причем даже работая удаленно, что крайне актуально сегодня.
Функция № 1: сбор информации.
«Я работаю, и внезапно возникает необходимость взглянуть на функциональные оргструктуры ресторанов, которые были нашими клиентами, — приводит пример Александр Высоцкий. — Я открываю мессенджер и надиктовываю моему помощнику голосовое сообщение: «Дружище, привет! Найди мне функциональные оргструктуры всех ресторанов, которые были на наших консалтинговых программах. Подбери, проверь и пришли пакет ссылок»».
Задание несложное, но при этом руководитель экономит кучу драгоценного времени.
Функция № 2: передача информации от имени шефа.
Ситуация: завтра у директора координация с руководителем службы финансов компании. Она уже назначена, и тут шеф понимает, что не попросил его подготовить интересующий документ. Он не обращается к руководителю службы финансов, а пишет помощнику.
«Поверьте, даже то, что я не думаю, через какой канал (мессенджер, почта, телефонный звонок) мне связаться с каким-либо сотрудником, экономит мне время, — поясняет Александр. — То есть персональный помощник дает мне возможность сконцентрироваться исключительно на бизнесе».
Функция № 3: передавать распоряжения шефа и добиваться их выполнения.
Руководителю нужна презентация. Он говорит об этом помощнику, и тот передает запрос от лица директора дальше.
«Честно говоря, я даже не знаю, кто конкретно в компании отвечает за эту функцию, — улыбается Александр. — Но помощник добивается того, чтобы презентация была сделана в срок и передана мне».
Функция № 4: планирование встреч шефа.
Также помощник управляет встречами и координацией с высшим менеджментом компании. Например, после совещания с руководителем службы финансов шеф понимает, что хочет сделать эту встречу регулярной. Он просит помощника найти время, удобное для обеих сторон, и сделать ее повторяющейся, добавить в «Google календарь». Для этого у помощника есть доступ к календарю и электронной почте директора. Когда вопрос с координацией решен, он просто оповещает шефа.
Функция № 5: ведение личного календаря/планера.
«У меня есть требование: если назначена встреча в «Google календаре», то все документы должны быть там же прикреплены к ней, — поясняет генеральный директор компании Visotsky Consulting Александр Высоцкий. — Я должен заранее посмотреть все файлы и подготовить вопросы, если необходимо. Помощник добивается, чтобы любое запланированное мероприятие было «упаковано» в календаре согласно стандартам нашей компании».
К тому же помощник следит, чтобы встречи не пересекались и не шли сплошным потоком — чтобы руководитель бизнеса не был перегружен. Если назначается встреча, которая выходит за рамки обычного рабочего времени, — ассистент дополнительно согласовывает это с руководителем.
Функция № 6: напоминание о планах.
Шеф может увлечься: долго работать над каким-то проектом, засидеться с кем-то на совещании. Помощник напоминает ему о том, что нужно готовиться к следующей встрече или срочно куда-то ехать. Он улаживает эти вопросы, чтобы всё происходило максимально гладко.
Сюда же входят напоминания о поздравлениях близких и сотрудников с памятными и важными событиями.
Функция № 7: личные оплаты и приобретения.
Помощник организует оплаты и приобретения по личным просьбам шефа. Например, ассистент может отправить деньги маме руководителя или собрать для нее посылку. «Для Руслана это проще организовать, ведь он в России, где живет мама, а я в Штатах, — поясняет Александр Высоцкий. — Или надо оплатить услуги преподавателя английского, с которым я занимаюсь. Или купить билеты и сделать бронь номеров в гостиницах».
Измерять результаты можно в любой области деятельности, но сначала нужно определить ее продукт. «На мой взгляд, продукт помощника — освобожденное у руководителя время, которое тот направляет на решение важных для развития бизнеса задач, — говорит Александр Высоцкий. — Поэтому у моего персонального помощника есть статистика: каждую неделю он делает небольшой отчет, указывая, сколько часов он потратил на задачи, и распределяя их по категориям. Таким образом я могу оценивать, сколько времени он сэкономил для меня».
Есть люди, которым действительно нравится быть помощниками. Они испытывают удовольствие от того, что поддерживают руководителя, экономят его время, делают его работу более эффективной, а жизнь — комфортной. Противоположность им — те, кому самим нравится делать, побеждать и руководить. Эти качества точно не для персонального помощника: ищите того, кому нравится помогать, делать вас сильнее, при этом оставаясь несколько в тени. Такие люди обычно не склонны «скакать» с одной работы на другую, а настроены на долгосрочное сотрудничество с одним шефом.
Избавиться от привычки делать всё самому непросто, но поверьте — оно того стоит! Учитесь делегировать, и ваши освободившиеся ресурсы поведут ваш бизнес к новым успехам в разы эффективнее.
Кому необходим – руководителям крупных западных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.
Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.
Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса
Кому подчиняется – руководящему составу
Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.
Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек
Кому подчиняется – руководителю
Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.
Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей
Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю
Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.
Кому необходим – компаниям среднего бизнеса
Кому подчиняется – руководителю
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.
Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?
- Уроки вежливости для секретаря
- Недопустимые ошибки секретарей
- Препятствия на пути к работе мечты. Изучаем и устраняем
- На пороге повышения: из секретарей – в начальники отдела ДОУ
Пять лет назад, получив диплом психолога, я особо работу не искала, делала это очень расслабленно. Просто подумала, что могла бы работать ассистентом, и отправила резюме без особого энтузиазма. Сначала у меня была встреча с эйчаром, потом с руководителем отдела персонала, и только после этого с будущим начальником. Я вышла из офиса, и мне тут же позвонили и попросили прислать документы.
За все время у меня было три начальника. Мне повезло: ни разу я не слышала ни одного грубого слова, никто не повышал на меня голос. Сначала у меня был руководитель — заместитель генерального директора одной крупной компании. Это очень легкий, позитивный человек, но при этом требовательный и уважаемый. Потом у меня была начальница. Это настоящая отличница: требовала все делать четко, даже больше, чем нужно, очень пристальное внимание уделяла мелочам и постоянно боялась, вдруг что-то не понравится вышестоящему руководству. С ней было тяжелее всех. Сейчас у меня довольно молодой руководитель, ему меньше 40 лет, веселый и спокойный человек, интересуется техникой.
Многие относятся к ассистентам с пренебрежением, думают: «Это какая-то секретарша!» На самом деле помощник решает многое. Я максимально приближенный к руководителю человек, веду его календарь. Как бы громко это ни звучало, от меня зависит, попадет человек на встречу в этот день или нет. Поэтому мне иногда приносят букеты и разные вкусности, чтобы установить хорошие отношения.
Как построить карьеру успешного персонального ассистента и секретаря
С родителями я не живу уже достаточно давно, поэтому не знаю, что бы они сказали про такую работу. У меня был молодой человек, который ко всему этому относился довольно равнодушно. Деньги я зарабатываю, не прошу ничего у него, а задерживаюсь я или нет — не важно. Никакой ревности у него тоже не было. Какое-то время мы жили с его родителями, и только они переживали, что я поздно возвращаюсь и устаю.
@_nodegroupsdivider_@
Обычно важна внешность ассистента, но не менее важно и поведение. Тут каждый руководитель ищет помощника, который ему ближе: кому-то нужен строгий и серьезный, а кому-то — чтобы шутил. Например, я слышала, что у выходцев из силовых структур ассистентами работают только мужчины. Там просто психологически не выдержит женщина: в тебя могут кинуть чем-то, послать матом, а ты все равно делаешь свою работу.
Чтобы работать ассистентом, никакой специальной квалификации не требуется. Обычно просто ищут человека с высшим образованием. Студентам такая работа точно не подойдет, никто не будет отпускать тебя на сессии. Мой диплом психолога не особенно помогает мне в работе: я же не буду раскладывать человека по гештальту или разбирать, почему он себя девиантно ведет.
@_nodegroupsdivider_@
Сначала я устраивалась на позицию личного ассистента, а сейчас в другой компании работаю бизнес-ассистентом вице-президента фирмы. Здесь уже требуется английский, навыки ведения деловой переписки, опыт планирования.
Сейчас у руководителей всех крупных компаний обязательно есть личный помощник, а иногда даже два — персональный ассистент составляет график и занимается личными поручениями, а секретарь ведет документооборот. У нас в компании большой секретариат, все общаются и помогают друг другу. В основном личными помощниками работают люди лет до 27. Обычно те, кто засиделся на этой должности дольше, сидят, пока их не уволят. Лучшее время для построения карьеры они провели на этой работе, и потом найти что-то другое будет сложно.
@_nodegroupsdivider_@
А вот на некоторых больших предприятиях, с которыми мы работали, секретари — это взрослые женщины лет 45. Там структура еще осталась со времен СССР и все очень долго делается — ты не можешь просто позвонить секретарю и договориться о встрече ваших начальников.
Для этого сначала честно ответьте самому себе на вопрос: «Мне нужен грамотный специалист или второе лицо»? Если назовете: контроль за выполнением ваших распоряжений, техническую разработку инициируемых вами проектов, распределение между персоналом расписанных вами заданий, то вы не единственный начальник, который не намерен делегировать часть своих обязанностей. Соответственно, вакансия должна называться «ведущий специалист» или «личный помощник».
Заместитель придется «ко двору» в случае, если вы готовы поделиться с ним полномочиями и ответственностью. А именно:
- самостоятельно принимать текущие решения;
- распределять задачи среди сотрудников;
- нанимать новых специалистов;
- увольнять за грубые нарушения;
- повышать или понижать размеры денежных выплат;
- выносить поощрения и выговоры…
Естественно, вы можете «утвердить» или «не утвердить» предложения зама, но обязательно должен быть список вопросов, по которым ваше согласие дается автоматически, хотя по началу этот момент все-таки нужно контролировать. Лишь так можно научить исполнителя принимать самостоятельные и правильные решения.
На определение основных качеств первого помощника много времени не понадобиться, но зато вы получите профиль потенциального кандидата. Как это реализовать?
Шаг № 1. Запишите, какие у второго лица должны быть компетенции, затем разделите их на три составляющие:
- важные для достижения стратегических целей;
- необходимые для ежедневной работы, но не критической;
- практичные, хотя не определяющие успешность выполнения задач.
Шаг № 2. Вычеркните из списка качества, которые совпадают с вашими сильными сторонами — зеркальное отображение будет лишним. Ведь через какое-то время с «клоном» практически всегда возникают разногласия и проблемы. Другими словами, в требования включите свойства, не имеющиеся или не особо развитые у вас.
Шаг № 3. Особое внимание сконцентрируйте на компетенциях необходимых для выполнения задач, которые вас тяготят или нужные, но не особо важные. Например, вы разрабатываете стратегические направления и контролируете их реализацию, а ваша «правая рука» занимается их рутинной поддержкой, требующей скрупулезности.
Шаг № 4. После того, как определились с теоретическим портретом потенциального заместителя, нужно протестировать качества реальных кандидатов:
- основные компетенции — учебно-познавательные, информационные, коммуникативные;
- приоритеты в направлениях деятельности;
- мотивацию;
- соответствие вашим и корпоративным ценностям.
Как выбрать заместителя: советы из личного опыта
Прежде чем официально оформлять человека — обязательно ознакомьте его с требованиями к должности. Передайте официальный список функциональных обязанностей, а также озвучьте и объясните их.
Если кандидат без опыта работы на аналогичной должности, то сделайте сноску на неумение пока руководить людьми и, может быть, неполные знания специфики работы. Поэтому разбейте возрастание ответственности, полномочий и спроса на этапы. Конечно, во всех компаниях (в зависимости от направления деятельности) обязанности варьируются, но есть главные постулаты.
Первый помощник должен:
- раньше всех являться на службу, контролировать своевременный приход сотрудников… и последним уходить, сдав охране помещение;
- быть главным претендентом на сверхурочную работу, в том числе в выходные; ставить текущие задания (но не определять магистральные планы и направления — это ваша задача);
- до самых мелких нюансов знать все профессиональные тонкости; контролировать качество и своевременность выполнения задач;
- быть вежливым с подчиненными и не сводить счеты, увольняя хороших, но неугодных ему людей;
- пользоваться уважением; никогда не произносить слов «я сказал» или «я решил»; трудиться больше и лучше всех, кроме вас.
Назначив заместителем человека из числа лучших спецов, помогите ему утвердиться в новом статусе. Ведь достаточно часто наблюдается ситуация: одни сослуживцы его воспринимает «панибратски», как бывшего товарища, а другие — считают ниже своего достоинства подчиняться «вчерашнему» коллеге. Словом, саботируется второе лицо, причем это происходит и открыто, и исподтишка.
Таким образом, зам оказывается между двумя огнями и стоит перед дилеммой. Например, как себя вести с друзьями — поговорить на чистоту или просто порвать; намекнуть опытным специалистам, что он рассчитывает на их поддержку или наоборот дать понять, что не нуждается в советах… Словом, ваша «правая рука» испытывает двойное давление — «сверху» (ваше) и «снизу» (теперь уже своих подчиненных).
Для успешного становления ему необходим надежный тыл. Есть несколько способов, утвердить авторитет своего заместителя. Первый, пусть это формально, но обязательно должна прозвучать фраза: «Выполняйте его распоряжения, как мои собственные». Второй, хорошо действует предложение: «Я предполагал принять такое-то решение, но первый помощник привел аргументы и переубедил меня». Третий, даже если вы чем-то недовольны или с замом возникли разногласия — оставляйте это за закрытыми дверьми своего кабинета. Иначе коллектив слушать его никогда не будет, и по любому вопросу люди станут апеллировать к вам.
Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.
Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.
Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.
Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.
Функции помощника руководителя
Обучение проводит Марина Егорова, основатель и директор компании Smart&Talented,
а также опытные ассистенты ведущих компаний.
Подробнее о ШКОЛЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ
Юлия Ломакина, специалист по персоналу Модульбанка
Личных помощников часто путают с бизнес-ассистентами и секретарями. Это три должности с похожими обязанностями и задачами.
Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.
Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.
Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но их будет мало.
Чтобы не путаться, можно размышлять так:
- даете больше личных поручений — нужен помощник;
- больше задач для компаний — бизнес-ассистент.
Секретарь — это третья история. Это человек в приемной, который принимает звонки, корреспонденцию, работает с первичной бухгалтерией. Секретарь работает с девяти до шести, личный помощник должен быть на связи круглосуточно, как и ассистент.
Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам. Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.
Руководитель может отказать человеку на должность ассистента даже из-за цвета волос. Конечно, в открытую этого никто не скажет, но если руководитель посчитает, что окрашенные светлые волосы не подходят образу его ассистента, он не возьмет на работу.
Если руководитель посчитает, что окрашенные светлые волосы не подходят образу его ассистента, он не возьмет на работу
Это деление на ассистента и помощника важно, потому что не каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И не каждый помощник потянет обязанности ассистента.
Зарплаты личных помощников и бизнес-ассистентов зависят от региона, задач, опыта работы и размера компаний. В среднем цифры такие:
- 80 000 — 100 000 рублей в месяц — в небольших компаниях;
- 150 000 — 200 000 и выше — в крупных компаниях или при более сложных и важных обязанностях.
Ассистенты и помощники еще получают бонусы — личную благодарность от руководителя.
В регионах зарплаты ниже, чем в Москве — где-то от 30 000 до 70 000 рублей в среднем. Но в регионах реже нанимают ассистентов и помощников — всё же они чаще нужны в бизнесе покрупнее, а он базируется в столицах.
Иногда постоянный помощник не нужен. Если поручений мало, — например, нужно время от времени заказывать билеты на самолет, — их могут выполнять удаленные помощники. Существуют сервисы личных помощников, которые предлагают разные тарифы и услуги, например Want, One Assist, Scimmy.
Анна Симакова, СЕО клиники «Три сестры»
У меня была личная помощница, загружала я ее самыми разными задачами. Когда возникали проблемы, она принимала звонки, общалась с пациентами, контролировала качество услуг. Когда расширяли штат, она искала новых сотрудников. А когда я забывала, что у ребенка завтра утренник, она в последний момент искала костюм единорога.
Когда помощница ушла в декрет, я стала учиться справляться со всем сама. В итоге привыкла, поэтому не стала нанимать другого человека.
Думаю, я поняла, что помощник мне больше не нужен: часть задач могут и должны делать подразделения компании, а нанимать для личных поручений отдельного человека я не хочу. Так появляется надстройка, которая демонстрирует иерархию, а я выстраиваю горизонтальные связи в клинике. Если нужен костюм единорога, это я должна вспомнить, что я мама, и найти его, а не помощник.
Если нужен костюм единорога, это я должна вспомнить, что я мама, и найти его, а не помощник
Важно подумать, как решить задачи без помощника. Например, он заказывает цветы и подарки, следит, когда и кому их отправлять. Мы договорились со студией цветов, что составим график дат, и они будут нам напоминать, когда отправить цветы.
А еще личного помощника нужно обучать — рассказывать, что и как делать. На это уходит много времени, и иногда кажется, что быстрее сделать самой. Я за самостоятельность и отсутствие лишнего флера вокруг личности руководителя.
Мы работаем в Москве, я считаю, что личному помощнику с опытом нужно платить 150 000 рублей, вчерашнему студенту — 50 000 рублей.
Этот вопрос вызвал оживленный разговор о лучших способах, которые нашел для себя каждый из присутствующих. И стало ясно, что чрезвычайно успешные предприниматели теряли драгоценное время, потому что их помощники не были достаточно способны или достаточно уполномочены, чтобы выполнить требуемую от них работу. Сама собой дискуссия о времени плавно перетекла в разговор о важности найма помощников, которые лучше всего соответствуют потребностям своего начальника.
Личный помощник руководителя: обязанности и критерии подбора
Помощники первого типа требуют прямых указаний и тщательного надзора. Они могут перемещать объекты из точки «А» в точку «Б», могут отправлять электронные письма от имени начальника при условии, что им скажут, что именно написать. Они могут сканировать документы и хранить их в папках в соответствии с инструкциями. Другими словами, мальчику на побегушках нужен подробный комментарий каждого следующего шага.
- Поиграйте в футбол и продолжайте молиться: что еще сделать, ожидая ответа от будущего работодателя
- Из-за своего перфекционизма и чувства вины успешные люди часто не могут расслабиться и переключиться с работы на отдых
- Признать свои слабости: что мешает каждому знаку зодиака стать успешнее на работе и как с этим бороться
- Дожил до 100 лет — получи 25 000 рублей: в России вводят новую выплату долгожителям
- Постоянный спрос, отсутствие сезонности, высокие цены: стоит ли открывать магазин постельного белья
Условия по уровням заработных плат различные, варьируются от требований к опыту (продолжительность) или наличию специальных навыков и знаний (знание спец. программ, свободный уровень владения иностранным языком и т. д.):
| Позиция | Минимальный уровень | Средний уровень | Повышенный уровень | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| от | до | от | до | от | до | |
| Личный помощник | 43 000 | 56 000 | 56 000 | 74 000 | 74 000 | 130 000 |
| Личный помощник со знанием иностранного языка | 50 000 | 72 000 | 72 000 | 97 000 | 97 000 | 200 000 |
Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:
- Организация переговоров, в том числе по телефону.
- Прием корреспонденции.
- Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
- Контроль над исполнением поручений гендиректора.
- Предоставление бумаг на подпись руководителю.
- Прием посетителей гендиректора.
- Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
- Обеспечение эффективной работы гендиректора.
- Составление плана рабочего дня.
- Информационное сопровождение гендиректора.
- Участие в совещаниях и деловых встречах.
- Организация деловых встреч.
- Организация презентаций.
- Подготовка отчетов о тратах.
- Исполнение личных поручений.
- Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.
Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.
Помощник гендиректора наделяется следующими правами:
- Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
- Право на получение необходимых сведений.
- Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.
Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.
Как выбрать хорошего заместителя (помощника)
Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:
- Невыполнение должностных инструкций.
- Действия, нарушающие законы РФ.
- Причинение ущерба.
Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.
На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:
- Проактивность, работа на опережение.
- Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
- Предотвращение сложностей.
- Универсальность.
- Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
- Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
- Способность работать с информационными потоками.
- Умение соблюдать конфиденциальность.
- Способность системного анализа ситуации.
- Способность предложить сразу нескольких решений.
- Владение ПК на среднем и высоком уровне.
- Знание основ тайм-менеджмента.
- Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
- Дипломатичность.
- Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
- Оперативная работа с большими объемами информации.
- Хорошая память.
- Умение расставлять приоритеты.
Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).
Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.
Кто такой личный помощник и как подобрать профессионального специалиста на эту должность? Это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя.
Личный помощник – это, в первую очередь, отличный организатор с высокий уровнем работоспособности, активным реагированием на различные ситуации, гибким подходом к решению задач, стрессоустойивостью и хорошими коммуникативными навыками.
Как правило, подобный сотрудник требуется руководителям средних и крупных организаций. В небольших компаниях со штатом до 30-40 человек данную работу могут выполнять сотрудники, секретари или офис-менеджеры в виде отдельных разовых поручений от руководителя.
Четыре типа личных ассистентов бизнесмена: выбираем нужного помощника
Пару лет назад я был уверен, что бизнес-ассистент — это то же самое, что и личный помощник. Его задача — организовывать работу шефа, договариваться о встречах, заказывать билеты, бронировать гостиницы и приносить кофе. Но оказалось, всё намного круче. Грамотный ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.
Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю. Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно. Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — проектный или, как в нашем случае, продуктовый менеджер, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить.
Исполнительный помощник против личного помощника
Личный помощник, которого некоторые также называют секретарем (не госсекретарем), — это квалифицированный человек, который облегчает жизнь своим боссам, составляя их расписание, планируя их встречи, управляя своими файлами, а также записывая или отменяя свои встречи, чтобы позволить своим боссам работать без стресса и с максимальной продуктивностью. Есть еще один термин, называемый «помощник руководителя», который сегодня более изящный и широко используемый. Многие люди путают эти два названия и не могут отличить помощника руководителя от личного помощника. В этой статье делается попытка выделить различия, чтобы позволить человеку выбрать одну из двух профессий в качестве варианта карьеры.
Хотя между двумя профилями работы есть некоторое совпадение, исполнительный помощник (EA) намного более профессиональный и обладает управленческими и операционными навыками, которые намного опережают личных помощников. Исполнительные помощники обычно работают с руководителями высокого уровня, такими как MD или CEO. Ожидается, что исполнительные помощники будут обладать высокими навыками решения проблем и принятия решений. Их нанимают, чтобы помочь руководителю в достижении его целей. Несмотря на суффикс-помощник, часто можно увидеть, как советники управляют проектами самостоятельно и даже имеют для них личного помощника. Со временем исполнительные помощники стали очень важной частью организации и влиятельными лицами в социальной иерархии компании. У этих помощников нет фиксированных часов работы, и их можно встретить в офисе в нечетные часы.
У эксперта есть возможность запустить шоу в отсутствие босса в течение некоторого времени. Хотя в основном ей приходится организовывать профессиональную (а зачастую и его личную) жизнь своего босса, она также должна заботиться о делах и потребностях бизнеса, чтобы иметь высокий уровень ИТ-грамотности. Ей также необходимо иметь первоклассные навыки решения проблем и поиска неисправностей. Вы можете быть удивлены, узнав, что некоторые из экспертов высшего уровня в отрасли сегодня имеют степень MBA. Как правило, эти помощники обычно имеют степень BBA.
Персональные помощники больше организаторы; управление расписанием босса и присмотр за файлами на его столе. Они также планируют его встречи таким образом, чтобы для руководителя это было гладко в течение всего дня, и он не видел, чтобы он тратил свое драгоценное время на поиск файлов или управление своими встречами. Популярные люди, помимо руководителей, нуждаются в услугах личных помощников, чтобы иметь возможность работать без стресса, в то время как их личный помощник обрабатывает все запросы и вопросы прессы и фанатов. Это включает проверку входящих звонков, обработку пресс-релизов, общение со СМИ, работу с фанатами, организацию поездок и так далее.
В чем разница между Executive Assistant и Personal Assistant?
• Executive Assistant (EA) — это современная версия личного помощника.
• EA требуется для руководителей высшего звена, таких как генеральные директора и операционные директора, тогда как даже знаменитости, писатели, спортсмены могут иметь личных помощников.
• EA необходимо иметь степень бакалавра делового администрирования, а некоторым даже степень магистра делового администрирования, в то время как личные помощники не нуждаются в столь высоких профессиональных степенях.
• У советников нет работы с 9 до 5, и можно заметить, что они работают допоздна, в то время как у личных помощников есть фиксированные офисные обязанности.
• У EA гораздо лучшие ИТ-навыки и навыки решения проблем, чем у личных помощников.
Например, именно так все и произошло у Альбины Назаровой, основательницы сети салонов депиляции и бренда косметики: «В какой–то момент я поняла, что личные вопросы занимают слишком много времени, которое я могла бы использовать более эффективно. Мелкие задачи — контроль календаря, покупка билетов, бронирование номера в отеле, запись на маникюр, наконец, — не требуют моего погружения. Их способен выполнять личный помощник. Благодаря ассистенту у меня остается больше времени на решение важных, глобальных вопросов».
Иногда личный помощник необходим с первого дня ведения бизнеса, а порой — еще до начала работы. Дела нет — ассистент есть: такой парадокс помогает бизнесу закрутиться быстрее. «Чтобы открыть свои онлайн–курсы, я сама пошла в бизнес–школу поучиться (хотела запустить свой проект, но не знала, как это сделать). В первый же месяц обучения нам сказали: найдите себе помощника. Это было практическое задание. Так еще до старта бизнеса у меня появилась «техническая» помощница. Сейчас у меня в команде пять человек, сразу двое из которых — ассистенты», — делится историей Валерия Семенова, автор практического онлайн–курса «Профессия: удаленный PR–менеджер».
В самом деле, работа личного помощника не слишком отличается от образа, представленного в поп–культуре. Что умница Пеппер Поттс из «Железного человека», что Андреа из «Дьявол носит Prada» — все сплошь ответственные, а впоследствии еще и всемогущие. Вообще говоря, канонично киношные истории порой случаются с личными помощниками и в жизни. «У меня была помощница, но я переехала в Москву, и мы перешли на дистанционный формат работы. Сейчас Алия возглавляет торговый дом, который занимается реализацией косметики по всей нашей сети», — рассказывает Альбина Назарова.
По сути ассистент — правая рука босса. Но чем такой специалист отличается, например, от секретаря? «Секретари, офис–менеджеры и администраторы — их функционал, как правило, сосредоточен на жизни всего офиса, всех сотрудников. Ассистент же — «служитель» только одного человека. Да, помощники продолжают готовить чай и кофе для своих боссов. Но порой это не мешает им выстраивать по линейке всех его замов. У нас был клиент, ассистент которого держала весь менеджмент в ежовых рукавицах. Если что–то было выполнено не по протоколу, она могла разнести любого — вплоть до увольнения», — вспоминает Милана Джиджоева.
Если же говорить четким языком резюме и вакансий, то, по словам представителей сайта «Авито», в обязанности ассистентов обычно входят умение вести деловую переписку, работа с информацией и документами, ведение календаря, выполнение поручений руководителей. Так что хорошенькое личико, вопреки предрассудкам, далеко не основной критерий при подборе личного помощника или помощницы. Хотя, конечно, представительный/привлекательный внешний вид — почти обязательное условие. Согласно исследованиям сервиса «Работа.ру», не меньше 71% работодателей обращают внимание именно на внешний вид потенциального сотрудника. Но сильны ассистенты должны быть другим.
«Хороший — как многостаночник. У него сильный менеджмент, самоорганизация, показатель заботы. При этом он интроверт, который умеет держать все в себе и, попивая кофе с сотрудниками, не сливает босса», — описывает идеального личного помощника Милана Джиджоева.
Юлия Михалкина
Телефон
Почта
Город: Санкт-Петербург Дата рождения: 15 июня 1992 Желаемая зарплата: от 80 000 рублей Занятость: Полная занятость График работы: Полный день Цель: Помощник руководителя Ключевые навыки:
- Знание делопроизводства, деловой этики, навыки ведения деловой переписки.
- Уверенный пользователь ПК и оргтехники. Знание Microsoft Office (Excel, Word).
- Навыки планирования времени, тайм-менеджмент.
Набор должностных обязанностей во многом зависит от конкретного места работы. В небольших фирмах на помощника руководителя могут возлагаться и такие функции, как поиск сотрудников и проведение собеседований или отслеживание судебных дел предприятия. Чем крупнее компания, тем больше вероятности, что эту работу возьмёт на себя не ассистент директора, а отдел кадров и юридический отдел.
В общем случае в круг должностных обязанностей помощника входит планирование рабочего времени руководителя, организация встреч и мероприятий, делопроизводство, поиск информации и контроль выполнения распоряжений руководства. Среди распространённых функций можно упомянуть поддержание порядка в приёмной, взаимодействие с курьерскими и клининговыми службами, обеспечение жизнедеятельности офиса, выполнение личных распоряжений руководителя.
Должностная инструкция — это документ, который содержит несколько ключевых разделов: перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. В инструкции, которую претендент на должность ассистента обязан внимательно изучить и подписать, подробно изложено, что входит в обязанности помощника руководителя.
Обычно на должность помощника назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:
- исполнительность, ответственность;
- грамотность, аккуратность;
- стрессоустойчивость, инициативность;
- обучаемость, трудолюбие;
- позитивность, дипломатичность;
- выносливость, усидчивость;
- коммуникабельность;
- честность, преданность;
- дисциплинированность, организованность.
Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным Приказом Минтруда от 06.05.2015 № 276н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:
- образование — среднее специальное;
- дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
- требования к опыту — не предъявляются;
- особые условия допуска к работе — не предъявляются.
Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. Постановлением Минтруда № 37 от 21.08.1998 в Квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ней, должностные обязанности помощника руководителя сводятся к таким функциям:
- осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
- ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
- организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.
Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации, функции менеджмента в целом одинаковые. Обязанности помощника сводятся к:
- выполнению личных поручений и просьб начальника;
- ведению документации;
- сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
- координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
- организации звонков для руководителя;
- ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
- принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всех информационной базой;
- организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
- осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
- обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
- участию по необходимости в переговорах;
- организации презентации компании.