Какие документы можно подать в ФНС на бумаге, а какие только в электронном виде
Итак, авансовый отчет без кассового чека можно дополнить БСО. Чтобы к расходам не было претензий, БСО должен отвечать требованиям закона.
В настоящее время большинство продавцов должны формировать БСО с помощью автоматизированных устройств, по сути, приравненных к онлайн-ККТ, а такие БСО равнозначны чекам ККТ.
Подробнее читайте в статье «Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)».
Какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2022 года
БСО – бланки строгой отчетности, применяются при оказании услуг. БСО могут быть изготовлены:
на кассовом аппарате — должны содержать те же реквизиты, что и кассовый чек;
типографским способом – могут использоваться только в определенных случаях.
Товарный чек – документ, который подтверждает факт оплаты и отгрузки товара .
Его выдают:
вместо чека ККТ – в отдельных случаях,
наряду с кассовым чеком при продаже некоторых товаров.
БСО, изготовленное типографским способом, а также товарные чеки могут заменить кассовые чеки в следующих случаях:
До 1 июля 2021 года – ИП без найма на любом налоговом режиме, включая УСН, при оказании услуг или выполнении работ, а также торговле товарами собственного производства.
После 1 июля 2021 года – ИП на патенте (кроме розницы, общепита и перевозок), а также ИП и юрлица при расчетах в удаленных и труднодоступных местностях.
С 1 июля 2019 года бланки строгой отчетности можно печатать только через онлайн-кассу. Использовать БСО, отпечатанные в типографии, запрещено. Все реквизиты БСО сейчас почти ничем не отличаются от реквизитов чека онлайн-кассы:
наименование,
порядковый номер,
дата, время и место (адрес) расчета,
наименование организации или фамилию, имя, отчество ИП,
ИНН,
система налогообложения продавца,
признак расчета (приход, расход, возврат прихода, возврат расхода),
наименование товаров, работ, услуг (если их можно определить в момент оплаты),
платежа, выплаты, их количество, цену за единицу в рублях с учетом скидок и
наценка, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС плательщиком налога. ИП на спецрежимах, кроме тех, которые торгуют подакцизными товарами, не указывают в БСО наименование товара (работы, услуги) и его количество до 1 февраля 2021 года,
сумма платежа (с указанием НДС и суммы налога),
форма и сумма расчета наличными деньгами или в безналичном порядке,
должность и фамилия сотрудника, который оформил и выдал покупателю БСО. Исключение: расчеты через автоматические устройства в безналичном порядке в интернете,
регистрационный номер онлайн-ККТ,
заводской номер фискального накопителя,
фискальный признак документа,
адрес сайта ФНС России, на котором можно проверить платеж,
абонентский номер или адрес электронной почты покупателя при передаче БСО в электронной форме или сайт, на котором такой документ можно получить,
адрес электронной почты продавца при передаче покупателю БСО в электронной форме,
порядковый номер фискального документа,
номер смены,
фискальный признак сообщения,
заводской номер автоматического устройства для расчетов, если оплату принимают через такое устройство,
QR-код,
место (адрес) установки автоматического устройства для расчетов, с применением которого был расчет, – при расчетах с применением автоматических устройств.
Использовать типографскую версию БСО могут только те, кто освобожден от использования ККТ. Но в этом случае бланки строгой отчетности будут только для внутреннего использования, так как те, кто освобожден от применения кассы, вправе не выдавать покупателям вообще никаких документов — ни чеков, ни бланков.
Все об изменениях в федеральном законе «О применении контрольно-кассовой техники» — в записи нашего вебинара.
Штрафы за нарушения по онлайн-кассам в 2022 году
Переход на новый ФФД 1.2: сроки, изменения, реквизиты чеков
Как снять с учета онлайн-кассу
Этикетки для Wildberries: шаблон и печать онлайн
Работа на маркетплейсах: с чего начать продажи
Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
Вопросы и ответы про маркировку товаров
Ozon или Wildberries: где выгоднее торговать? Сравниваем маркетплейсы
Как оформить возврат от покупателя
Кто может быть самозанятым в 2021 году
Кассовые чеки без QR-кода не применяют для подтверждения расходов
Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму.
Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.
Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму. Здесь возможны такие варианты:
работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано;
сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано;
сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали.
Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).
Важно!
Пробивать чек ККТ при возврате неизрасходованного аванса не нужно – это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован.
Перерасход аванса считается обоснованным, если работник:
израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).
Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.
Такие правила следуют из ст. 22 ТК РФ, пунктов 6–6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему выдают из кассы. Для этого оформляют расходный кассовый ордер.
Важно!
Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет.
В-третьих, бухгалтер должен убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.
Оправдательные документы такие:
чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.
После того, как бухгалтер проверил авансовый отчет, его утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который также устанавливается руководителем. Так сказано в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
первичные документы, подтверждающие расходы.
В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд. Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов.
Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2019 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2016). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.
Если работник приобрел электронный билет, при возвращении из командировки он прилагает к авансовому отчету его распечатку, а также подтверждает оплату билета.
Форма электронного билета зависит от вида транспорта:
маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);
контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);
квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).
Оплату билета подтверждает один из документов:
чек ККТ;
слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.
Если работник отправился в командировку на самолете, то в дополнение к билету необходимо потребовать с него посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета.
Такой вывод следует из пункта 84 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82, и писем Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 01.09.2016 № 03-03-07/50992, от 19.06.2015 № 03-03-07/35548.
С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).
Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства.
Особенности авансового отчета без кассового чека
В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:
при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).
А в пункте 1 ст. 252 НК РФ сказано, что документы должны быть оформлены с учетом требований законодательства РФ.
Поэтому при покупке материалов у ИП, находящегося на спецрежиме в виде ЕНВД, за наличный расчет через подотчетное лицо без кассового чека, оформленного с применением онлайн-кассы в установленном порядке (в том числе содержащего обязательные реквизиты кассового чека), риск исключения затрат из налоговых расходов велик, особенно если предъявленный продавцом чек не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа.
* * *
Расходы по авансовому отчету, к которому приложены чеки продавца материалов (ИП, уплачивающего ЕНВД), оформленные не с помощью онлайн-кассы, могут быть квалифицированы как затраты, не имеющие надлежащего документального подтверждения.
[1] «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
В кассовых документах исправления не допускаются. Это правило распространяется на «самодостаточные» товарные чеки и БСО. Если в этих формах допущена ошибка, их нужно оформлять заново. Практика показывает, что безупречное оформление товарных чеков и БСО — скорее исключение, нежели правило. Случается даже, что командированные работники предъявляют в бухгалтерию БСО несуществующих гостиниц. Некачественные документы порождают налоговые риски. Можно ли по этим соображениям не принять авансовый отчет? Такой подход влечет списание затрат за счет работника.
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
Продавцы (ИП, организации), занимающиеся розничной торговлей и применяющие ПСН или ЕНВД, до 01.07.2022 были вправе не использовать ККТ. До 01.07.2022 могут не применять ККТ организации и ИП на ПСН и ЕНВД, оказывающие определенные услуги, а также ИП на ПСН и ЕНВД, ведущие деятельность в сфере розничной торговли или общепита, если у таких предпринимателей нет работников (ч. 7.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2022 № 290-ФЗ ). Вместо кассового чека они выдают покупателям товарные чеки .
Продажа товаров за наличный расчет обычно подтверждается выдачей покупателю кассового чека. При применении онлайн-касс обязательные реквизиты чека ККТ содержат всю необходимую информацию о продавце и о реализуемых товарах (наименование, цена, стоимость). А потому составление одновременно с кассовым чеком товарного чека не требуется. А если кассовый чек не выдан или утерян? Действителен ли товарный чек без кассового чека?
В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Нефискальный отчет — это документ, который некоторые АЗС, например Роснефти, сейчас выдают непосредственно перед заправкой, а настоящий чек пробивают, только когда водитель уже наполнил бак. Внешне отчет очень похож на обычный чек, в нем есть все данные заправки, а также стоимость бензина, марка и литраж. Но списать расходы по нему не получится, поскольку в нем нет таких обязательных реквизитов, как заводской номер кассового аппарата и номер электронной защитной ленты, и на нем четко написано, что он не предназначен для учета (см. рисунок).
Не запутаться в них поможет наша статья. В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет Итоги В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:
Далее при использовании приобретенных ТМЦ в деятельности организации производится их отпуск. Согласно п. 100 Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-8), требование-накладная (может быть разработано на основе типовой межотраслевой формы N М-11), накладная (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-15). Образцы типовых форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
Суды отметили недостатки в товарных чеках, прилагаемых к авансовым отчетам. Например, нет информации, по которой можно было бы определить, кто подписал чеки. В некоторых документах не указана дата составления, не заполнены графы «количество», «цена товара», «подпись продавца».
Первый случай — вы осуществляете специфические виды деятельности, перечисленные в п. 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее — Закон N 54-ФЗ). Например, к таким видам деятельности относится торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив, торговля на рынках и ярмарках, прием от населения стеклопосуды и пр. Полный перечень видов деятельности, ведя которые вы можете обходиться без ККТ.
Ранее, в период действия старой редакции Закона N 54-ФЗ, существовала положительная для налогоплательщиков судебная практика. В постановлениях ФАС Московского округа от 02.04.2010 N КА-А40/2846-10 по делу N А40-48569/08-14-170, Одиннадцатого ААС от 20.01.2014 N 11АП-21855/13 судьи отмечают, что НК РФ не установлен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций. Поэтому при решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов для целей исчисления налога на прибыль необходимо исходить из того, подтверждают представленные налогоплательщиком документы произведенные им расходы или нет. То есть условием для включения понесенных затрат в состав расходов является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически понесены. В свою очередь, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.02.2008 N А56-52410/2006 судьи прямо указали, что чеки контрольно-кассовой машины не являются единственными документами, подтверждающими командировочные расходы на проживание в гостинице.
Например, продолжать работать без кассового аппарата и после 1 июля 2022 года смогут организации (на ПСН и ЕНВД) и ИП (на ПСН), занимающиеся оказанием ветеринарных и бытовых услуг, услуг по ремонту, техобслуживанию и мойке автотранспортных средств, а также занимающиеся размещением рекламы с использованием внешних и внутренних поверхностей транспортных средств (часть 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). Виды деятельности, по которым можно не применять ККТ, перечислены в пп.пп. 1-14 п. 2 ст. 346.26 НК РФ, пп.пп. 3, 6, 9-11, 18, 28, 32, 33, 37, 38, 40, 45-48, 53, 56, 63 п. 2 ст. 346.43 НК РФ. Указанные организации и ИП обязаны выдать представителю учреждения документ: товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу) в порядке, установленном п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ в редакции, действовавшей до 15.07.2022 (часть 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). В этом документе должны присутствовать его наименование, порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами четвертым-двенадцатым п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ. Название документа законодательством не регламентируется.
название;
серия;
нумерация БСО;
дата оплаты и дата оформления БСО;
наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
наименование и стоимость услуг;
должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
печать (при наличии);
выходные сведения типографии, изготовившая бланк.
При потере электронного билета расходы на перелет подтвердит справка авиакомпании, что командированный летел рейсом, указанным в билете. Если нет справки, Минфин разрешает обосновать расходы билетом и документами, косвенно подтверждающими перелет (письмо Минфина №03-03-05/12957 от 28.02.2019), — отметкой в загранпаспорте и т. п.
Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.
Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.
Во избежание налоговых нареканий заполнение отчета рекомендуется совместное — подотчетник подает данные бухгалтеру (ИП) и тот заполняет форму отчета с просмотром подтверждающих документов. В этом случае вероятность попадания в расходы необоснованных сумм сведется на нет.
в ст. 23 НК РФ устанавливается, что налогоплательщики, которые осуществляют операции с прослеживаемыми товарами, должны подавать в ФНС отчёты, содержащие соответствующие реквизиты;
в ст. 169 НК РФ устанавливается, что в электронном виде счета-фактуры выставляются во всех случаях, кроме исключений, установленных законодательством (экспорт и сделки с физическими лицами).
В счёте-фактуре на выполнение работ или оказание услуг заполняются номер документа и дата его оформления (1, 1а), сведения о продавце и покупателе (2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б), сведения об оплате и валюте (5, 7), сведения о государственных заказах (8). Не заполняются строки 3 и 4.
Форма документа утверждена в Приложении № 1 Постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137. После подписей руководителя и главного бухгалтера или перед таблицей можно добавлять новые строки с реквизитами, если есть такая необходимость (письмо ФНС от 18.07.2012 № ЕД-4-3/11915).
Определение реализации дано в ст. 39 НК РФ — передача товар, работ и услуг на возмездной основе. При реализации товаров или услуг, облагаемых налогом на добавленную стоимость, возникает обязательство выставления счетов-фактур — документов, удостоверяющих фактическую отгрузку товаров, выполнения работы или оказания услуг.
Электронный документ должен быть заверен квалифицированной электронной подписью. « Астрал-ЭТ » — надёжная подпись, которая подходит не только для электронного документооборота, но и для работы на госпорталах и участия в торгах. С помощью «Астрал-ЭТ» можно подписывать любые отчётные документы.
Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.
Изменений по авансовым отчетам в 2020 году (равно как и в 2019 году) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
возвращения работника из командировки.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.
Отмечено, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. При этом российское законодательство предусматривает случаи, когда документ составляется только на бумажном носителе. Информация в электронном виде, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, считается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. НК РФ такие случаи не определяет.
Под таблицей работник проставляет свою подпись и расшифровывает ее. После того как отчет сдан работником, он проверяется и дозаполняется работником бухгалтерии, затем передается на утверждение руководителя. Если в организации или у предпринимателя отсутствует бухгалтер, то сотрудник должен сдать заполненный документ в те же сроки, но непосредственно руководителю.
«Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2020 — 2021» ;
«Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса» ;
«Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)» ;
«Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами» .
порядковый номер отчета;
расписка о получении отчета, в которой помимо подписи бухгалтера и ее расшифровки фигурирует дата сдачи, сумма расходов и данные отчитывающегося лица;
сумму расходов, принятую к учету в таблице на оборотной стороне и ее последний столбец;
таблица с указанием размера аванса, количества израсходованных средств и суммы остатка;
бухгалтерская запись.
Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88.
«Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2020 — 2021» ;
«Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса» ;
«Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)» ;
«Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами» .
С 1 июля 2021 года типографские БСО станут запрещены. После этой даты бланки необходимо будет печатать только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 1.1, п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Фактически такой бланк будет мало отличаться от обычного онлайн-чека. Данные о нем так же автоматически попадут в ИФНС. Вывод: с 1 июля 2021 года от продавцов нужно требовать онлайн-чек или распечатанный на кассе БСО.
Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?
Иногда бывает такая ситуация – подотчетное лицо ездит по рабочим делам, а в организации срочно появилась необходимость в том или ином товаре. Зачастую в таких случаях сотрудник тратит на покупку свои личные средства, не возвращаться же специально за деньгами в офис. Он покупает необходимый товар, берет чек или другой документ, подтверждающий факт совершения сделки, а затем, вместе с авансовым отчетом, предоставляет все документы в бухгалтерию компании.
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Каждый работодатель волен установить тот размер суточных, который считает нужным. При этом не возбраняется утвердить разные величины суточных для различных категорий работников. Например, суточные руководителя могут быть выше, чем суточные инженера. Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том, на что потратил суточные. Проще говоря, работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию первичные документы и авансовый отчет по суточным.
Так, например, есть решение суда, в котором указано, что если подотчетное лицо оплатило услуги обучения, то, исходя из п. 2 ст. 272 НК РФ , датой признания затрат будет дата подписания акта приемки-передачи самих услуг. При этом момент утверждения авансового отчета и момент признания расходов по нему могут не совпадать. Правда, в том случае инспекторы наоборот настаивали на том, что командировочные расходы, связанные с обучением, нужно признавать в момент утверждения отчетов. Но суд отказал инспекторам, указав, что в силу п. 4 ст. 252 Кодекса , если затраты относятся одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (Постановление ФАС Уральского округа от 10.12.2009 № Ф09-9824/09-С3 ).
Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.
Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).
Однако отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита не позволит признать кассовый чек документом, подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы – расходы до предоставления этих документов принять к возмещению нельзя.
В соответствии с его нормами отсрочку до 1 июля 2021 года получили организации и ИП, применяющие ЕНВД, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в подп. 1-5, 10-14 п. 2 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ, в частности, оказание бытовых услуг по кодам видов деятельности в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, утвержденным Правительством РФ (оказание ветеринарных услуг; оказание услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автомототранспортных средств; оказание автотранспортных услуг по перевозке пассажиров и грузов и т.д.).
Если же сотрудник приходит в магазин как «обычное» физическое лицо, то это розничная покупка. Продавец выбивает чек без дополнительных реквизитов, а работник приносит его в бухгалтерию. При наличии ряда документов, о которых мы расскажем ниже, эту покупку можно включить в расходы. А вот вычесть входной НДС нельзя (см. «При покупке товаров в розничной торговой сети организация не может заявить «входной» НДС к вычету или учесть этот налог в составе расходов»). Такое положение дел существовало ранее, сохранится оно и в июле.
Можно ли учесть расходы, если к авансовому отчету приложен чек ККТ без QR-кода?
Разновидностью рассматриваемой нами платежной квитанции является чек залога нефискальный. Разберемся с понятием, что значит чек залога нефискальный.
С этим документом сталкиваться нам приходится гораздо чаще, чем мы подозреваем: к примеру, каждый раз, пользуясь услугами заправочных станций, и оплачивая покупаемое топливо, перед тем, как его зальют в бак заправляемого автомобиля. В подтверждение оплаты оператор АЗС выдает нефискальный отчет, подтверждающий, что клиентом внесен залог за услугу (продажу) которую еще не оказали. Такая нефискальная залоговая квитанция, как правило, распечатана на незарегистрированном печатном устройстве. Она является внутренним документом, и служит распорядительным документом на отпуск топлива для персонала, обслуживающего заправочный аппарат. После завершения отпуска топлива, оператор АЗС обязан выдать покупателю вместо нефискального чека залога аутентичный фискальный чек, распечатанный на зарегистрированной ККМ.
VIDEO
Форма КО-1 была утверждена еще в 1998 году. Бланк до сих пор применяется рядом хозяйствующих субъектов. Прежде чем получить в подтверждение своих расходов такой документ, работнику следует убедиться в соблюдении требований по его заполнению. Стандартно бланк состоит из двух частей. Верхние поля заполняются предприятием своими реквизитами, детализируется сама оплата (сумма, дата, за что, кем внесены деньги). Сотрудник с подотчетными деньгами получает на руки отрывную часть, на которой повторяются сведения из верхних полей.
Не спешите покупать мобильную кассу для подтверждения выдачи подотчетных средств. Налоговые инспекторы апеллируют к письму УФНС по г. Москве № 17-26/2/125945@ от 14 июня 2018 года. Оно говорит, что подотчетник должен выбить чек с признаком «расход» в момент оплаты наличными.
Однако квалифицированный эксперт в сфере бухгалтерского обслуживания ООО знает, что это необязательное условие. Статья 4.3 54-ФЗ говорит, что ККТ применяет «лицо, которое рассчитывается с покупателем». Таким образом, выбить чек — обязанность продавца. Работнику нужно лишь приложить чек к авансовому отчету.
Хотя наличие чека — святое, отсутствие документа — не всегда нарушение. Например, бухгалтерское обслуживание ИП без работников, торгующих в розницу, не требует наличия ККТ. В таком случае, объясните подотчетному лицу, чтобы тот просил у продавца хотя бы одно подтверждение легальности работы без онлайн-кассы:
письмо в произвольной форме со ссылкой на норму,
копию заявления о постановке на учет на ЕНВД,
копию патента (ПСН).
Если после выдачи подотчетных средств работник принес только товарный чек и квитанцию, отразите покупку в бухгалтерском учете и книге учета. Оприходовать покупку без чека позволяет п. 2 ст. 346.17 НК РФ.
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Накладки случаются и при подтверждении командировочных расходов:
Работник потерял посадочный талон на самолет. Запросите у авиакомпании справку о перелете с ФИО сотрудника, маршрутом, № рейса, № посадочного места, ценой билета и датой рейса. Справка платная, около 1000 рублей.
Однако можно попробовать признать расходы после выдачи подотчетных средств распечаткой электронного билета и приказом о командировке — иногда это помогает (письмо Минфина № 03-03-РЗ-84409 от 18 декабря 2017 года).
Работник ездил на своем авто в другой город и приложил чеки на топливо. Сначала попросите сотрудника составить путевой лист с маршрутом поездки, а затем отразите в бухучете расходы на бензин (пункт 7 ПП РФ №749 от 13 октября 2008 года).
Работник привез из гостиницы только счет. Гостиницы могут не применять онлайн-кассы до 2019 года, если принимают наличку и выписывают бланки строгой отчетности. Поэтому вы можете без опаски отразить расходы на проживание.
Воспользуйтесь услугой бухгалтерского обслуживания ООО от компании «Дельта Финанс», чтобы не беспокоиться о подтверждении выдачи подотчетных средств. Закажите бесплатную консультацию бухгалтера или позвоните по телефону +7 (495) 230-20-11. Наши клиенты не знают проблем с бухучетом — любая ошибка сотрудника застрахована на сумму операции.
Инспекторы часто снимают расходы, оплаченные подотчетниками. Почти все покупки за наличные нужно подтвердить кассовыми чеками. Но часто сотрудники не знают, чем обычные чеки отличаются от товарных, предварительных чеков и от слип-квитанций. Поэтому прикладывают их к авансовым отчетам, а кассовые чеки не приносят. У компаний потом возникают проблемы с проверяющими.
Чтобы исключить риски покажите подотчетникам и бухгалтеру на этом участке картинки из статьи. На них хорошо видно, чем товарные, предварительные чеки и слипы отличаются от обычных чеков. И предупредите, чтобы вместе с такими документами всегда прикладывали к авансовому отчету правильные чеки.
Таким образом, работнику, получившему на руки денежные средства под отчет, перед тем как соглашаться брать корешок БСО от поставщика услуг, следует убедиться, что на соответствующем документе вышеуказанные реквизиты присутствуют. Исключение — если корешок не является отрывной частью БСО, который формируется в соответствии с отдельными правовыми актами, например, если речь идет об авиабилете.
Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми подтверждающими документами», но не уточняется, какими именно.
Документы, прилагаемые к авансовому отчету, необходимы, с одной стороны, для подтверждения расходов, понесенных организацией, с другой — служат оправдательными документами о потраченных суммах для подотчетного лица. Правда, на практике инспекторы не снимают расходы только потому, что отсутствуют слипы. Но чтобы не рисковать, сохраняйте их или распечатывайте выписку по карте.
Бухгалтер может вести авансовую отчетность по унифицированной форме № АО-1 или же самостоятельно разработать формат, издав соответствующий приказ. Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.
Главное, приложите копию чека об отправке. В нем есть все необходимые данные. Важный момент. Смена адреса или имени / фамилии получателя — услуга платная (была от 50 р., сейчас, возможно, выше). Без приложенного к заявлению чека об оплате работа не начнется, поэтому, чтобы повторно не ехать на почтамт, заплатите сразу, как только у вас приняли заявление (даже если вам об этом не сказали, а заявление приняли и выдали квитанцию). Услуга по смене адреса и ФИО обычно занимает (по нашему опыту) около 5–7 рабочих дней (какие официальные сроки на выполнение этой заявки, я сказать не могу).
Предпринимателям, организациям, расположенным в труднодоступных отдаленных местах.
Однако отсутствие кассы не означает, что подтверждать факт покупки нечем. Вместо кассовых чеков указанные лица применяют иные документы (бланки строгой отчетности).
Похожие записи: