Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личный листок по учету кадров в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При приеме на работу работник заполняет ряд документов, содержащих персональные данные о себе. К такому и относится личный листок по учету кадров. Это вспомогательный документ кадрового учета сотрудников, оформляемый на основе документов личного характера: паспорта, документов об образовании, трудовой книжки и т.д.
После трудоустройства все изменения в листок вносятся работником кадровой службы в соответствии с представленными сотрудником документами об изменении персональных данных.
Систематизированная в листке информация дает работодателю полную картину о работнике. Это его профессиональный портрет, позволяющий сделать выводы о том, на какую должность он сможет претендовать.
Разумеется, уровень мастерства сотрудника можно определить уже по истечении какого-то времени и результатам выполнения порученной работы. Но первоначальный портрет составить на стадии изучения листа тоже возможно. Работодатель сможет принять решение, давать ли новобранцу важную и ответственную работу.
Кто же заполняет лист по учету кадров? При приеме на работу сотруднику выдается бланк листка по учету кадров, который он должен заполнить собственноручно. Он содержит анкетные и биографические данные гражданина.
Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.
Стандартная форма включает в себя:
- Фотографию сотрудника.
- Данные персонального характера:
- ФИО работника полностью;
- дата и место рождения;
- национальность, гражданство;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и места жительства;
- сведения о семье.
- Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
- Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
- Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.
Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.
- В форму документа обязательно вклеивается фотография работника формата 4×6 см (в верхний правый или левый угол). Для этого может быть определены границы вклейки.
- Последовательно заносятся личные сведения гражданина в соответствии с документом, удостоверяющим личность:
- ФИО полностью,
- дата и место рождения.
Национальность не является обязательным реквизитом к заполнению, поэтому требовать это работодатель не имеет право. Гражданин может указать ее по своему желанию.
- Строка «Образование» содержит информацию о присвоенном статусе наиболее значимом. Например, закончив ВУЗ гражданин получает диплом о получении высшего образования, в этой строке он впишет «высшее».
Далее перечисляются сведения о полученном образовании, причем данные об образовательном учреждении, годах поступления и окончания, специальности и номере диплома (аттестата) того образования, которое является самым значимым. Тем самым гражданин подтверждает наличие образования, указанного в соответствующей строке.
- Владение иностранными языками заполняется по желанию сотрудника с уточнением уровня владения ими.
- Если присвоены ученая степень или ученое звание, а также имеются научные труды, их следует указать. Такая информация имеет значение для некоторых должностей, на которые претендует гражданин. Все указанные сведения должны иметь документальное подтверждение.
- Далее следует таблица об опыте работы, данные вносятся в обратном хронологическом порядке в соответствии с трудовой книжкой.
- Таблица о пребывании за границей может быть заполнена на усмотрение гражданина. Некоторые государственные учреждения требуют указать такие сведения.
- При наличии наград правительственного статуса, они перечисляются с указанием даты награждения и наименования.
- Сведения о воинском учете является необходимыми для кадровой службы, поэтому военнообязанные должны их заполнить.
- Семейное положение с реквизитами близких родственников заполняются по состоянию на момент оформления карточки.
- Обязательно указываются адрес регистрации и места жительства, а также реквизиты паспорта гражданина.
- Завершается документ датой его составления и личной подписью заполнившего его.
Сотрудник при приеме на работу вправе отказаться от заполнения личного листка, если поступает на работу в негосударственную структуру. Однако, государственные органы в этом случае будут вынуждены не допустить такого работника к исполнению должностных функций.
Заполненный пример личного листка в 2022 году:
более 30 онлайн-сервисов!
Ставка — от 0.01%
Срок — до 180 дней
Сумма — до 20 000 грн.
- Адвокаты
- Юристы
- Нотариусы
- Суды
- Прокуратуры
- Налоговые инспекции
- Государственные администрации
- Пенсионные фонды
- Полиция
- Центры занятости
- Винница
- Днепр
- Житомир
- Запорожье
- Ивано-Франковск
- Киев
- Кропивницкий
- Луцк
- Львов
- Николаев
- Одесса
- Полтава
- Ровно
- Сумы
- Тернополь
- Ужгород
- Харьков
- Херсон
- Хмельницкий
- Черкассы
- Чернигов
- Винница
- Днепр
- Житомир
- Запорожье
- Ивано-Франковск
- Киев
- Кропивницкий
- Луцк
- Львов
- Николаев
- Одесса
- Полтава
- Ровно
- Сумы
- Тернополь
- Харьков
- Херсон
- Хмельницкий
- Черкассы
- Чернигов
В документ, по сути представляющий собой анкету, вносятся данные о профессиональной деятельности, образовании, сведения о семье сотрудника.
Такая анкета не имеет унифицированной формы. Каждая организация имеет право составить ее по-своему.
Бумага заполняется один раз самим работником от руки. В ней отражается информация, подкрепленная:
- паспортом;
- военным билетом;
- дипломом об образовании;
- другой персональной документацией.
Все строки заполняются полно, односложные ответы недопустимы. Дополнение к личному листку по учету кадров заполняется, в случае когда какие-то данные изменяются.
Сотрудник может отказаться заполнять или подписывать документ, поскольку он не является обязательным.
Посмотрим подробнее, как заполнить личный листок по учету кадров.
В широком смысле слова личный листок по учету кадров представляет собой краткую характеристику работника с перечислением его профессиональных качеств и достижений, которую он сам же на себя и составляет. Отметим, что в личном листке содержатся персональные данные работника, а это значит, что работодатель должен будет в дальнейшем обеспечить сохранность этих персональных данных.
Формирование личных дел сотрудников 2022 год
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его профессиональных компетенциях и трудовой деятельности, сгруппированных в одно дело в соответствии с установленными требованиями.
Трудовой кодекс РК не обязывает работодателя оформлять личные дела на каждого работника. Но поскольку это очень удобный формат ведения кадрового учета, большинство специалистов по кадрам (HR — менеджеров) их оформляет. В крупных организациях порядок их формирования и ведения, как правило, закреплен внутренними нормативными документами, обязательными для применения.
Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения. В данном перечне такой вид документов имеет место.
Порядок оформления дел определяется Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.
В соответствии с Правилами дела по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя по форме, установленной Правилами, составление внутренней описи документов дела по форме, установленной Правилами, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.
Срок хранения определен Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения».
485 |
Личные дела (заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, трудовые договоры, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы): |
Постоянно |
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Бухгалтеры знают, как часто вносятся изменения в налоговое законодательство, но не меньше их происходит и в кадрах. В 2021 году в соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н обновились правила ведения трудовых книжек, а Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ отменил обязательный выпуск приказов о приеме на работу. Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше. От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете. Даже если вы обратились изначально к юристу и кадровому специалисту, составили все основные документы, разработали совместно формы и бланки, то это не значит, что даже полгода спустя они еще будут актуальными и законными. Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии, когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения. Кроме базовых правил и законов, таких как Трудовой кодекс или закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, существуют особые правовые акты. К примеру, Постановление Правительства № 252 от 28.04.2007 содержит список профессий и должностей творческих работников, на которых распространяется действие отдельных статей ТК. Кроме того, в зависимости от особенностей деятельности, закон предъявляет требования к квалификации сотрудников, к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы (они при длящемся нарушении увеличиваются в несколько раз). Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника (не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность). И наоборот — срочный договор заключают тогда, когда это делать запрещено. Работодатель, у которого нет в штате грамотного специалиста, может не знать, что его трудовые договоры несут финансовые риски. Пример: на период строительства объекта организация нанимает бригаду рабочих, с которыми заключает срочные трудовые договоры. При этом в контрактах не указывают привязку к дате окончания строительства, а просто пишут «на срок 3 года». Бригада выполняет работу быстрее — через 2,5 года, но уволить их только потому что объект сдан, нельзя, ведь у них договоры на 3 года, а не на 2,5. Если бы окончание срока трудового договора было привязано к дате завершения стройки и сдаче объекта — другое дело. Конечно, это только один пример, таких нюансов в оформлении трудового договора гораздо больше. Очень часто споры с сотрудниками возникают потому, что они не были ознакомлены с какими либо положениями в компании. Пример: работник из Санкт-Петербурга направляется в командировку в различные города, в каждой поездке он получал суточные в сумме 1 000 рублей в день, а в последней командировке только 500 рублей. Оказалось, что в положении о командировках организации указано, что для всех городов из приложенного к положению списка, суточные установлены в размере 1 000 рублей, а в остальные в размере 500 рублей. Но работник с этими условиями ознакомлен не был. В результате сотрудник имеет право потребовать доплаты, в т. ч. через суд, и шансы, что суд встанет на его сторону очень высокие. Знакомить сотрудника нужно с составными частями его зарплаты — расчетным листком (статья 136 ТК), с приказами, которые касаются его работы, например, о направлении в командировку, отпуск, а также при изменении условий договора — повышении зарплаты, в т. ч. Расчетные листки вообще работодатели почему-то не любят выдавать, а ведь за отсутствие этого, казалось бы, незначительного документа также установлены штрафы (от 30 тысяч до 50 тысяч рублей и выше). А чтобы доказать, что работники их получали на руки, нужно иметь подпись сотрудника, например, в реестре выдачи расчетных листков. Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:
Не отпускать работников на отдых или переносить отпуска просто так работодатель права не имеет. Если более двух лет подряд не давать отпуск сотруднику, то можно получить штраф по статье 5.27 КоАП (30-50 тысяч рублей и выше). Даже если сам работник согласен работать по несколько лет без длительного отдыха, то при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска. И это могут быть астрономические суммы, особенно если речь о руководителе, главбухе, топ-менеджере или другом высокооплачиваемом специалисте. Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2020 № 88-17219/2020 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к. он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность. Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты. Кроме того, т. к. ежегодно заработная плата индексируется, то в результате при увольнении работодатель заплатит сумму большую, чем заплатил бы, предоставляя отпуск ежегодно. Пример: в 2020 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2021 году — 1000 рублей. За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года. В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2021 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей. Если бы отпуск сотруднику предоставляли каждый год, то отпускные в 2020 году составили бы: 700 * 28 = 19 600 В 2021 году: 28 * 1 000 = 28 000 Всего — 47 600 рублей. Разница между суммами — 8 400 рублей. А еще нужно заплатить с нее взносы. Заполняем личный листок по учету кадров
|