Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2022 года пошагово». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2022 выглядит так:
- Наниматель запрашивает у гражданина документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.
- Далее работодателем осуществляется проверка способа ведения трудовой книжки. Если работник отказался от ведения бумажного документа или поступает на работу впервые, сведения о трудовой деятельности оформляются в электронном виде.
- Трудовой договор и приказ о принятии на работу оформляются как обычно.
- Отчетность СЗВ-ТД направляется в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа.
Правила перехода на электронные трудовые книжки
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).
Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.
Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.
Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.
Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:
-
в МФЦ;
-
в ПФ РФ;
-
на портале госуслуг.
Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.
Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного
Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.
Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.
Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:
-
в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);
-
в датах приемов, переводов, увольнений;
-
в названиях организаций и должностей;
-
в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;
-
в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;
-
в записях о постоянных переводах.
В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.
Приведем пример изменений в ПВТР.
2. Прием на работу.
2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.
2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:
– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
4. Обязанности работодателя.
4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:
– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).
4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:
– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.
4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.
4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.
Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.
С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.
К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.
С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.
Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.
Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
- у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
- тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.
Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:
- Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
- Даты о приемах, переводах и увольнениях;
- Названия компаний и должностей;
- Наличие печатей;
- Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
- Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
- Наличие записей о переводах;
- Формулировки записей об увольнении.
С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.
Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:
- компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
- сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.
Пример:
Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться вся та же информация, что и в сегодняшних бумажных книжках. За исключением информации об образовании и награждениях – их в электронном аналоге не будет.
Все данные о трудовой деятельности граждан будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда, которую начали формировать с 2020 года. Для этого работодатели должны будут передавать в ПФР все сведения о кадровых изменениях.
Вся информация по электронным трудовым книжкам за 15 минут в нашем экспертном видео:
Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019г. об электронных трудовых книжках вступил в силу с 1 января 2020 года. Закон вносит изменения в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Трудовой кодекс дополнили статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», где закреплены обязанности работодателей передавать сведения о кадровых изменениях в ПФР.
Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.
Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.
Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.
Ответим на самые часто задаваемые вопросы.
Да, если в 2020-м году к вам поступает на работу человек, у которого еще нет трудовой, вы обязаны завести на него бумажную трудовую, и одновременно отправить сведения о приеме по форме СЗВ-ТД до 15 числа следующего месяца. Не нужно будет заводить бумажные трудовые только с 1 января 2021 года.
Нет, вести электронные трудовые будет ПФР. Задача работодателя только отправлять туда данные об изменениях. Если до этого у вас уже был электронный документооборот с ПФР, новый отчет вы будете отправлять в том же порядке, что и раньше. Если раньше вы «общались» с ПФР только на бумаге, при необходимости нужно будет обеспечить возможность отправлять отчеты в электронном виде.
Готовьтесь к изменениям вместе с сервисом «Моё дело»
С нами вы сможете заполнять любые отчёты, получать консультации специалистов и будете первыми узнавать о новостях.
Только Пенсионный фонд и сами граждане по своей трудовой деятельности. Работодатели при приеме сотрудников будут получать сведения о предыдущих местах работы от самих сотрудников в электронном или бумажном виде.
Получить такие сведений после перехода на ЭТК можно:
- у своего работодателя (только по периоду работы у него). Для этого нужно обратиться к нему с заявлением лично или по электронной почте, где указать, в каком виде нужны сведения: в бумажном или электронном виде. Работодатель должен предоставить их по форме СТД-Р не позднее трех рабочих дней, а при увольнении – в день увольнения.
- в отделении ПФР, в МФЦ;
- через личный кабинет на сайте ПФР или на Едином портале предоставления государственных услуг (госуслуги).
Соответственно, при устройстве на новую работу человек будет давать работодателю уже не бумажную трудовую (если отказался от нее) а сведения из электронной базы.
Допустим, человек имеет трудовой стаж, и бумажная трудовая у него есть, но какое-то время он не работал и по состоянию на 31.12.2020 года не был трудоустроен. За ним сохраняется право подать заявление о выборе способа ведения трудовой, когда устроится на работу.
То же самое касается тех, кто был трудоустроен, но в переходный период не работал и до конца 2020 года заявление не подал (был отстранен от работы, находился в отпуске или на больничном).
Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.
Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.
Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые
С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.
Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.
- Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ
-
Пример заявления 216.1 КБ
-
Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ
Подробно о сути изменений до 31 октября 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:
- Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
- Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
- Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2020 году бумажную трудовую еще могут оформить.
- При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
- Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Каждый работник по 31 декабря 2020 года мог выбрать способ ведения трудовой книжки. При этом в тексте Закона указано, что работник «подает» заявление до установленной даты (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Следовательно, каждому сотруднику предоставлено право выбора, но обязанность сделать это прямо не прописана.
Кроме того, нет четко установленной ответственности, если заявление работник не подал. Специалисты Минтруда допускают, что такого сотрудника можно привлечь к дисциплинарному взысканию. Однако, они не указывают, в какой форме это сделать (Письмо Минтруда от 12 февраля 2021 г. № 14-2/ООГ-1202, далее – Письмо № 14-2/ООГ-1202, ст. 192 ТК РФ). Более того, привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности можно спустя месяц после обнаружения проступка и не позднее шести месяцев с момента его совершения (ч. 3 и 4 ст. 193 ТК РФ). В нашем случае – сроки истекли: прошло больше года с тех пор, как работнику следовало подать заявление (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Административный штраф за правонарушение в сфере труда грозит тому работодателю, который по 31 октября 2020 года не уведомил сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ, ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, ПП РФ № 887). Иных уточнений ни в Законе, ни в судебной практике по этому вопросу нет.
Как мы убедились, выбор – электронная трудовая книжка или бумажная – это право и волеизъявление работника, нежели его обязанность (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В свою очередь, у компании нет требования запрашивать у сотрудника этот документ, в том числе и в новом 2022 году.
|
Совет Не пугайте работника ответственностью и не торопитесь к ней привлекать. Закон изменился недавно. Помните, в случае спора ГИТ и суды часто занимают позицию работника. Старайтесь не превышать свои полномочия и разрешите ситуацию мирно. |
Если договориться с работником не удалось, займите выжидательную позицию. Как мы выяснили, вас не оштрафуют за то, что сотрудник не желает выбрать способ ведения трудовой книжки. Если работник не подал заявления – это не относится к неполными сведениям для формы СЗВ-ТД (ст. 66.1 ТК РФ, Постановление Правления ПФ РФ от 25 декабря 2019 г. № 730п, далее – Постановление ПФР № 730п).
Это сведения, которых пока нет. Выполняйте свои повседневные трудовые обязанности аккуратно и в срок, в частности, по подаче информации для электронной книжки. Позвольте работнику написать заявление позже, когда он будет уверен в своем решении.
Многие считают, что с 1 января 2021 года переход с бумажной трудовой книжки на электронную разрешен лишь определенной категории работников (далее – Перечень). Среди них те, кто (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):
- не имели работы в конце 2020 года, но уже трудились по трудовому договору ранее;
- находились на больничном, в длительном отпуске;
- были отстранены от работы.
Такие работники и сейчас имеют право выбора: бумажная трудовая или электронная.
Однако специалисты ПФР разъясняют, что перейти на электронную трудовую книжку вправе любой сотрудник, даже если он не относится к Перечню (Письмо ПФР от 26 февраля 2021 г. № С-4583-08/7697). Поэтому и в 2022 году кадровик может принять от работника заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде, после чего внести об этом запись в бумажную, выдать ее сотруднику и направить в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД (ст. 66.1 ТК РФ, Постановление ПФР № 730п).
Образец заявления скачайте здесь.
Как заполнять отчет СЗВ-ТД и в какие сроки его сдавать читайте в экспертном материале.
При этом с 1 января 2021 года работодатель действительно не обязан принимать заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде от работников не из Перечня (Письмо ПФР № С-4583-08/7697). Но до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о переходе на электронный формат, кадровик будет вносить записи в бумажный вариант (ст. ст. 66, 66.1 ТК РФ, Письмо № 14-2/ООГ-1202).
|
Напоминаем! Кадровик не обязан снова уведомлять всех своих работников о праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Разъяснить это право имеет смысл лишь сотруднику из Перечня (ст. 66.1 ТК РФ). Остальные работники либо уведомлены до конца октября 2020 года, либо при трудоустройстве по новому месту с 2021 года уже должны были сделать свой выбор у прежнего работодателя (ПП РФ № 887).
Обратите внимание! Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки только в электронной форме, возврат к бумажному виду закон не предусматривает. |
Поделиться статьей:
Добавили три статьи, которые дают возможность все документы, связанные с трудовыми отношениями, создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде:
Статья 22_1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Статья 22_2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
Статья 22_3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
И для работодателя, и для работника это право, а не обязанность. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может отказаться, даже если работодатель его внедрил.
Не все документы можно перевести в электронный вид. Строго на бумаге должны остаться:
- трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.
Работодатель создаёт документ в электронной форме, подписывает электронной подписью и выгружает в систему. Сотрудник в своем личном кабинете читает документ и подписывает. Таким же образом сотрудник может отправить заявление работодателю, например, о выдаче справки о доходах, и получить документ в электронном виде в своем личном кабинете.
Электронный документооборот разрешено применять не только с сотрудниками, но и с соискателями при приеме на работу.
КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой системе. Платформа «Работа в России» будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Доступ через портал «Госуслуги». Это бесплатно и для организации, и для работников. Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам. Порядок работы с системой пока не разработан.
У организаций есть право использовать любую собственную разработку или другую коммерческую систему. В этом случае нужно будет потратиться на её создание или покупку.
Если вы решили перейти на КЭДО, нужно создать внутренний регламент с описанием порядка работы с системой. Можно разделить регламент на две части: порядок перехода и порядок ведения кадрового электронного документооборота. Ключевые моменты, которые нужно описать:
- ответственное лицо;
- выбранная система;
- дата начала работы в системе;
- порядок доступа к системе;
- сроки уведомления сотрудников и форма уведомления;
- сроки для ответа и ознакомления с документами;
- перечень документов, в отношении которых применяется электронная форма;
- категории сотрудников, в отношении которых вводится КЭДО;
- порядок проведения инструктажа;
- порядок взаимодействия с профсоюзом;
- сроки хранения документов;
- сроки передачи в архив.
Ознакомьте всех сотрудников с этим положением, направьте им уведомление о переходе на КЭДО и получите ответное согласие или отказ. Отказавшиеся сотрудники при желании смогут присоединиться к КЭДО позже. Те, кто согласился сразу, наоборот, уже не смогут вернуться к документам на бумаге.
Если работник не написал ни согласие, ни отказ, его документы остаются в бумажной форме.
Получать согласие нужно только от работников, у которых уже есть трудовой стаж. Если устраивается на работу сотрудник, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, получать у него согласие не нужно. Он автоматически переводится на КЭДО, если работодатель его применяет.
С сотрудниками, которые согласились на электронный документооборот, нужно провести инструктаж по работе с системой и оформить для них электронные цифровые подписи за счёт работодателя.
Электронные кадровые документы нужно хранить и передавать в архив. Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажных. Для передачи документов в архив нужны единые требования к формату и составу документов. Их введут в действие с 1 марта 2023 года.
Если ваша организация была участником эксперимента по использованию кадровых электронных документов и приняла решение оставить КЭДО, завершить переход нужно до 1 июля 2022 года.