Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно писать объяснительную на имя директора?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Объяснительная записка как документ широко используется в трудовых правоотношениях между работником и работодателем. В частности, Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает руководство организации взять объяснительную с сотрудника, нарушившего трудовую дисциплину. Без этого нюанса применить к нему дисциплинарное взыскание будет нельзя. Нарушение установленного законодателем регламента может послужить основанием для отмены приказа директора, если подчинённый обратится с жалобой в трудовую инспекцию либо с исковым заявлением в суд общей юрисдикции.
Объяснительная как документ
В объяснительной работник-нарушитель разъясняет причины совершения им дисциплинарного проступка либо утверждает, что никаких норм он не нарушил, приводя аргументацию в пользу своей позиции. Решение о том, применять наказание в отношении подчинённого или же нет, решает руководитель компании. Таким образом, если сотрудник приведет доводы в пользу своей невиновности или обстоятельства, которые помогли бы ему избежать наказания, мера дисциплинарного взыскания может и не применяться.
Уведомление работника о даче объяснения
Существует определённый порядок уведомления работника. В случае его несоблюдения он может оспорить взыскание в суде.
Процедура назначения взыскания обозначена в кодексе, но она имеет много формальностей, которые очень важно соблюдать. В случае их несоблюдения легко можно обжаловать приказ.
Однако происходит редко: начальники часто исходят из дисциплинарного наказания. Это работает, пока кто-то из подверженного наказания не обратится за проверкой.
Они начинают проверять все, в том числе и то, соответствует ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель что-то упустил — велик шанс, что гонорар будет отменен, а работник получит право на компенсацию.
Образцы объяснительных записок
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Лучше всего следователь таким правилам:
- писать кратко. Длинные рассказы могут ввести в заблуждение. Часто бывает, что длинные истории влекут за собой длинные приказы о дисциплинарных взысканиях;
- писать лучше всего лишь актуальную информацию, касающуюся строго определенного случая, чтобы руководителю не пришлось читать лишнюю предысторию, не относящуюся к делу. Сразу переходите к сути дела, т.е. к моменту совершения проступка;
- постарайтесь максимально разъяснить всю ситуацию своему руководителю. Никто не запрещает вам доказывать свою невиновность;
- объективность тоже должна быть учтена. Не стоит снимать с себя вину, если, например, вы не были на работе из-за того, что переборщили со спиртным. Если для защиты нет объективных аргументов, легче признать вину;
- во время написания объяснительной записки не стоит уделять внимание красоте, лучше сделать упор на простоте. Чем сложнее предложения, тем хуже будет текст для восприятия;
- хорошее пояснение — краткое пояснение. Все просто, понятно и без бессмысленных слов;
- грамматические и стилистические ошибки, кляксы, перечеркивания, неразборчивое написание и даже испачканная бумага навряд ли помогут руководителю принять нужное вам решение.
Объяснительная составлена. Что делать дальше?
Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.
Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.
Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).
Пример объяснительной записки (текст)
Вариант 1
Объяснительная записка
Кому: Генеральному директору ООО “Росток”
От кого: Сидорова И.А., бухгалтер
По вопросу: Прогул 20 июля 2023 г.
Уважаемый Василий Иванович,
Я хотел бы принести извинения за мое отсутствие на рабочем месте 20 июля 2023 года. Я понимаю, что мое отсутствие могло вызвать некоторые неудобства.
В этот день я не смог прийти на работу из-за того, что моя мать неожиданно заболела и я пришлось срочно ее отвезти в больницу. Ввиду неотложности ситуации, у меня не было возможности уведомить Вас заранее.
Мне совершенно ясно, что такие ситуации не должны повторяться, и я предпринял все необходимые меры, чтобы в будущем избежать подобных ситуаций. Я также готов в ближайшее время отработать время пропуска и выполнить все необходимые задачи.
Я приношу свои извинения за все причиненные неудобства и очень благодарен за ваше понимание и поддержку.
С уважением,
Сидоров И.А.
22 июля 2023 г.
По состоянию здоровья, (бытовая травма)
Начальнику автоколонны №23
Иванькову Г.Н.
от механика Сапармуратова Салыма Эльдар-оглы
Объяснительная записка
18 сентября 2023 г. я, находясь у себя дома, помогал жене с генеральной уборкой квартиры. Убирая вещи на антресоль, я случайно пошатнулся и уронил тяжелую коробку с вещами себе на голову. От удара потерял сознание и упал на пол с табуретки.
Жена вызвала скорую помощь, которая зафиксировала у меня сотрясение головного мозга и легкие ушибы. Была предложена госпитализация, но я от нее отказался.
Из-за плохого самочувствия и по указанию врача скорой помощи я соблюдал, в течение следующих двух суток – постельный режим и полный покой, поэтому на работу в ночную смену 18.09.23 г. выйти никак не мог.
На 22.09.23 г. у меня назначен прием у участкового терапевта по поводу бытовой травмы.
20.09.23 г. Сапармуратов С.Э.
Коменданту в общежитие за беспорядок (бардак) в комнате
Коменданту общежития ЕГУПС №1
Серякову А.В.
от студента 2-го курса ф-та ИК
Сорокобаткина Анатолия Станиславовича
Объяснительная записка
Из-за большой загруженности перед зачетной неделей и подготовки к сессии, я и мои соседи по комнате не наводили своевременно порядок, выполняли только необходимые бытовые дела. Поэтому на момент проверки 22.12.24 г. у нас в комнате были обнаружены лежащие в беспорядке вещи, пол был не вымыт несколько дней, на столе были остатки от вчерашнего ужина, а возле двери стояли коробки от заказанной еды.
Мы признаем, что запустили за эти дни доверенное нам помещение, но просим принять во внимание что это первый такой случай, и что после сделанных замечаний мы в тот же день частично навели порядок, а на следующий вымыли пол и окна изнутри.
Обещаю, что это больше не повторится, будем следить за порядком более тщательно даже в такие напряженные периоды.
Сорокобаткин А.С. 23.12. 24 г.
Что такое объяснительная записка?
Объяснительная записка – это документ, с указанием причины, по которой человек совершил или не совершил определенное действие. Чаще объяснительная используется на предприятиях, где работники обязаны соблюдать установленную трудовую дисциплину. При нарушении обязательств (невыполнение поставленных задач, опоздание на работу и т.д.) необходимо написать на имя руководителя записку, в которой описывается причина нарушения.
Работники обязаны следовать требованиям Трудового Кодекса РФ, а также локальным нормативным актам. Обязанности сотрудников содержит и трудовой договор, который подписывается гражданином РФ при зачислении в штат работников предприятия. При невыполнении требований, а также в случае нарушения трудовой дисциплины, человек привлекается к дисциплинарной ответственности. Дисциплинарные взыскания бывают двух видов:
-
замечание;
-
выговор.
При серьезном нарушении, человека увольняют с указанием соответствующих оснований. Виды дисциплинарных взысканий установлены Трудовым кодексом РФ, статьей 192.
Для расследования проблемы, возникшей в трудовых условиях, обязательно составляется объяснительная записка. Работник мог нарушить правила вследствие не предоставления руководителем необходимого оборудования, а также вследствие собственной халатности. Для определения истинной причины необходимо составить объяснительную.
Оформление документа осуществляется не только на предприятии, где человек работает согласно Трудовому договору. Существуют несколько разновидностей объяснительных записок:
-
документ, составление которого осуществляется при выявлении факта нарушения;
-
документ, в котором разъясняются причины не выполнения требований (это может быть как опоздание на работу, так и в школу);
-
документ, составленный в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (составляется родителями для объяснения причины отсутствия ребенка в школе и т.д.).
Вне зависимости от ситуации, формат составления объяснительной записки одинаковый. Главная задача составителя – предоставление подробных фактов в хронологическом порядке. Обязательно требуется обоснование мотивов или причин совершения определенных действий.
Согласно законодательству Российской Федерации, потребовать предоставление объяснительной записки может только руководитель (уполномоченное лицо) у работника предприятия. Составление документа позволяет разобраться в возникшей ситуации. Примечательно, что работник имеет право отказаться от написания объяснительной записки. Особенно в том случае, если вина человека будет подтверждена прямо или косвенно. При отказе работнику ничего не будет. Почему так? Давать свидетельства против себя никто не согласится. Наконец, работник имеет право отказаться на законных основаниях, опираясь на Трудовой кодекс Российской Федерации. Но в некоторых ситуациях, составить объяснительную записку рекомендуется. Особенно, если невозможно избежать увольнения. При отказе в данной ситуации, предприятием составляется соответствующий акт. Наконец, сам работник подвергается дисциплинарному наказанию.
Согласно законодательству РФ, объяснительная записка хранится 3 года на всех предприятиях.
Составление объяснительной записки требуется в определенных случаях, к их числу относят:
-
Недобросовестное исполнение возложенных обязательств. В данную категорию входит срыв сроков предоставления отчетных документов, не выполнение работ, а также нарушение, которое повлекло за собой негативные последствия для сотрудников и самого предприятия.
-
Совершение ошибки без злого умысла (случайность). Это может быть неверное указание адресата для передачи посылки, неправильное выполнение заказа и т.д.
-
Нарушение трудовой дисциплины. Это может быть отсутствие на работе в установленные часы, без уважительной причины, а также не соблюдение внутренних инструкций предприятия.
Вне зависимости от причины написания, составлять разъяснение необходимо деликатно. В объяснительной записке указываются веские причины для оправдания или снижения наказания.
Составление документа требуется муниципальным служащим, работникам торговой сферы и других направлений.
Трудовым кодексом РФ установлены сроки написания объяснительной записки. Согласно статье 193 представить разъяснение необходимо в течение 2-х рабочих дней. При нарушении сроков составляется дисциплинарное взыскание. Руководство вправе использовать любые меры наказания, включая замечание, выговор или увольнение.
Формат объяснительной записки
Объяснительная записка стандартно пишется на белом листе формата А4, расположенного вертикально. Если у под рукой такого листа нет, можно написать на тетрадном листе, но предпочтительнее именно А4, поэтому далее будем иметь в виду именно его.
Расположите лист вертикально и мысленно разделите его на две продольные части. Начинайте писать сверху, примерно с середины листа.
В школе все объяснительные записки пишутся на имя директора. А его имя в обязательном порядке указано на сайте вашей школы.
В первой строчке, так и пишете: «Директору школы №… , такого-то населённого пункта».
Вторая строчка: фамилия имя и отчество того, кому адресована записка. Если имя-отчество длинные или неизвестны, можно обойтись инициалами. Пишете в дательном падеже, отвечая на вопрос: «Объяснительная записка адресована кому?» И отвечаете: Кузякиной Ирине Петровне.
В третьей и следующих строчках надо указать от кого написанное заявление, какое отношение вы имеете к школе и ваш адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Чтобы в случае возникновения вопросов или желания уточнить-что-либо директор мог сразу связаться с вами напрямую.
То есть, пишете свою фамилию в родительном падеже, инициалы, указываете, что вы мать (или отец) ребёнка такого-то.
Поздравляем: «шапку объяснительной записки вы написали»! Можно переходить к телу — основной части.
Директору МБОУ СОШ № 18
Кузякиной Ирине Петровне
Самсоновой Г.В.,
мамы ученицы 5 класса
Самсоновой Екатерины
Объяснительная записка
28.01.2017 моей дочери не было в школе в связи с участием в конкурсе чтецов от нашего дома. Сертификат участника прилагаю.
29.01.2017
Подпись.
Объяснительные письма подаются работником своему руководителю и содержат информацию, указывающую на речь работника и его личное отношение к определенным событиям во время работы.
Объяснительные письма могут составлять рядовые сотрудники, руководители и филиалов. Во всех случаях объяснительное письмо направляется либо непосредственному руководителю, либо вышестоящему органу.
Как правило, причинами для написания объяснительного письма являются
- Отсутствие работника на рабочем месте,
- Отсутствие на рабочем месте,
- Нарушение трудовой дисциплины,
- Несчастные случаи на рабочем месте,
- Инцидент,
- Невыполнение работником своих трудовых обязанностей,
- Последствия, например, акционирование
Объяснение может быть подготовлено лицом, совершившим нарушение, или свидетелем. В любом случае, в объяснении должно быть указано, какое отношение автор имеет к данному факту.
Что касается объяснительной записки, то она составляется работником, когда возникает необходимость объяснить событие или инцидент с точки зрения этого работника. Объяснительные записки обычно составляются непосредственным руководителем работника, ответственного за инцидент или нарушение трудовой дисциплины.
Как составить объяснительную?
Строгой формы для написания разъяснительной записки нет. Документ может быть:
- написан от руки;
- напечатан на компьютере;
- составлен на специальном бланке, который принят в компании.
Данный документ имеет определенную структуру:
-
В верхнем правом углу пишут «шапку»: название организации, должность и фамилия, имя, отчество руководителя и собственные должность, фамилию, имя, отчество.
-
Ниже «шапки» необходимо написать с маленькой буквы слово «объяснительная», поставить точку.
-
В тексте записки в официально-деловом стиле нужно рассказать о происшествии, объяснить свою роль и причины поступка. В некоторых ситуациях понадобится указать и других лиц, задействованных в проступке, и последствия нарушения.
-
Ниже этого текста следует поставить дату, указать город, фамилию, имя, отчество и подпись сотрудника.
Что будет, если отказаться от написания объяснительной записки?
Подчинённый может отказаться от предоставления объяснительной. Наказания или дисциплинарного взыскания за отказ не предусматривается законом.
Руководитель не вправе принуждать сотрудника писать объяснительную. Однако, стоит понимать, что отказ не освобождает служащего от ответственности за совершенное нарушение.
В этом случае руководитель составляет акт об отказе сотрудника в предоставлении письменных объяснений, подписанный двумя свидетелями. Запрос объяснительной – это обязанность руководства. Отказ от её написания – право работника.
Отказ от составления документа – это не всегда разумное решение. Начальство может расценить гордое молчание, как признание того, что проступок был совершён намеренно. Объяснение же причин нарушения трудовой дисциплины с прикреплёнными доказательствами невиновности могут сгладить ситуацию.
Если же конфликт уже разгорелся, несмотря на эмоции обеим сторонам стоит обезопасить свои позиции юридически. Для работодателя этой самой безопасностью может стать запрос объяснений в письменной форме, а для подчинённого – предоставление объяснительной в установленные сроки.