Что делать с возвратом неизрасходованной подотчетной суммы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать с возвратом неизрасходованной подотчетной суммы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

2. Возврат подотчётных средств на расчётный счёт

3. Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации

3.1. Ответ

4. возврат неизрасходованных денежных средств подотчетным лицом

5. В какие сроки работник должен вернуть неиспользованную в командировке сумму?

6. Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

7. Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

8. Расчеты с подотчетными лицами

9. Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Если сотрудник потратил не все полученные деньги, то должен вернуть их в установленные организацией сроки. Сумма возврата определяется после проверки и утверждения авансового отчёта, который сдаёт сотрудник.

Для отчёта по наличным расчётам сроки установлены указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У:

три дня после истечения срока, на который выданы наличные (срок руководитель определяет в приказе о выдаче подотчётных средств);
три дня после выхода на работу.

Для безналичных расчётов эти сроки не действуют. Работодатель, использующий такой способ, должен самостоятельно утвердить порядок расчётов с подотчётными лицами во внутренних документах. Можно использовать следующую формулировку:

«По денежным средствам, полученным под отчёт безналичным способом, авансовый отчёт предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчётные средства, но не ранее выхода сотрудника на работу».

К отчёту сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают расходы: чеки, квитанции, проездные билеты.

Бухгалтер проверяет отчёт и приложенные документы, рассчитывает сумму переплаты и направляет документ руководителю на утверждение. После этого излишне выданную сумму нужно вернуть работодателю.

Разъясните сотрудникам, какое назначение платежа нужно указывать при переводе. Его можно сформулировать в свободной форме, например, «Возврат неиспользованных подотчётных сумм» или «Возврат остатка подотчётных средств».

Верное назначение перевода позволит избежать проблем с налоговой. Если его не указать, то есть риск, что налоговая посчитает эту сумму доходами, увеличит за счёт этого перевода прибыль, и придется переплатить налог.

Если подотчётник забыл указать, что перечисленные деньги являются возвратом непотраченной части подотчётной суммы, направьте в банк пояснительную записку к платежу.

Возврат подотчётных средств на расчётный счёт

Некоторые банки берут комиссии за переводы. Если сотруднику пришлось доплатить свои деньги в виде комиссии за возврат подотчётных средств, то работодатель может сам решить, нужно ли её возмещать. Предусмотрите это в локальных актах:

если такой расход не предусмотрен, то вы не обязаны возмещать сотруднику затраты, а решив возместить, не сможете учесть их в расходах;
если расход предусмотрен, его можно учесть при расчёте налога на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и реализацией.

Все хозяйственные операции нужно оформить бухгалтерскими проводками. Для возврата денег на расчётный счёт применяйте следующие записи.

Операция	Дебет	Кредит
Неиспользованные подотчётные средства перечислены на расчётный счёт организации	51	71
Возмещение комиссии за перевод	73	51
Признание возмещения комиссии в расходах организации	91	73

Последнюю проводку можно оформить в учёте только при условии, что в локальном акте прописана обязанность работодателя возместить комиссию.

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
на госпошлины — 00000000000000000852.

Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения. Возможна ситуация, когда из‑за недостатка наличных денежных средств, а также по иным причинам учреждение выплачивает сумму перерасхода подотчетному лицу по истечении этого срока. Должно ли учреждение в таком случае уплатить проценты работнику в соответствии со ст. 236 ТК РФ?

Данная норма предусматривает, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после определенного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Несвоевременно возращенную подотчетному лицу сумму перерасхода можно отнести к другим выплатам, причитающимся работникам. Следовательно, ст. 236 ТК РФ предоставляется подотчетнику право требовать проценты в случае, когда учреждение не выплатило ему своевременно сумму перерасхода по авансовому отчету.

В заключение выделим основные выводы:

При выдаче денег под отчет необходимо проверять, числится ли за работником задолженность по предыдущим авансам.
Когда подотчетное лицо отчитывается по полученному авансу, очень важно, чтобы оно обеспечило достаточное документальное подтверждение понесенных расходов.
Учреждению нужно осуществлять контроль за своевременностью завершения расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать претензий контролирующих органов, а также чтобы не создавалось ситуации, когда работник может требовать уплаты процентов за несвоевременно выплаченную ему учреждением сумму перерасхода по авансовому отчету.

[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[2] Утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

[3] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

[4] Приложены к Письму ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263.

В. Никитин,
эксперт журнала
«Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», №11, ноябрь, 2016 г.

В кассу от подотчетного лица поступили неизрасходованные деньги. Можем ли мы из кассы выдать эти деньги другому подотчетному лицу?

Ответ

Если наличные денежные средства поступили в кассу не от реализации товаров (работ, услуг), то на расходование данных средств не накладывается никаких ограничений.

В рассматриваемом вопросе подотчетное лицо вернуло в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств, и, следовательно, организация вправе выдать данные денежные средства под отчет другому физическому лицу.

В соответствии с законодательством подотчетное лицо обязано отчитаться по расходам в течение 3 рабочих дней с момента окончания срока выдачи, указанного в приказе, но это не влияет на выдачу следующей подотчетной суммы.

Отчетность работника по авансу отражается в авансовом отчете:

для бюджетных и казенных учреждений – унифицированная форма 0504505
для коммерческих организаций – унифицированная форма N АО-1 или самостоятельно разработанная форма

Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре или от руки, или в распечатанной форме, где отражается:

сведения о получателе аванса
сведения о приложенных подтверждающих документах

Бухгалтером проверяется достоверность и целевое использование денег на основании приложенных документов и утверждается руководителем. После этого расходы списываются. Своевременность сдачи отчета необходима для списания этих сумм на расходы организации.

Также ведется подсчет израсходованной суммы. При меньших расходах – работник производит возврат, а при превышении расходов – организация возмещает излишне истраченную сумму.

Возврат неизрасходованного аванса может быть осуществлен работником через кассу или перечислением на счет организации, а также в счет удержания из заработной платы.

Подтверждение возврата через кассу – получение работником квитанции ПКО

Перечисление на счет организации (основанием для этого служит приказ руководителя) – работник получает чек из банка или при онлайн операциях чек можно распечатать. Но существует вероятность того, что с работника могут быть сняты проценты за перечисление, которые организация обязана возместить.

Возмещение из заработной платы на основании приказа и согласия работника (если работник не согласен, то деньги взыскиваются через суд в течение 1 года). Удержания должны быть не более 20% от заработной платы (после удержания НДФЛ). Также, если работник не согласен возвращать сумму аванса, необходимо начислить на эту сумму НДФЛ и страховые взносы, а при возврате этой суммы через суд налог и взносы нужно скорректировать.

Важно! Если неизрасходованный аванс не возвращен в срок, то эта сумма удерживается из зарплаты на основании приказа о взыскании (в произвольной форме и не позднее 1 месяца со дня окончания срока отчетности). На взыскание суммы нужно получить согласие на удержание в письменной форме.

Сотрудник вернулся из командировки 17.08.2022г. Сумма аванса – 15000 руб. Заработная плата – 30000 руб. Авансовый отчет своевременно не предоставлен, 23.08.2022 г. издан приказ на удержание аванса из заработной платы за август.

Вся сумма аванса из заработной платы за август не может быть удержана, так как составляет 50%, т.е. сумма, которая, может быть удержана (после удержания НДФЛ) составит:

30000 – 30000 * 0,13 = 26100 руб.

26100 * 0,2 = 5220 руб.

Работник будет перечислена сумма:

30000 – 30000 * 0,13 – 5220 = 20880 руб.

Оставшаяся сумма 9780 руб. (15000 – 5220) будет удержана из следующих начислений заработной платы.

Аналитический учет подотчетных авансов ведется в компании по каждой выданной сумме и каждому подотчетному лицу:

ФИО подотчетника
дата выдачи аванса
сумма аванса
способ выдачи (наличным или безналичным)
сумма использования (по отчету)
на что списано

Синтетический учет – на счете 71 плана счетов:

по дебету – выданные суммы
по кредиту – списанные суммы на основании отчета

возврат неизрасходованных денежных средств подотчетным лицом

Вопрос №1: Работник при возвращении из командировки предоставил больничный лист. Нужно ли оплачивать суточные?

Ответ: Суточные на период болезни не выплачиваются, так как работнику будет начислены другие суммы – пособие по временной нетрудоспособности.

Вопрос №2: Есть ли необходимость в составлении служебного задания, в оформлении командировочного удостоверения, в формировании отчета о выполнении задания?

Ответ: Необходимо при условии, если это отражено в локальных нормативных актах. При том, что эти документы для коммерческих организаций применять не обязательно, работодатель может предусмотреть их во внутренних нормативных актах: их оформление, форму (может применяться унифицированная форма) и порядок составления.

По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др. Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру. Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру. Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71. Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход. По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу. Учет всех сумм ведется в журнале-ордере. Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов. Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств. Рассмотрим основные проводки.

ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.

С 2015 года подотчетные суммы можно выдавать не только сотрудникам организации, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись.

Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами. Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя. Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен. Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг.

В какие сроки работник должен вернуть неиспользованную в командировке сумму?

Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника. Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм. Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков.

Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ.

Из кассы предприятия 25.04.16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров. В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

27.04.16 офис-менеджер приобрела канцелярские товары стоимостью 1000 руб., заполнила авансовый отчет, предоставила в бухгалтерию чеки и вернула остаток суммы в кассу. Бухгалтер оформляет такие записи:

ДТ50 КТ71 — 1000 руб. – внесен остаток средств в кассу.

ДТ10 КТ 71 – 1000 руб. – учтены канцтовары.

Для отображения сумм, израсходованных на представительские расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, можно использовать один платежный инструмент. Организация оформляет корпоративную карту. Затем по заявлению сотрудника выдает ее конкретному лицу, перечисляет туда подотчетные суммы.

Порядок движения платежных инструментов должен быть утвержден приказом руководителя. Образец:

ООО (название)

Директор (фамилия, инициалы, подпись) 14.03.16 г.

УТВЕРЖДАЮ: Порядок использования корпоративных карт

1. Данные о PIN-коде – это конфиденциальная информация. Держатели платежного инструмента не имеют права ее разглашать третьим лицам.

2. Отчет о командировке или другой документ, подтверждающий использование средств, нужно предоставить директору в течение трех дней с момента осуществления расчетов по карте (в т. ч. снятия средств) или со дня возвращения на рабочее место. К документу должны прилагаться чеки, подтверждающие движение денег.

Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия? Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:

в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т. д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.

Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись. Проверка Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами.
Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя. Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен.
Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг. Предоставление средств Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника.

Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

Бухгалтер оформляет такие записи: ДТ50 КТ71 — 1000 руб. – внесен остаток средств в кассу. ДТ10 КТ 71 – 1000 руб. – учтены канцтовары. Отражение операция на корпоративной карте Для отображения сумм, израсходованных на представительские расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, можно использовать один платежный инструмент. Организация оформляет корпоративную карту. Затем по заявлению сотрудника выдает ее конкретному лицу, перечисляет туда подотчетные суммы.

ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.

Основания С 2015 года подотчетные суммы можно выдавать не только сотрудникам организации, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор.

Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47. Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм 11 апреля секретарь ООО «Альфа Е. В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т.

д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля. 14 апреля руководитель «Альфы утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.). В учете бухгалтер «Альфы сделал такие проводки. 11 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой. 14 апреля: Дебет 10 Кредит 71– 1500 руб.

Генеральный директор (Ф. И. О.) Налоговый учет Пока сотрудник не предоставил отчет о командировке с документами, подтверждающими движение средств, расходы по НПП не списываются. Выданные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу. Не начисляются страховые взносы и не удерживается налог на доходы. НДФЛ Объектом налогообложения является доход, экономическая выгода от операции, выраженная в денежной форме.

В НК РФ не сказано прямо, что выданные под отчет средства, по которым сотрудник в установленные сроки не отчитался, не признаются доходом. Согласно ст. 807 ГК, такие суммы нельзя отнести на беспроцентный займ, поскольку деньги в собственность сотрудника не переходят, и договор между физическим и юридическим лицом не составляется. Поэтому не возникает дохода в виде материальной выгоды, по которому бы начислялся НДФЛ.

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен? В день их получения. Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Счет 55 применяется для отображения операций по корпоративной карте. К нему открывается одноименный субсчет. На дату списания средств в БУ формируется проводка: ДТ71 КТ55. Пример На корпоративную карту условного ООО, держателем которой является маркетолог, 10 июля 2015 года были перечислены средства в счет оплаты интернет-рекламы.

Несоблюдение этих сроков приведет к доначислению НДФЛ. Инспекция может посчитать, что выданные подотчетные суммы являются доходами физлиц. Поэтому сотрудник должен составлять отчет о каждом расходе средств.

На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения. Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа несколько отличается от общепринятых правил. То есть бюджетники обязаны в поле указывать расходный код бюджетной классификации.

Образец заполнения №1 — деньги на канцелярские товары Проводка: Дебет 0 208 34 560 Кредит 0 201 11 610. Скачать Образец заполнения № 2 — деньги на оплату интернет-услуг Проводка: Дебет 0 208 21 560 Кредит 0 201 11 610. Скачать Чем грозят ошибки в платежках на подотчет Перечисляя подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа заполняйте правильно, иначе у госучреждения возникнут проблемы:

Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.

Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм. Возврат неиспользованных подотчетных сумм Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается.
Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации. Большинство работодателей обозначает срок 3 дня. Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату.
Возврат средств можно осуществить двумя способами: Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах. Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне. Данное действие является в обязательном порядке наказуемым. Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы.

Суть По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др. Форма бланка утверждается руководителем.

Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру.

Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм. Возврат неиспользованных подотчетных сумм Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается.
Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации. Большинство работодателей обозначает срок 3 дня. Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату.
Возврат средств можно осуществить двумя способами:Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах. Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне. Данное действие является в обязательном порядке наказуемым. Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы.

Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм.
Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП). ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме.
Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой: Дт 71 Кт 51 (52). При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись: Дт 50 Кт 71. На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк). Подотчетное лицо обязано было не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Отчет проверялся в бухгалтерии и утверждался руководителем организации.

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

Дебет 50 Кредит 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?

Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.).

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

11 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

14 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 50 Кредит 71
– 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

На расчет налогов возврат сотрудниками неизрасходованных подотчетных сумм не повлияет. Это связано с тем, что подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят:

при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;

при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Расчеты с подотчетными лицами

Для начала

Нужно осмысленно выбрать то правовое основание, по которому вы будете требовать возврата денег за неоказанную услугу.

Про самые часто встречающиеся 2 основания мы рассказали выше.

Если вы не уверены на 100%

какое основание выбрать – лучше посоветуйтесь с нами.

После того, как вы определились

с тем, по какому законному основанию вы будете возвращать денежные средства, вам нужно, в зависимости от такого основания, составить претензию (требование) к исполнителю или отказ от договора оказания услуг с требованием о возврате денег.

Скачайте нужный вам образец претензии ниже

После составления претензии (отказа), его нужно вручить (отправить) исполнителю.

Здесь действуют стандартные правила:

Как правильно написать и вручить (отправить) претензию читайте здесь.

С момента вручения

Вашей претензии (отказа) или получения исполнителем почтового отправления отсчитайте 10 календарных дней.

Если в этот срок

вам не вернули денежные средства – переходите к следующему этапу

Обратите внимание,

что если ваше почтовое отправление не было получено адресатом по одной из следующих причин:

возврат письма за истечением срока хранения
адресат отказался получать письмо
адресат не находится по адресу
любая иная причина

то в этом случае не нужно пытаться во что бы то ни стало вручить письмо исполнителю, разыскивать его, обращаться в полицию или прокуратуру и совершать прочие бесполезные действия.

Частое заблуждение,

что для обращения в суд нужно обязательно получить письменный отказ будущего ответчика. Это не так.

Поскольку вы уже

устно обращались к исполнителю с претензией (требованием) и оставили (или вручили под роспись) один экземпляр вашей претензии (отказа от договора), то исполнитель знает о том, что вы от него хотите.

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, рублей
Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту	0 208 34 560	0 201 11 610	10 000,00
Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета	0 105 36 340	0 208 34 660	9500,00
Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер	0 201 34 510	0 208 34 660	500,00
Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными	0 210 03 560	0 201 34 610	500,00
Денежные средства внесены на расчетный счет	0 201 11 510	0 210 03 660	500,00

Подотчетное лицо обязано вернуть наличные средства в кассу в случае, если по окончанию командировки или по факту совершения хозяйственной операции у сотрудника образовался остаток неиспользованных средств, а также в ситуации, когда производственная операция по тем или иным причина была отменена. Подробнее о порядке учета и оформления возврата подотчетной суммы в кассу мы расскажем ниже.

Как же это сделать на практике?

Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.

Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.

Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:

в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.

Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Приказ МинФина № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». Таким образом, возврат на расчетный счет возможен, а в случае, если в организации работа с наличными сведена минимуму или вовсе отсутствует, является единственно возможным вариантом.

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

Об образовании дебиторской задолженности и ее размере сотрудник должен быть официально извещен. Подответное лицо может как согласиться с предъявленным вердиктом, так и попытаться опровергнуть его.

Возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм осуществляется не позднее 3 суток с момента окончания периода, установленного для возврата аванса под отчет (согласно УБР № 3210-У, п. 6.3). Это правило применимо только к возврату наличных сумм. Для безналичного расчета руководитель учреждения обязан установить расчетный порядок с подотчетными лицами самостоятельно. Кроме того, оба процесса фиксируются в нормативных документах предприятия.

Полученные деньги от подответного сотрудника отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет счета 50, кредит счета 71 – возврат финансов в кассу учреждения.
Дебет 52, кредит 71 – возврат сверх выданных финансов на валютный счет организации.
Дебет 94, кредит 71 – запись о долге подотчетного лица в случае невозврата неизрасходованных средств.
Дебет счета 51, кредит счета 71 – возврат излишне выданной суммы на банковский счет фирмы.

Если подотчетное лицо не вернуло деньги в срок, то этот факт надо отразить в бухгалтерском учете. При соблюдении ряда условий вы вправе удержать невозвращенную сумму из зарплаты работника. Если это не было сделано своевременно, то остается только возможность взыскания в судебном порядке.

На невозвращенную сумму нужно начислить страховые взносы. Это надо сделать на дату истечения одного месяца со дня, когда сумма должна была быть возвращена, либо на дату списания задолженности (в зависимости от того, какая дата наступила раньше).

НДФЛ следует удержать, когда становится понятно, что сумма у работника не будет ни удержана из зарплаты, ни взыскана в судебном порядке.

В бухгалтерском учете списанная сумма всегда признается прочим расходом, а в налоговом — не всегда.