Сдача авансовых отчетов подотчетным лицом в 2022 году с учетом последних изменений чеков ККТ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача авансовых отчетов подотчетным лицом в 2022 году с учетом последних изменений чеков ККТ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

1. С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение — возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

2. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

3. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
4. Утверждается руководителем.
5. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Образец заполнения авансового отчета в 2021 — 2022 годах

Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

• «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
• «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
• «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
• «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

В 2021 году бизнес-сообщество опасалось, что новым приказом ФНС лишит предпринимателей возможности подавать бумажные формы заявлений при регистрации онлайн-кассы. Об этом намерении свидетельствовал проект соответствующего документа, размещенный на сайте ведомства.

В итоге проблема исчезла. Приказом 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@ ФНС действительно ввела новые регистрационные формы и правила их заполнения при регистрации, перерегистрации и снятии с учета онлайн-касс для ИП в 2022 году.

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Своим приказом от 08.09.2021 № ЕД-7-20/801@ ФНС заставила операторов фискальных данных фактически в режиме реального времени предоставлять доступ к получаемой от онлайн-касс информации. Причем в электронном виде необходимые сведения должны быть предоставлены в течение 1 дня, а в бумажном – в течение 3.

Несмотря на то, что этот приказ не регулирует работу ИП, нужно понимать, что теперь ФНС будет знать о налогоплательщиках больше и получать информацию практически мгновенно.

По нормам нового законопроекта, проверять на рынках наличие онлайн-касс у ИП в 2022 году смогут непосредственно сотрудники управляющих компаний. Соответствующие изменения планируется внести в 271-ФЗ. Какие же права и обязанности получит руководство рынков:

1. При выдаче разрешения на долгосрочную аренду торгового места сотрудники рынков смогут проверять систему налогообложения ИП, наличие у него онлайн-кассы и соответствующей регистрационной карточки ККТ. Без наличия зарегистрированной техники торговать будет запрещено.
2. Если применять ККТ будут отказываться предприниматели, с которыми уже заключен договор аренды, то руководство рынка должно запретить им торговать на срок до 15 дней. В течении этих двух недель ИП обязаны купить и зарегистрировать онлайн-кассу. В противном случае закон требует расторгнуть договор аренды с таким предпринимателем.

Следует заметить, что в случае принятия этого закона, предприниматели на рынках смогут торговать без ККТ до 01.04.2022 года.

В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

• издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
• оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.

Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Как в 2022 году переводить деньги подотчетнику на его карту?

Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.

Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.

Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).

Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.

Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций.

Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.

Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:

• Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.

• Оформление подотчетных денег начинается с заявления подотчетного лица или приказа (распоряжения) работодателя.
• На основе этого документа наличные средства выдаются из кассы или расчетного счета после оформления платежных документов (РКО или платежного поручения).
• Чтобы отчитаться за потраченные подотчетные средства, сотруднику необходимо собрать подтверждающие документы и заполнить авансовый отчет.
• Если документы по подотчетным суммам оформлены с ошибками или авансовый отчет не представлен, а выданный под отчет аванс не возвращен, возникают налоговые риски.

В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс. Обязанность отчитаться по форме 0504505 возникает у сотрудника, получившего от работодателя деньги на следующие расходы:

• командировочные с учетом суточных;
• представительские;
• закупку товаров, работ или услуг;
• расчеты с контрагентами;
• и прочие целевые расходы за счет выданных авансов.

Авансовый отчет двухсторонний — то есть печатается на одном листе с двух сторон. Подотчетное лицо и бухгалтер могут заполнять форму вместе, но часто бухгалтеры предпочитают формировать документы самостоятельно — это допустимо.

Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых налоговая контролирует при проверке отчета:

1. Отчет должен быть оформлен от сотрудника компании на трудовом или гражданско-правовом договоре. Прочим лицам деньги под отчет выдавать нельзя.
2. Руководитель должен утвердить авансовый отчет. Расходы признаются той датой, в которую отчет утвержден. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут оспорить.
3. К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расходы: проездные билеты, чеки, квитанции и т.д. Они нумеруются в порядке записи в отчете.
4. В документах должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, то сотрудник должен попросить товарный чек. Иначе определить цель расхода и обосновать его не получится.
5. В документах должны быть проставлены даты расходов, иначе период их совершения подтвердить не получится. Соответственно, нельзя будет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.

Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах. Срок отчета – три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.

Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму.

Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму. Здесь возможны такие варианты:

• работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано;
• сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано;
• сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали.

Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Важно!

Пробивать чек ККТ при возврате неизрасходованного аванса не нужно – это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован.

Перерасход аванса считается обоснованным, если работник:

• израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
• предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.

Такие правила следуют из ст. 22 ТК РФ, пунктов 6–6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему выдают из кассы. Для этого оформляют расходный кассовый ордер.

Важно!

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет.

В-третьих, бухгалтер должен убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.

Оправдательные документы такие:

• чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
• товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.

После того, как бухгалтер проверил авансовый отчет, его утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который также устанавливается руководителем. Так сказано в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд. Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов.

Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2019 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2016). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

Если работник приобрел электронный билет, при возвращении из командировки он прилагает к авансовому отчету его распечатку, а также подтверждает оплату билета.

Форма электронного билета зависит от вида транспорта:

• маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);
• контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);
• квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).

Оплату билета подтверждает один из документов:

• чек ККТ;
• слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
• подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
• другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Если работник отправился в командировку на самолете, то в дополнение к билету необходимо потребовать с него посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета.

Такой вывод следует из пункта 84 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82, и писем Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 01.09.2016 № 03-03-07/50992, от 19.06.2015 № 03-03-07/35548.

С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).

Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства.

Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Важно!

Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.

Дополнительно отметим, что налоговые инспекторы при проверках уделяют авансовым отчетам по командировкам особо пристальное внимание.

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Вот какие требования налоговики предъявляют чаще всего:

1. Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
2. Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
3. Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
4. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Для документального оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу и последующего контроля за их расходованием необходимо оформить следующие документы:

• Заявление подотчетника либо распорядительный документ работодателя.

Выдать деньги под отчет банкиры позволяют только при наличии одного из документов, оформленного в письменном виде (п 6.3 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У):

• заявления подотчетного лица;
• Лраспорядительного документа работодателя (приказа, распоряжения и т. д.).

Оформляется такой документ на каждую выдачу наличных денег. Форма — произвольная, но с указанием (Письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

• ФИО подотчетного лица;
• цели получения подотчетных денег;
• размера подотчетной выплаты;
• срока ее возврата;
• подписи руководителя;
• даты и регистрационного номера.

Если подотчетные деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, в документе должны присутствовать детальные реквизиты, необходимые для оформления перечисления.

Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.

Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:

• служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
• приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
• уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если в документах подотчетных лиц имеются ошибки или к авансовому отчету не приложены подтверждающие документы, могут возникнуть разного рода риски, в том числе налоговые:

Вид нарушения в подотчетных документах

Возникающие риск

К авансовому отчету не приложены документы, подтверждающие расход

Невозможно признать расходы при расчете налога на прибыль. В «прибыльных» расходах допустимо учитывать подотчетные расходы, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ, и из них можно установить, какие расходы произведены (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915, от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4913, от 21.03.2019 № 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 № 03-03-06/1/18478) Риск доначисления НДФЛ. При отсутствии документального подтверждения расходов у сотрудников могут возникать доходы в натуральной форме (ст. 211 НК РФ). От обложения НДФЛ такие суммы не освобождаются (Письмо Минфина от 14.05.2018 № 03-03-06/1/31933) Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий: Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах. Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы). Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2021 году С конца марта 2020 года компании при выдаче подотчетных денег должны руководствоваться новыми правилами наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Они не изменили коренным образом прежние нормы из Указания от 07.10.2013 № 3073-У, но частично подкорректировали их. Новое указание предписывает производить наличные расчеты между компаниями, ИП и физлицами за счет налички, поступившей в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (Письмо ЦБ от 04.06.2020 № 45-19/5013). Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). В такой ситуации придется деньги сначала сдать в банк, а затем снять и уже затем выдать подотчетнику. Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится. Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует. Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату. Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту». Возмещение потраченных в интересах компании денег налоговая инспекция в одно время активно приравнивала к продаже. В понимании государства работник продавал работодателю товары, и нужно было удержать у него НДФЛ, а фирме начислить НДС (на ОСНО) и включить в налогооблагаемую базу (на ОСНО и УСН). Сейчас такие ситуации встречаются намного реже. В идеале на подобные покупки надо просить предоставить служебную записку с указанием причин, которые подвигли работника на трату собственных средств. Конечно, мало кто так делает, достаточно получить утверждение отчета начальником и можно сказать, что руководство признало затраты обоснованными. Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд. Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий. Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств: Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту; Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу; Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет. Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах: Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено; Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету; Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка. Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника. Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету. Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо. Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год. До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют. Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно. Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»). Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ. Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности. В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих. При работе с авансовыми отчетами мотивируйте персонал на их точное заполнение и предоставление всех необходимых документов: При приеме на работу ознакомьте сотрудников с положениями под роспись (после этого оправдания «я не знал» и «впервые об этом слышу» не рассматриваются). Не пожалейте времени на короткую памятку, она избавит от лишних вопросов. Напомните об ответственности и последствиях предоставления поддельных документов – снимут не только расходы с организации или ИП, работнику придется отдать 13% от суммы в качестве НДФЛ и возместить ущерб работодателю (возможно в судебном порядке). Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки Выдача денежных средств оформляется либо расходным кассовым ордером (РКО), либо списанием безналичных денежных средств. В обоих документах по выдаче денежных средств есть операция специального вида: 1. В Расходном кассовом ордере (Казначейство / Касса / Расходные кассовые ордера) — операция Выдача подотчетнику. Для оформления выдачи подотчетнику заходим в Казначейство — Касса — Расходные кассовые ордера и создаем новый РКО с видом операции Выдача подотчетнику. В РКО на вкладке Основное заполняем дату выдачи, операцию (Выдача подотчетнику), кассу выдачи, ФИО подотчетного лица (из справочника физ. лиц), подразделение, сумму и в какой срок необходимо отчитаться. Для отражения факта оплаты поставщику подотчетным лицом заходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению, становимся на строку с нашим подотчетником и нажимаем Оформить авансовый отчет. По умолчанию система весь остаток задолженности по подотчетнику отразит на вкладке Расходы. Для переноса суммы на вкладку Оплата поставщикам в табличной части на строке с суммой двойным кликом выводим панель команд, где выбираем Перенести строку в оплаты поставщикам. На остаток задолженности оформим возврат денежных средств в кассу организации. Для этого в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению нажимаем на Оформить платеж и выбираем Возврат наличными. Система создаст уже предзаполненный на неизрасходованный остаток денежных средств Приходный кассовый ордер по операции Возврат от подотчетника. Из письма ведомства можно сделать два вывода. Во-первых, выдача денег работнику под отчет равно, как и возврат им неизрасходованных средств, не подпадают под определение «расчетов», приведенное в Законе N 54-ФЗ (ст. 1.1 Закона от 22.05.2022 N 54-ФЗ ). Стало быть, применять ККТ не надо так же, как и в случае выдачи сотруднику зарплаты, материальной помощи и иных выплат (п. 3 Письма ФНС от 10.08.2022 N АС-4-20/15566@ ). В 2022 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт от 19.06.2022 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы. Выбивать ли чек ККТ на подотчетные расходы Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2022 году. По Приказу Минфина от 01.07.2022 № 65н, произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ. Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств подотчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (Письмо от 21.07.2022 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике, в Положении о расчетах с подотчетными лицами, и в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом. В августе 2022 года Центробанк утвердил новый порядок выдачи в подотчет в 2022 году. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам, Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества. Но 19.06.2022 ЦБ внес изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (Указание Банка России от 19.06.2022 N 4416-У), вступившие в силу 19.08.2022. Благодаря поправкам в пункте 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2022 № 3210-У обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Теперь обосновывать передачу денег работнику разрешено двумя способами: Еще одно новое правило подотчета с 1 июля 2022 года – возможность использования в качестве подтверждающих документов распечаток из мобильных приложений, ссылок для скачивания и SMS. То есть, если продавец в качестве подтверждающего документа предоставляет файл в таком формате, его можно скачивать, распечатывать и прилагать к авансовому отчету. Это не запрещено – более того, закреплено в Письме Минфина 21.04.2022 № 03-01-15/24307. Разбираемся с новыми правилами для подотчета С 1 июля компании и ИП, оказывающие услуги, должны формировать БСО или обычные кассовые чеки на онлайн-кассах в фискальном режиме. Следовательно, если человек, например, оплатил мойку авто в командировке (или другие услуги), он уже не может сдать в бухгалтерию бумажную квитанцию. Он должен принести новый БСО в котором есть все обязательные реквизиты кассового чека. Бухгалтеры должны выдавать работникам деньги в подотчет по новому порядку. Старый порядок использовать нельзя. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила ответы на все вопросы. С 2021 года бухгалтеры должны выдавать работникам деньги в подотчет по новому порядку. Старый порядок использовать нельзя. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила ответы на все вопросы, а также образцы документов на подотчет с учетом изменений. С 2021 года используйте новые образцы документов: В 2021 году организация вправе закупать товары, работы и услуги любым способом. Например, заключив договор с поставщиком или выдав деньги подчиненному лицу для закупки. Приобретение через работника — это и есть выдача средств под отчет. То есть, сотрудник получает определенную сумму на конкретную цель. А выполнив поставленную задачу — подчиненный обязан отчитаться о затратах. Расчеты с подотчетниками регламентированы в Указаниях Центробанка РФ № 3210-У. За последнее время правила корректировали несколько раз. Обозначим ключевые нормативы с учетом изменений — 2021 в специальной таблице: Норматив на 2021 год Кому можно выдать деньги подотчет Подотчетные средства можно выдать только работнику компании. То есть, тому лицу, с которым организация заключила официальный договор. Например, трудовой или договор ГПХ. Важно! Руководство вправе закрепить перечень работников, которые являются подотчетными лицами. Список следует оформить отдельным распоряжением руководства. Основание для выдачи Чтобы выдать деньги достаточно письменного заявления работника, в котором прописываются цели и назначение подотчета. Напомним, что до недавнего времени для получения средств в подотчет, было необходимо оформить два документа: заявление от работника и приказ руководителя. Цели и назначение Полученные средства допускается тратить только на конкретные цели, обозначенные в заявлении. Например, это могут быть командировочные расходы, закупки для административно-хозяйственных нужд организации и прочее. Если за работником числится непогашенный подотчет, то выдать ему новый не запрещено. Бухгалтерии важно следить за соблюдением сроков предоставления авансовых отчетов работникам. Напомним, что ранее выдать новый подотчет было нельзя до тех пор, пока работник не отчитается по первоначальному. Теперь такого правила нет. В 2021 году можно выдать деньги из кассы оформив электронный расходный ордер. Раньше такой возможности не было. Компании выписывали бумажные РКО. Ограничений в законодательстве нет. Руководство может выдать любую сумму денег в подотчет. Также директор вправе установить ограничения по авансовым расчетам отельным приказом. Напомним, что ограничение в 100 000 рублей по наличным расчетам в рамках одного договора действует. Положения распространяются и на расчеты через подотчетника. Срок, на который организация выдает деньги подотчет устанавливается в индивидуальном порядке. Конкретный период времени следует закрепить в письменном заявлении. Руководство компании вправе установить ограничение по максимальному сроку, на который выдается подотчет. По истечению срока подотчета, работник обязан предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие понесенные затраты. Либо вернуть денежные средства в полном объеме. Отчетность по подотчетным деньгам — это авансовый отчет, а также чеки, квитанции и иные БСО, подтверждающие затраты работника. Важно! Принять только товарные чеки или билеты в качестве подтверждения затрат уже нельзя. В обязательном порядке требуется фискальный чек или БСО, который отвечает последним изменениям закона № 54-ФЗ. Так, в чеке, при закупке через подотчетника, обязательно должны быть реквизиты организации-работодателя (ИНН и наименование). Для подтверждения транспортных расходов в командировке одного проездного билета не достаточно. Нужны кассовые чеки. Исключение — оплата билетов в общественном транспорте. Срок сдачи отчетности По общим требованиям, работник обязан отчитаться о подотчетных сумма в течение 3 рабочих дней, с момента окончания срока выдачи подотчета. Но компания может установить и более короткий срок сдачи отчетности. Например, один день. А вот продлить срок компании не вправе. С 30 ноября 2020 года вступили в силу изменения в кассовых операциях и подотчете. Они введены Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У. Расскажем про все изменения подробно. С 30 ноября срок для сдачи авансового отчета устанавливает сам руководитель фирмы или ИП. Такой срок можно установить в заявлении или в приказе о выдаче денег подотчет. Не забывайте прописывать срок, это важно. До поправок срок для авансового отчета был установлен как три дня. Похожие записи: Оплата госпошлины за предоставление копии устава в 2022 году Иваново Как правильно распределить отпуск в 2022 году Размер пособия за постановку на учет в ранние сроки беременности в районах крайнего севера в 2022 году