Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые журналы обязательные в 2024 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.
Эффективные методы развития персонала
В данном разделе представлены эффективные методы развития персонала, которые помогут кадровику в 2024 году быть в курсе последних тенденций и достижений в области управления персоналом.
1. Обучение и тренинги. Регулярные обучающие мероприятия помогут сотрудникам улучшить свои навыки и знания в соответствии с требованиями компании.
2. Менторинг. Организация программы менторства позволит новым сотрудникам быстрее адаптироваться к рабочей среде и получить опыт и знания от более опытных коллег.
3. Оценка и обратная связь. Регулярная оценка работы сотрудников и предоставление им обратной связи помогает выявить и исправить недостатки, а также поощряет личностный и профессиональный рост.
4. Развитие лидерских навыков. Организация тренингов и программ по развитию лидерства поможет сотрудникам развить навыки эффективного руководства и управления командой.
5. Профессиональные конференции и семинары. Участие в профессиональных мероприятиях позволит кадровику быть в курсе последних тенденций в области развития персонала и установить полезные контакты.
6. Карьерное развитие и планирование. Поддержка сотрудников в их карьерном росте и развитии помогает удерживать талантливых специалистов и повысить их мотивацию.
7. Внутренние программы обучения. Организация внутренних программ обучения позволит сотрудникам получить знания и навыки, соответствующие специфике компании.
8. Использование новых технологий. Внедрение новых технологических решений в процессы обучения и развития сотрудников повышает эффективность учебного процесса и улучшает результаты.
9. Кросс-обучение. Организация обмена знаниями между сотрудниками разных отделов и функциональных областей способствует развитию компетенций и повышает эффективность работы.
10. Постоянное саморазвитие. Самообучение и саморазвитие являются важными составляющими личностного и профессионального роста каждого сотрудника.
Какие документы должны быть у работодателя
В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:
- Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
- Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
- Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
- Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
- График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
- Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
- Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
- Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
- Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
- Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
- Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
- Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
- Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
- Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
- Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
- Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
- Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Инновационные подходы к мотивации и стимулированию сотрудников
В современном мире все больше компаний осознают важность мотивации и стимулирования сотрудников для достижения высоких результатов. Традиционные подходы к мотивации, такие как финансовое вознаграждение и повышение, все еще актуальны, но инновационные методы находят все большее применение в деловой сфере.
Один из инновационных подходов к мотивации и стимулированию сотрудников — это использование геймификации. Использование игровых элементов и механик в рабочей среде помогает улучшить мотивацию и эффективность сотрудников. Компании могут предложить различные задачи, достижения и награды, создавая таким образом конкуренцию и стимулируя активное участие сотрудников. Геймификация также позволяет повысить уровень вовлеченности и удовлетворенности сотрудников, ведь они получают положительные эмоции и удовольствие от игровых элементов в рабочей среде.
Порядок хранения кадровых документов
С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.
Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.
Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.
Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения.
Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.
Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.
В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.
Новые положения о конфиденциальности
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.
| Персональные данные сотрудника | Цель сбора | Согласие работника |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Оформление трудового договора | Да |
| Адрес проживания | Регистрация в системе обязательного медицинского страхования | Да |
| Номер паспорта | Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы | Да |
Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.
Изменения в системе по найму и увольнению
С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.
Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.
Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Прозрачность трудовых отношений | Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы. |
| Увольнение по справедливым причинам | Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении. |
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
Читайте по теме в электронном журнале С 1 июля 2017 года вступили в действие ст.
195.2 и 195.3 ТК РФ, связанные с . На практике это означает, что для тех профессий и должностных позиций, в отношении которых такие стандарты уже разработаны, их применение становится обязательным. Таким образом, сотрудники, которых коснется этот вопрос, будут обязаны соответствовать установленным квалификационным требованиям.
В свою очередь, работодатели должны использовать эти критерии при разработке инструкций к выполнению трудовых функций на конкретных должностях.
Важная тема: «» Основная часть документов кадрового делопроизводства – 2018 формируется в соответствии с условиями, зафиксированными в ТК РФ.
Кадровое делопроизводство является достаточно обширной темой, включающей в себя множество порядков и правил, которые должны соблюдать кадровые специалисты во время ведения трудовой деятельности. Журналы учета различных документов и изменений в трудовом распорядке являются одними из наиболее важных внутренних бланков отчетности, о которых и пойдет речь в представленной статье.
Из данной статьи вы узнаете:
- какой перечень обязательных журналов учета в кадровом производстве существует в современном предпринимательстве;
- обзор обязательных журналов учета в кадровом делопроизводстве;
- кем могут вестись журналы учета в кадровом делопроизводстве.
Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).
В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):
- работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
- на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
- на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
- лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.
Обратите внимание, что данный список является открытым.
Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).
С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.
В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:
- вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
- устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.
Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки
Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.
Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.
Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.
В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы. Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой службы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных. Это: – правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ); – штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6); – график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ). Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр. 62). Документы в тему
|
Документ
|
Поможет вам |
|
ТК РФ |
Принимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы |
|
КоАП РФ |
Избегать штрафов за нарушения трудового законодательства |
Первое место – «Кадровые технологии и тренды»
Журнал «Кадровые технологии и тренды» занимает первое место среди специализированных изданий для кадровиков. Это самый авторитетный и информативный журнал в своей области, который предлагает свежие и актуальные материалы о новейших методиках и практиках в сфере управления персоналом.
Журнал «Кадровые технологии и тренды» охватывает широкий спектр тем, связанных с управлением персоналом, включая использование современных информационных технологий, развитие и обучение сотрудников, аналитику и прогнозирование кадрового потенциала, а также вопросы мотивации и удержания персонала.
В каждом номере журнала можно найти экспертные статьи, интервью с ведущими специалистами, аналитические обзоры и исследования, а также практические рекомендации и советы по управлению персоналом. Журнал «Кадровые технологии и тренды» является незаменимым источником информации и вдохновения для кадровиков, помогая им быть в курсе последних тенденций и применять передовые методы в своей работе.
Читая журнал «Кадровые технологии и тренды», кадровики получают ценные знания и инструменты для эффективного управления персоналом в современных условиях. Он помогает развивать профессиональные навыки и улучшать качество работы в области кадрового учета и аналитики, рекрутинга, оценки и развития персонала, а также выстраивать стратегию управления персоналом на основе последних технологических идей и лучших практик.
Журнал «Кадровые технологии и тренды» – ваш надежный партнер в карьерном росте и профессиональном развитии!
Основные личные данные именно для 2024 года
В 2024 году при сдаче кадровых отчетов необходимо предоставить следующие основные личные данные каждого сотрудника:
- Фамилия и имя;
- Дата рождения;
- Место рождения;
- Гражданство;
- Адрес проживания;
- Контактные телефоны;
- Электронная почта;
- Семейное положение;
- Наличие детей;
- Паспортные данные (серия, номер, кем выдан, дата выдачи);
- СНИЛС;
- ИНН;
- Образование (наименование учебного заведения, специальность, дата окончания);
- Опыт работы (наименование организации, должность, даты работы);
- Квалификационные аттестаты, сертификаты и дипломы;
- Профессиональные достижения;
- Языковые знания;
- Иные персональные данные, предусмотренные законодательством.
При сдаче кадровых отчетов в 2024 году важно предоставить полные и актуальные личные данные каждого сотрудника согласно требованиям соответствующего законодательства.
Изменения в кадровых отчетах
В 2024 году в кадровых отчетах произошли изменения, которые требуют особого внимания со стороны работодателей и кадровых служб. Новые требования установлены с целью повышения прозрачности и эффективности кадровой деятельности.
Важным изменением стало обязательное предоставление информации о жалобах на дискриминацию и пристрастие. Теперь работодатель должен включить в кадровый отчет данные о количестве жалоб и их характере. Это позволит более точно отслеживать проблемы в организации и принимать меры для их устранения.
Еще одно изменение касается информации о равноправии и инклюзии. Теперь работодатель должен указать количество сотрудников с ограниченными возможностями и меры, предпринятые для создания равных возможностей для всех работников. Это поможет оценить эффективность политики компании в сфере инклюзии и принять меры для ее улучшения.
Также стоит отметить изменения, касающиеся персональных данных работников. Теперь работодатель должен включить информацию о сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудников, а также об уровне защиты этих данных. Это не только обеспечит соблюдение требований Закона о персональных данных, но и позволит работодателю формировать политику безопасности данных и предотвращать утечки информации.
- Обязательным стало предоставление информации о лояльности и удовлетворенности сотрудников. Работодатель должен указать количество сотрудников, выразивших желание остаться в компании, а также проведенные мероприятия для улучшения работников.
- Остается важным отразить информацию о численности персонала. Работодатель должен указать общее количество сотрудников, их распределение по должностям и численность персонала по отделам и подразделениям компании.
Все эти изменения в кадровых отчетах позволят работодателям и кадровым службам более точно анализировать ситуацию в организации и принимать меры для ее улучшения. Теперь отчеты станут еще более информативными и полезными инструментами для управления кадровыми процессами.
Правила ведения журналов кадрового специалиста
- Журнал учета трудовых книжек сотрудников. В этом журнале должна быть отражена информация о каждом сотруднике компании. Необходимо указать его фамилию, имя, отчество, дату приема на работу, должность, стаж работы и другие сведения, предусмотренные законодательством.
- Журнал приема и увольнения сотрудников. Для каждого приема и увольнения сотрудников необходимо создавать отдельную запись в журнале. Здесь следует указать полные персональные данные сотрудника, дату приема или увольнения, основание, по которому происходит изменение трудового статуса, а также должность, на которую принимается или с которой удаляется работник.
- Журнал отпусков. В этом журнале отражается информация о предоставленных сотрудникам отпусках. Необходимо указать период отпуска, дату его начала и окончания, а также иные сведения, связанные с его предоставлением.
- Журнал персональных данных сотрудников. Кадровый специалист должен заботиться о конфиденциальности персональных данных сотрудников и вести специальный журнал, где укажет информацию о хранении и использовании таких данных.
- Журнал ознакомления сотрудников с правилами внутреннего трудового распорядка. В этом журнале отражается информация о том, что каждый сотрудник ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.
Помимо указанных журналов, кадровый специалист может вести также другие документы и журналы, которые могут быть необходимы в конкретной организации. Важно иметь в виду, что все журналы должны быть аккуратно оформлены, легко доступны для ознакомления и хранятся в строгом порядке.
Новые возможности для саморазвития
С 2024 года в кадровой сфере ожидаются значительные изменения, которые предоставят новые возможности для саморазвития.
Первоначально, важно отметить, что сфера кадрового делопроизводства будет переосмыслена и переориентирована. Ранее рутинные задачи, связанные с поиском, подбором и оформлением кадров, будут автоматизированы с помощью различных технологий и программных решений. Это позволит специалистам в области кадров сосредоточиться на более стратегических задачах.
Одной из основных нововведений является внедрение системы непрерывного обучения и развития персонала. Сотрудники смогут участвовать в различных тренингах, семинарах и онлайн-курсах, которые помогут им развивать необходимые навыки и компетенции. Благодаря этому, каждый сотрудник будет иметь возможность расти профессионально и переходить на новые должности внутри компании.
Также будет создана платформа, где сотрудники смогут публиковать свои достижения, проекты и исследования. Это создаст дополнительные возможности для саморазвития, обмена опытом и сотрудничества между разными отделами и компаниями.
Кроме того, будет введена система наставничества и менторства, где опытные сотрудники будут помогать новым сотрудникам осваиваться на новой должности, передавая свои знания и опыт. Это значительно ускорит процесс адаптации новых сотрудников и повысит их эффективность работы.