Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы из бухгалтерии при увольнении в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Как правильно рассчитать компенсацию отпуска при увольнении? В 2022 году для этого используется формула, согласно которой сумма компенсации при увольнении равна:
КНО = СДЗ × НДО,
где:
КНО — компенсация отпуска при увольнении, если отпуск не был использован;
СДЗ — величина среднего за день заработка;
НДО — количество неиспользованных дней отпуска.
При расчете компенсации при увольнении величину среднего за день заработка ст. 139 ТК РФ предписывает определять так:
СДЗ = НЗП / 12 / 29,3,
где:
НЗП — заработная плата, начисленная за расчетный отрезок времени (12 месяцев до месяца увольнения);
12 — число месяцев в расчетном периоде;
29,3 — среднее число календарных дней, приходящихся на 1 месяц расчетного периода.
Однако не все выплаченные работодателем доходы и, соответственно, не все периоды, в течение которых работник трудится у работодателя, можно учесть при определении среднего за день заработка (п. 5 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). В частности, в него не входят начисления, приходящиеся на периоды отпусков, больничных, командировок.
В этом случае время работы, учитываемое для расчета величины среднедневного заработка, сложится из суммы числа дней, соответствующих месяцам, отработанным полностью, количество дней в каждом из которых будет приниматься за 29,3, и величины календарных дней работы за неполные месяцы (п. 10 постановления № 922).
Порядок учета в расчете премий, связанных с оплатой труда, зависит от периода, за который они выплачиваются (п. 15 постановления № 922).
Подробнее о том, как в расчете компенсации учесть премиальные, читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».
Кроме того, в отношении дохода за расчетный период (12 месяцев) возможны такие ситуации:
- Доход имел место только в месяце увольнения. Тогда величину среднего за день заработка рассчитают по одному этому месяцу, поделив начисленную в нем зарплату на рассчитанное для этого месяца среднее число календарных дней (п. 7 постановления № 922). Последнюю величину посчитают от числа 29,3 пропорционально доле календарных дней, соответствующих времени работы в месяце увольнения, в общем количестве дней в этом же месяце (п. 10 постановления № 922).
- Доход в расчетном периоде отсутствовал. Тогда период расчета среднего за день заработка сдвигают на предшествовавший ему период такой же продолжительности (п. 6 постановления № 922). А если дохода нет и там, то средний за день заработок рассчитают от оклада или тарифной ставки (п. 8 постановления № 922).
Подробнее о расчете отпускных при отсутствии в расчетном периоде дохода читайте в материале «Расчет количества дней отпуска в 2021 — 2022 годах — пример».
Как рассчитать компенсацию при увольнении в 2022 году
Количество дней неиспользованного отпуска определяют по факту исходя из того, что полному году стажа, дающего право на него, соответствуют 28 календарных дней, а каждому полному месяцу — 2,33 календарных дня. Когда последний месяц стажа оказывается неполным, то, рассчитывая компенсацию при увольнении, его учитывают как полный, если число дней работы в нем превышает половину месяца, и не учитывают, когда отработанный в нем срок составляет меньше половины месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
Есть ситуации, при которых обязательной становится выплата компенсации отпуска при увольнении за полный год, хотя в реальности он оказывается отработанным не полностью (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Это случаи, когда сотрудник проработал:
- больше 11 месяцев и они все вошли в стаж, предоставляющий право на отпуск;
- от 5,5 до 11 месяцев, но вынужден уволиться по сокращению численности, из-за поступления на военную службу, направления на учебу или другую работу или из-за выявившейся непригодности к работе.
Определенное расчетом количество дней отпуска при расчете компенсации при увольнении законодательство округлять не требует. Поэтому можно в расчете компенсации отпуска при увольнении использовать число, имеющее знаки после запятой, а можно отразить в учетной политике положение об округлении его до целого числа. Принимая решение о том, как начисляется компенсация за отпуск при увольнении, следует иметь в виду, что округление всегда надо делать в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).
Рассмотрим расчет компенсации за неиспользованный отпуск пошагово.
Сотрудник Федоров В.А. принят на работу в ООО «Солнышко» 03.12.2020 г., а увольняется 25.05.2022 г.
В отпуске Федоров был в июле 2021 (28 кал. дней). Периодов, не включаемых в стаж по отпускам, у работника не было. Расчетный период для подсчета компенсации — 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения, т.е с мая 2021 по апрель 2022. За этот период сотрудник заработал 632 400 руб.
Шаг 1 — рассчитываем стаж:
- с 03.12.2020 по 02.12.2021 — 12 мес.;
- с 03.12.2021 по 02.05.2022 — 5 мес.;
- с 03.05.2022 по 25.05.2022 — 22 дня, что превышает половину месяца, а значит в расчет берется полный месяц.
Итого стаж составляет 18 месяцев
Шаг 2 — определяем количество дней отпуска с начала работы.
18 мес. x 2,33 = 42 дня.
Шаг 3 — определяем количество дней неиспользованного отпуска.
42 дня — 28 использованных дней = 14 дней
Шаг 4 — рассчитываем среднедневной заработок (СДЗ).
- количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде равно 11;
- в неполностью отработанном августе равно 2,84 (29,3 / 31 дн. x (31 дн. — 28 дн.));
- СДЗ равен 1 945 руб. (632 400 руб. / (29,3 x 11 мес. + 2,84 дня)).
Шаг 5 — определяем сумму компенсации за отпуск.
1 945 руб. x 14 дней = 27 230 руб.
При выплате компенсации с нее необходимо удержать НДФЛ. Таким образом Федоров получит на руки 23 691 руб. (27 230 руб. — 13%).
Он распространяется на всю первичку, а также на регистры бухгалтерского учета. ФСБУ 27/2021 определяет также правила и понятие «документооборота». Согласно стандарту — это движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения.
Требования к документам по ФСБУ 27/2021
Увольнение работника в 2022 году
ФСБУ 27/2021 утвердил правила исправления для бумажных и электронных документов.
1. Для бумажного варианта неверные данные необходимо зачеркнуть и написать сверху правильные. Рядом прописывается слово «Исправлено», дата и подписи ответственных за составление документа лиц.
Обратите внимание, что обязательно должны быть видны неправильные и исправленные сведения.
Категорически нельзя использовать подчистки, замазывания и другие механические манипуляции при исправлении бумажных документов.
2. Для электронных документов — замените старый документ на новый, исправленный. В новом документе укажите:
- дату исправления,
- отметку, что документ составлен взамен другого,
- электронные подписи должностных лиц.
Порядок документооборота в компании утверждает руководитель. Для этого он обязан составить приказ, котором утвердит правила движения, обмена, хранения учетных документов.
Документооборот в компании должен быть выстроен так, чтобы:
- обеспечить своевременную передачу первичных документов для бухгалтерского учета;
- исключить несанкционированный доступ к сведениям.
-
В 2022 году нужно использовать ФСБУ 27/2021: как по-новому работать с документами
2,1 тыс. 0
На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году (их готовят обязательно):
- Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
- Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2020 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
- Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
- Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
- Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2020 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
- Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
- Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
- Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
- Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.
Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:
- форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
- справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
- копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
- копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Полный список документов при увольнении работника
Этот документ необходимо предоставить работнику в процессе окончательного расчета. И он должен содержать информацию относительно того, какие именно начисления и удержания (ст. 136 и 140 ТК РФ) были произведены при этом. Образец расчетного листка создается и утверждается работодателем.
Когда трудовая книжка сотрудника подлежащего увольнению ведется с использованием бумажного носителя, то ее необходимо вернуть в последний день выполнения им своих обязанностей. В том числе, если этому дню предшествовал отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). Информация относительно необходимых записей, что следует внести в трудовую книжку в ходе увольнения смотрите в соответствующей статье «Правильное оформление трудовой книжки: образец и правила».
Тогда как в случае использования сотрудником трудовой книжки в электронной форме, процедура несколько другая. В последний день следует выдать сведения согласно форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; «Заполнение формы СТД-Р и выдача ее сотруднику).
Оформление данного документа допустимо как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо заверить данный файл посредством усиленной квалифицированной электронной подписи. Имейте в виду, что работник имеет право выбора относительно того, каким способом он должен получить в процессе увольнения форму СТД-Р. Что он и обязан сделать, оформив надлежащее заявление (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Важно! В том случае, если работник использует трудовую книжку в бумажной форме, то выдача ему СТД-Р не обязательна. Согласно письму Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Является ли необходимостью выдача СТД-Р в случае отказа от электронной трудовой книжки»).
Такую выписку следует оформить за месяц увольнения. В ней должны содержаться сведения относительно работодателя и самого увольняемого. Она должна быть надлежащим образом заверена. Для чего на ней следует указать ФИО и должность сотрудника, имеющего полномочия заверять документы. А также его подпись и дата. В том случае если организация располагает печатью, то выписка должна быть заверена также и ей.
В данной выписке должны быть отражены сведения с начала квартала вплоть до даты увольнения. А именно данные об уволенном сотруднике, имеющиеся в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», а также о нанимателе которые имеются на титульном листе. Аналогично выписке из СЗВ-М, данная выписка должна быть также заверена.
Документ формируется за отчетный год вплоть до даты увольнения. В него следует перенести информацию о нанимателе и самом работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Эту выписку необходимо заверить по вышеописанной процедуре (т.е. нужна подпись, ФИО и должность доверенного лица, печать организации если имеется, дата составления).
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
- Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
- Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
- Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
- Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.
Чтобы увольнение прошло без особых проблем, необходимо вникнуть в то, какие документы нужно выдать уже бывшему работнику. Существует определённый перечень, причём он не зависит от основания расторжения трудовых отношений.
В первую очередь к документам, выдаваемым при увольнении, относится трудовая книжка. Работодатель обязан её предоставить согласно статье 80 ТК РФ. Если работодатель затягивает выдачу этого документа, то бывший работник может через суд взыскать с него компенсацию материального ущерба за невозможность трудиться.
Итак, сначала работодатель делает в трудовой книжке запись об увольнении. Потом он выдаёт её на руки работнику. Тот должен расписаться о получении в Книге учёта трудовых книжек и вкладышей, а также в Личной карточке. Если работник не хочет принимать документ или в принципе перестал появляться в офисе, то компания обязана отправить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой. С момента отсылки такого сообщения работодатель не будет нести ответственность за то, что он вовремя не выдал документ.
Окончательный расчёт должен подтверждаться. Для этого по статье 136 ТК РФ работодатель выдаёт расчётный лист. В таком документе фиксируются: все начисления, удержания и итоговая сумма к выплате.
Этот документ выдают в день прекращения трудовых отношений. Если его предоставление по каким-то причинам невозможно, например, работника нет на месте, то в таком случае ему отправляют уведомление. В целом порядок действия здесь аналогичен тому, что происходит с трудовой книжкой.
Это новый документ, который начали выдавать только с 2018 года. Он подтверждает общий страховой стаж для ПФР РФ. Отчасти данная форма пришла на замену существовавшему ранее документу РСВ-1.
Предоставлять такой документ обязаны все работодатели, вне зависимости от того, идёт ли речь о юридическом лице или об индивидуальном предпринимателе. От оформления этого документа освобождаются только ИП в отношении себя.
Это ещё один документ, который потребуется в дальнейшем для начисления пенсии. Работодатель обязан его предоставлять в новом виде с 2016 года. Такой отчёт позволяет отслеживать трудящихся пенсионеров и своевременно индексировать им выплаты тогда, когда они перестанут официально работать. Тем не менее сбор соответствующих данных нужен всем.
Работодатель также обязан выдать персонифицированный расчёт страховых взносов по конкретному работнику. Соответствующие данные предоставляются в день увольнения в форме выписки. Если работник по каким-то причинам отсутствует, то он может зайти за этим документом позднее.
Полный список документов при увольнении
В определённых случаях трудоустройство предполагает, что медицинская книжка работника будет находиться у работодателя. В таком случае при расторжении трудовых отношений её тоже нужно выдать.
Какие документы после увольнения в 2022 году выдаются по запросу работника
Выше перечислен перечень тех документов, которые работодатель обязан выдать. Однако он также может предоставить работнику по желанию того дополнительные данные. Речь идёт о следующих документах:
- копия приказа о приёме на работу;
- 2-НДФЛ (обратите внимание на то, что форма этого документа с 2018 года поменялась);
- копия приказа о переводе на другую работу;
- копия приказа об увольнении;
- справка о зарплате для обращения в центр занятости;
- характеристика (рекомендации).
Этот перечень не является исчерпывающим. Определённые документы могут предоставляться в зависимости от внутриотраслевой специфики или от деятельности самого работника. Например, если он был награждён, каким-то образом отмечен за выдающиеся достижения, то такой работник вправе запросить копию соответствующего приказа.
Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.
Юридическое лицо за невыдачу документов в 2022 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.
Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.
Официальных разъяснений ФСС по вопросу представления работодателями сведений о сотрудниках с 01.01.2022 пока нет. Однако на одном из онлайн-семинаров заместитель главы департамента информационных технологий и защиты информации ФСС порекомендовал работодателям «передать в фонд сведения о работниках не только в момент приема на работу или изменении реквизитов, а предоставить сведения обо всех работниках».
При увольнении работника ему потребуется выдать некоторый перечень документов. Некоторые из них являются обязательными, другие выдаются только по требованию увольняемого сотрудника. Для этого работник должен написать заявление.
Тип документов Документы Обязательные Трудовая книжка; Справка о з/п за 2 года;
Форма СЗВ-СТАЖ;
Форма СЗВ-М;
Выписка из 3 раздела «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам;
Выписка из реестра застрахованных лиц (если за сотрудника перечисляли допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя)
Расчетный листок
Выдаваемые по требованию работника Справка 2-НДФЛ; Справка о среднем заработке за 3 последних месяца;
Справка о доходе в Центр занятости для расчета пособи по безработице;
Справка о периоде работы в организации;
Копия личной карточки Т-2;
Копия трудового договора и допсоглашений к нему;
Копии приказов (о приеме, отпусках, переводе, награждениях, увольнении и т.д.)
Заполнять выписку нужно чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Корректор для исправления данных выписки использовать нельзя. В форме указывается по трем последним месяцам отчетного периода, в котором сотрудник уволился. Таким образом, сведения указываются с начала квартала до дня увольнения сотрудника. Выдается такая выписка всем увольняемым сотрудникам, включая сотрудников, с которыми были заключены договоры ГПХ на выполнение определенных работ или оказание каких-либо услуг.
Еще одним документом, который необходимо выдать увольняемому сотруднику – это сведения о страховом стаже (форма СЗВ-СТАЖ закон №27-ФЗ от 01.04.1996). эта форма представляет собой сведения персонифицированного учета, подтверждающие страховой стаж работника и сумму страховых взносов. Этот отчет появился только в 2017 году и сдавать его нужно в ПФР до 1 марта ежегодно. В 2022 году все компании будут сдавать его впервые, сделать это нужно не позднее 1 марта 2022 года.
Сотрудникам при увольнении выдавать нужно справки СЗВ-СТАЖ вплоть до 1 марта, после 1 марта нужно будет выдавать выписку из той формы, которая сдается в ПФР.
Петрова О.П. работала в ООО «Континент» с 1 мая 2015 года по 20 октября 2017 года. При увольнении Петровой нужно выдать справку СЗВ-СТАЖ, в которой будет отражаться стаж работника и страховые взносы за период с 1 января по 20 октября 2017 года.
Выдается СЗВ-СТАЖ сотруднику только под подпись. Сделать это можно одним из двух способов: сделать копию документа, которой работник поставит подпись, фамилию и дату, либо можно завести отдельный журнал. Для работодателя более безопасным будет делать копию, так в организации останется копия выданного документа. При возникновении споров, это позволит защитить компанию. СЗВ-СТАЖ выдается обязательно, если вдруг работник отказывается его получать, этот факт лучше зафиксировать при свидетелях в специально составленном акте.
Чаще всего оформить форму СЗВ-СТАЖ должен бухгалтер, так как обязанность по ее составлению ложится на сотрудника, сдающего отчеты в ПФР. Однако внутри организации может быть установлен иной порядок. К примеру, подготавливая документы об увольнении, сотрудник кадровой службы отправляет запрос в бухгалтерию на подготовку формы СЗВ-СТАЖ увольняемому сотруднику. Подготовив документ, бухгалтер передает его в кадры. А уже кадровый работник выдаст увольняемому СЗВ-СТАЖ, сделает его копию и получит подпись работника.
Форма для заполнения используется утвержденная постановлением Правления ПФР №3п от 11.01.2017. Это постановление также содержит порядок заполнения формы. Этот документ должен содержать информацию о страховом стаже работника с начала 2017 года, а также регистрационный номер компании-работодателя в ПФР, ИНН, КПП и данные по увольняемому сотруднику, включая его ФИО, СНИЛС, страховой стаж и др. Как правило заполняется документ в электронной форме, но заполнить ручкой его также можно. При этом нужно учитывать, что заполнять форму следует чернилами синего, фиолетового или черного цвета и только печатными буквами.
Еще одним документом, который выдается сотруднику при увольнении является выписка из формы СЗВ-М. Такой выпиской подтверждается страховой стаж сотрудника. Документ этот должен содержать данные о сотруднике, в том числе его ИНН и СНИЛС, а также реквизиты работодателя. Готовится выписка за 2017 год только по сотруднику, который увольняется (Закон №27-ФЗ от 01.04.1996 ст.11 п.4). Используется форма, утвержденная постановлением Правления ПФР №83п от 01.02.2016 г. В 4 раздел включить нужно информацию только по увольняемому сотруднику. Весь отчет копировать запрещено, так как передавать персональные данные по другим сотрудникам нельзя.
Каждая организация определяет для себя самостоятельно, кто именно оформляет такую выписку. Это может сделать как бухгалтер, так и кадровый специалист. Если данную обязанность закрепить за кадровиками, то выписку готовит бухгалтер, а затем передает ее в кадровый отдел. После этого кадровики вместе с другими документами передают ее работнику и получают от него подпись в подтверждение получения документа. Получить подтверждения можно одним из способов: поставить подпись на копии документа или в специальном журнале, либо получить от сотрудника справку, подтверждающую получение документа.
В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, одним из важнейших этапов увольнения является выдача документов. Устанавливается обязательный список документов, а дополнительные справки выдаются по письменному заявлению сотрудника. Вопросы выдачи документов при увольнении регулируются следующими нормативными актами:
- ФЗ № 255 «Об обязательном страховании»;
- п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ;
- ФЗ № 27 об индивидуальном учете в системе ОПС.
Комплект документов, который выдают сотруднику при увольнении
Основные сведения о занимаемой должности, дате приема и увольнения содержатся в трудовой книжке. Ответственными за ее ведение являются сотрудники отдела персонала или кадров. Заполнение осуществляется вручную, а это может привести к сложности с прочтением внесенных сведений. Некоторые записи могут вызывать сомнение, хотя внесены в точном соответствии с трудовым законодательством.
Чтобы избежать проблем при дальнейшем трудоустройстве сотрудник может запросить справку по месту работы при увольнении. Она должна подтвердить факт выполнения должностных обязанностей в определенный период времени. Указывается специальность и смена должностей, если она имела место.
Работодатель ее выдает, если документ требовался для осуществления трудовой деятельности. Она может потребоваться для трудоустройства по новому месту работы. Помимо административной ответственности за несвоевременную выдачу документов, сотрудник может подать иск в суд о возмещении материального ущерба.
Если медицинская книжка необходима в профессиональной деятельности, он может доказать, что это привело к невозможности трудоустроиться.
Справка о доходах при увольнении обязательно входит в список справок, выдаваемых при уходе сотрудника. Она требуется для расчета пособий и предоставления будущему работодателю. Справка используется для расчета декретных выплат, больничного и пособия по уходу за ребенком. Документ выдается в день увольнения. Если обращается бывший сотрудник, документ выдается максимум через 3 рабочих дня после подачи заявления. В нем указываются следующие данные:
- об организации и работнике;
- о выплатах работнику, на которые начислялись социальные взносы на год выдачи и 2 предыдущих;
- количество исключенных из расчета дней – отпуска по уходу за ребенком, дней болезни и декретного отпуска.
Также выдается справка о доходе за последние 3 месяца, чтобы увольняющийся сотрудник могут встать на биржу труда. Работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней после поступления заявления, иначе применяются меры административного взыскания со стороны трудовой инспекции.
Это справки СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Они предоставляются при назначении пенсионных выплат. Работник может запросить данные документы в любой момент во время работы в компании или перед увольнением. Это позволяет убедиться, что данные о персональном учете передаются в Пенсионный фонд. По запросу работника они представляются в течение 5 рабочих дней, при увольнении – в последнюю рабочую смену.
Отчеты СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могут формироваться только на того работника, который подают документы. Остальных сотрудников в справку включать запрещается. В форме СЗВ-СТАЖ отражаются периоды с начала года по дату запроса сведений.
Работодатель должен получить подтверждение о том, что работник получил персонифицированные данные. Для этого сотрудник может проставить подпись на экземпляре работодателя или расписаться в журнале выдачи сведений.
В нем конкретизируются составные части заработной платы. Здесь указывается как общая сумма выплаты, так и размер удержаний с указанием основания. Он предоставляется ежемесячно при начислении заработной платы. Выдача этой справки с места работы при увольнении сотруднику происходит в последний день выхода на работу.
Не существует стандартной формы данного документа. Любая компания может взять готовый образец или разработать бланк самостоятельно. Важно, чтобы выбранная форма была утверждена отдельным приказом. Только в этом случае справка считается действительной. Она должна содержать полное имя работника, начисленные суммы, период выплат, а также итоговую сумму к выплате.
Документы, выдаваемые при увольнении в 2022
Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.
Данный документ заполняется на компьютере или в рукописной форме. Заполняя текст от руки, нужно использовать чернила черного или синего цвета. Буквы прописываются без возможности двойного толкования прочтения написанного. Исправления недопустимы. Вся нужная информация берется из документов бухгалтерии или официальных отчетов. Если информация, изложенная в официальной бумаге, будет недостоверной, учреждение будет оштрафовано.
Документ понадобится, чтобы установить человеку пособие и гарантированные меры социальной поддержки (выплаты по больничному листу, беременности и родам, по уходу за малышами до полутора лет).
Сотрудник бухгалтерии заполняет документ индивидуально.
Документ необходимо подписать у руководителя и главного бухгалтера учреждения.
Установленная форма состоит из четырех разделов, которые содержат:
- Подробную информацию об учреждении.
- Сведения о сотруднике, который требует бумагу.
- Информацию о суммах заработной платы, с которых работодатель отчислял взносы в ПФ РФ и ФСС.
- Информацию о периодах, в течение которых отчисления не производились.
Заполнение первого раздела начинается с указания даты предоставления бумаги, ее номера. Указывается наименование нанимателя (в полной форме), территориального отделения ФСС, куда отчислялись взносы. Нужно также указывать код подчиненности юридического лица, ИНН, КПП, адрес местонахождения.
Заполняя сведения о лице, нужно указать его Ф.И.О., паспортные данные, адрес места проживания, а также номер страхового пенсионного (СНИЛС).
Третий раздел заполняется в порядке возрастания по годам (начиная с года трудоустройства), суммы зарплаты обозначаются цифрами и прописным текстом. В учет принимается сумма, на которую начислялись взносы (за 2017 год лимит — 876 000 руб. по отчислениям в ПФ РФ, 755 000 руб. — по отчислениям в ФСС).
В случае если полный год не отработан, в выписку включается информация только за фактически отработанный срок.
Заключительный раздел содержит сведения о периодах, в которые сотрудник не был трудоспособен, с указанием причины, которая подтверждена в официальном порядке.
Таким образом, в целях осуществления корректного расчета при увольнении сотрудника необходимо правильно предоставить сведения по установленной форме.
СЗВ-М – один из самых простых отчетов. Каждый работодатель вне зависимости от размера и формы своей организации обязан ежемесячно подавать его в территориальный орган ПФР.
Но существуют и исключения. Бланк не заполняют следующие виды работодателей:
- крестьянские и фермерские хозяйства, функционирующие без наемных сотрудников;
- частнопрактикующие лица (юристы, нотариусы, бухгалтеры), уплачивающие фиксированные страхвзносы только за себя;
- работодатели в отношении иностранцев, пребывающих в РФ временно и не попадающих под действие закона об обязательном пенсионном страховании;
- работодатели в отношении сотрудников МВД, ФСБ и военнослужащих (если они не оформлены как вольнонаемные) – на эти категории трудящихся действуют особые государственные гарантии.
В отчете содержатся данные по каждому работнику предприятия:
- Ф. И. О.;
- номер СНИЛС;
- ИНН.
СЗВ-М при увольнении сотрудника выдается ему на руки в день прекращения трудовых отношений вместе с другими необходимыми документами. Эта обязанность работодателя прописана в п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ. Уволенный также включается в общий отчет по всем сотрудникам предприятия, с которыми у работодателя в соответствующем месяце были оформлены трудовые отношения. Этот документ по общему правилу сдается до 15 числа месяца, следующего за отчетным (с учетом переноса дат, если они выпадают на праздничные или выходные дни).
При увольнении застрахованного лица страхователь обязан передать ему в день увольнения выписку из сведений по форме СЗВ-СТАЖ. Графа 14 разд. 3 данной формы заполняется значением «31.12.гггг.», только если дата увольнения работника приходится на 31 декабря.
Увольнение: какие документы нужно выдать работнику
СТД-Р расшифровывается как «Сведения о трудовой деятельности» – форма документа, который руководитель предприятия выдает работнику при увольнении или же просто по запросу трудящегося. Работнику может понадобиться такая форма для того, чтобы, например, подтвердить визу.
Об оформлении данных по форме СТД-Р зафиксирована информация, прежде всего, в трудовом законодательстве, в силу того, что трудовые книжки в формате бумажных отменяют свое действие для двух категорий граждан. Первая категория – молодые специалисты, которые устроились на работу в 2021 году и позже, вторая категория – добровольцы, те, кто осознанно перешел на электронный формат документов.
А собирает, хранит и предоставляет данные о штатных сотрудниках для оформления формы СТД-Р – работодатель. Ответственность за создание и оформление подобных документов лежит именно на нем.
Форму СТД-Р можно получить как в электронном варианте, так и на бумаге. Это зависит от того, какой формат сотрудник укажет в заявлении. Здесь также все индивидуально и зависит от пожелания работника.
Обратите внимание! Если рабочий подал запрос на предоставление этого документа, тогда работодатель обязан ее выдать в течение трех дней с момента подачи заявления. Когда сотрудник увольняется, тогда руководитель должен выдать ему форму в последний день, который отрабатывает работник. Исключений для определения сроков нет, их нужно соблюдать и следовать им в обязательном порядке.
В каком случае следует предоставлять форму сотруднику? Предоставлять данные работодатель должен по факту поступления заявления от работника, в случае прекращения действия трудового договора или его расторжения, а также в связи с прекращением производственных отношений с физическим лицом.
Важно! Форма СТД-Р позволяет получить место на новой работе, не имея трудовой книжки.
Передавать сотруднику справку по форме СТД-Р должны руководители всех организаций, как мы и написали выше, в том числе и индивидуальные предприниматели. В данном случае совсем не имеет значение, сколько сотрудников трудятся в организации, или какая форма собственности зарегистрирована у предприятия. А информацию по данной форме следует предоставлять лишь тому персоналу, который отказался от использования бумажной формы трудовой книжки, это является одним из оснований для получения формы.
В Трудовом законодательстве Российской Федерации не зафиксированы ограничения по количеству полученных справок. Соответственно, запрашивать их можно неоднократно, но следует делать это по необходимости. Работодатель не имеет право отказать сотруднику в таком запросе.
Да, он будет отвечать за то, что не выдал справку по форме СТД-Р своему работнику.
- В ситуации, когда работодатель является индивидуальным предпринимателем или физическим лицом, тогда он должен будет выплатить штраф в размере до пяти тысяч рублей.
- В ситуации, когда работодатель — это юридическое лицо, тогда штраф не будет превышать пятидесяти тысяч рублей.
Обратите внимание! Часто возникают ситуации, когда сотрудник не приходит и не забирает свои документы, а потом обращается в суд с претензией к работодателю о том, что он не выдал необходимые документы. В этом случае лучше поступить так: отправить документы и, в частности, справку по форме СТД-Р посредством заказного письма с возможностью уведомления о вручении. В этом случае работодатель сможет доказать, что все необходимые от него документы он добросовестно отправил.
Главное требование в этом случае предъявляется к дате, стоящей на заявлении сотрудника, который решил уволиться по собственному желанию.
Сотрудник обязан в этом случае подать заявление не позже 14 календарных дней до даты увольнения. Причем отсчет ведется со следующего дня после получения заявления от работника. Сотрудник не лишается права в течение этого срока отозвать свое заявление.
Уволиться без отработки или с отработкой меньше чем 14 дней, возможно только при согласии работодателя.
После того как работодатель принял решение о дате увольнения сотрудника следует такой алгоритм действий:
- издать Приказ об увольнении — используйте унифицированную форму № Т-8 или самостоятельно разработанную форму;
- если сотрудник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, внесите запись об увольнении;
- внести запись об увольнении в личную карточку работника;
- выдать сотруднику в день увольнения окончательный расчет;
- выдать сотруднику следующие документы:
-
Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
-
Справку о сумме заработка по форме утвержденной приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н;
-
Копию сведений по форме СЗВ-М за последний месяц работы;
-
Копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения;
-
Копию раздела 3 расчета по страховым взносам за последние три месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
-
Иные документы по письменному заявлению сотрудника. Например, справку 2-НДФЛ.
Если с работником заключен срочный трудовой договор, то по истечении срока действия этого договора и отсутствия желания работодателя продлевать срок его действия, нужно уведомить сотрудника о предстоящем увольнении.
Все последующие действия будут аналогичны увольнению работника по собственному желанию. Оформите увольнение в обычном порядке – издайте приказ, внесите запись о расторжении трудового договора в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку и оформите необходимые документы, указанные в предыдущем описании увольнения.
Все последующие виды увольнения отличаются одно от другого наличием дополнительного документа, отражающего способ увольнения, с сохранением правил оформления всех документов, перечисленных выше.
Представим в виде таблицы документы, выдаваемые при увольнении работника в 2022 году, для оформления конкретного специфического вида увольнения:
Причина увольнения
Специфические документы для данного типа увольнения
Сотрудник не прошел испытательный срок
Уведомление сотруднику о том, что он не прошел испытание. Предоставляется работнику не менее чем за три дня до окончания испытательного срока
По соглашению сторон
Составить письменное соглашение
Сокращение численности или штата
Письменное уведомление сотрудников о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата или численности.
Уведомление предоставить работнику не менее чем за два месяца до увольнения.
В уведомлении необходимо предложить имеющуюся в организации работу.
Если сотрудник откажется подписать полученное уведомление, составьте акт. Если в организации есть профсоюз, то ему необходимо сообщить о предстоящем сокращении численности.
Увольнение за прогул
На основании табеля учета рабочего времени, составьте акт об отсутствии на рабочем месте. В случае длительного прогула направьте сотруднику уведомление.
Когда сотрудник появится на работе, потребуйте у него объяснение причин отсутствия. Далее установите, являются эти причины уважительными или нет. Если через два рабочих дня сотрудник не дал объяснений, составьте об этом акт о прогуле в присутствии минимум двух свидетелей.
В связи со смертью сотрудника
Для этого запросите у родственников умершего сотрудника копию свидетельства о смерти или решения суда о признании сотрудника умершим. Когда получите подтверждающие документы, оформите приказ о прекращении трудового договора и сделайте запись в трудовой книжке и личной карточке сотрудника.
Трудовую книжку передайте лично в руки родственнику. Попросите родственника составить расписку, что он получил трудовую книжку, и расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если родственник не может забрать трудовую лично, можно ее отправить обычной почтой. Но для этого нужно получить от него заявление о выдаче почтой.
Срок подачи отчета зависит от кадрового события. При увольнении, как и при приеме на работу, работодатель сдает отчет не позднее следующего рабочего дня. Например, если сотрудник был уволен 20 декабря 2021 года, то крайний срок сдачи отчета — 21 декабря 2021 года.
В остальных случаях сдать СЗВ-ТД нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем. К таким кадровым событиям относятся:
- перевод на другую постоянную работу;
- смена названия страхователя;
- присвоение новой профессии, специальности или квалификации;
- запрет занимать должность;
- выбор способа ведения трудовой книжки.
В таком случае СЗВ-ТД сдается одновременно с СЗВ-М, который тоже предоставляют до 15 числа. Если крайний срок выпадает на выходной или праздник, то он переносится на следующий рабочий день.
Например, если в ноябре 2021 года сотрудник был переведен на другую работу, то сдать СЗВ-ТД нужно до 15 декабря 2021 года.
Форма сдачи СЗВ-ТД аналогична СЗВ-М. В «бумажной» форме сдают отчет организации, у которых за отчетный период было меньше 25 сотрудников. Если число сотрудников 25 человек и более, сдать отчет можно только в электронной форме.
Порядок заполнения отчета
Отчет СЗВ-ТД довольно прост и сложностей не вызывает. Разберем порядок его заполнения по блокам.
Здесь указываем данные о работодателе: регистрационный номер в ПФР, полное наименование, ИНН и КПП. После этого переходим к следующему блоку.
Блок заполняют для корректировки сведений, поданных до реорганизации компании-работодателя. Здесь укажите реквизиты компании до ее реорганизации.
Если реорганизации не было, то блок оставьте пустым.
Похожие записи: