Номенклатура дел бухгалтерии на 2022 год бюджетные учреждения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел бухгалтерии на 2022 год бюджетные учреждения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Как составить номенклатуру дел организации — образец

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

• завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
• подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
• согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

• проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
• изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основным НПА, устанавливающим сроки хранения кадровых документов, можно назвать отмеченный выше перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

• должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
• могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
• могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

• перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
• сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Образец номенклатуры дел организации 2020

Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации».

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

• группировка имеющихся документов по разным критериям;
• обеспечение их сохранности;
• возможность быстро найти требуемую бумагу;
• индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

• формы НД за прошлые годы;
• мнение высшего руководства и начальников подразделений;
• учредительные документы;
• штатное расписание;
• планы развития предприятия;
• отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

• получить одобрение архивной службы;
• заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
• согласовать с экспертной комиссией;
• согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

• наименование организации;
• номер и дату приказа;
• описание НД, подлежащей утверждению;
• основание для этого;
• Ф.И.О. и должность ответственного лица;
• дату;
• подпись руководителя;
• отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Он распространяется на всю первичку, а также на регистры бухгалтерского учета. ФСБУ 27/2021 определяет также правила и понятие «документооборота». Согласно стандарту — это движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения.

Требования к документам по ФСБУ 27/2021

ФСБУ 27/2021 утвердил правила исправления для бумажных и электронных документов.

1. Для бумажного варианта неверные данные необходимо зачеркнуть и написать сверху правильные. Рядом прописывается слово «Исправлено», дата и подписи ответственных за составление документа лиц.

Обратите внимание, что обязательно должны быть видны неправильные и исправленные сведения.

Категорически нельзя использовать подчистки, замазывания и другие механические манипуляции при исправлении бумажных документов.

2. Для электронных документов — замените старый документ на новый, исправленный. В новом документе укажите:

• дату исправления,
• отметку, что документ составлен взамен другого,
• электронные подписи должностных лиц.

Порядок документооборота в компании утверждает руководитель. Для этого он обязан составить приказ, котором утвердит правила движения, обмена, хранения учетных документов.

Документооборот в компании должен быть выстроен так, чтобы:

• обеспечить своевременную передачу первичных документов для бухгалтерского учета;
• исключить несанкционированный доступ к сведениям.

• В 2022 году нужно использовать ФСБУ 27/2021: как по-новому работать с документами

  2,2 тыс. 0

  Составляем номенклатуру дел на следующий год

  Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

  После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

  Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

  На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

  Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

  В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

  Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

  23 декабря 2021

  Министерство финансов Российской Федерации в целях методологического сопровождения первого применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 апреля 2021 г. № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее — Приказ № 61н) подготовило Методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году организациями бюджетной сферы унифицированных форм электронных первичных учетных документов, используемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (далее — Методические рекомендации).

  Методические рекомендации и прилагаемые и ним примеры заполнения отдельных первичных учетных документов согласно утвержденным унифицированным формам электронных первичных учетных документов размещены на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации в разделе Бюджет/Бухгалтерский учет и бухгалтерская (финансовая) отчетность государственного сектора/Методический кабинет.

  Заместитель Министра

  А.М. Лавров

  В целях установления единого порядка ведения бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений в части перехода на применение унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, и обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем (ведомственные информационные системы) и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется ведение бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений и (или) информационное взаимодействие (формирование и обмен информацией), Министерством финансов Российской Федерации принят приказ от 15 апреля 2021 г. N 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее — Приказ N 61н) (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 июня 2021 г., регистрационный номер 63995).

  Методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году организациями бюджетной сферы унифицированных форм электронных первичных учетных документов, используемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (далее — Методические рекомендации), подготовлены в соответствии с положениями нормативно-правовых актов, определяющих единые требования к ведению бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (далее ? бухгалтерский учет) организациями бюджетной сферы в части порядка формирования электронных первичных учетных документов и обязательных реквизитов первичных учетных документов:

  Бюджетного кодекса Российской Федерации;

  Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

  федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации России от 31.12.2016 N 256н;

  иных федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов;

  приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений) и инструкции по его применению»;

  приказа Министерства финансов Российской Федерации от 06.12.2010 N 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению»;

  приказа Министерства финансов Российской Федерации от 16.12.2010 N 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению»;

  приказа Министерства финансов Российской Федерации от 23.12.2010 N 183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению»;

  иных нормативных правовых актов.

  В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее ? Закон N 402-ФЗ) порядок ведения бюджетного учета и составления и представления бюджетной отчетности для организаций бюджетной сферы устанавливается бюджетным законодательством Российской Федерации.

  Основополагающим документом, устанавливающим общие принципы бюджетного законодательства Российской Федерации, организации и функционирования бюджетной системы Российской Федерации, правовое положение субъектов бюджетных правоотношений, определяющим основы бюджетного процесса и межбюджетных отношений в Российской Федерации является Бюджетный кодекс Российской Федерации (далее — Бюджетный кодекс).

  На основании статьи 165 Бюджетного кодекса установление единого порядка ведения бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, а также форм документов, необходимых для реализации указанных полномочий является исключительной компетенцией Министерства финансов Российской Федерации.

  В рамках реализации указанных полномочий и в целях обеспечения реализации централизованных моделей ведения бухгалтерского учета в соответствии бюджетным законодательством Российской Федерации Министерством финансов России в рамках реализации ведомственного проекта «Электронный СМАРТ-контроль (контроллинг) и учет государственных финансов для управленческих решений» осуществляется разработка альбома унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета (унифицированных форм электронных первичных учетных, регистров бухгалтерского учета).

  Разработка альбома унифицированных форм электронных первичных учетных документов в целях перехода организаций бюджетной сферы всех уровней бюджетов бюджетной системы Российской Федерации на электронный документооборот предусмотрена на 2021 — 2023 годы.

  Положение Приказа N 61н вступившего в 2021 году (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 июня 2021 г.) содержит ряд отлагательных норм по его обязательному правоприменению.

  Унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 61н, применяются:

  1. С 1 января 2022 года ? при ведении бюджетного учета территориальными органами, федеральным казенным учреждением «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее ? уполномоченные организации) при осуществлении ими централизуемых полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений, переданных в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.02.2020 N 153 «О передаче Федеральному казначейству полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им казенных учреждений». Перечень федеральных органов исполнительной власти централизуемые полномочия которых осуществляются уполномоченными организациями приведен в Приложении N 1 к настоящим Методическим рекомендациям;

  2. До 1 января 2023 года:

  2.1. При ведении бюджетного учета финансовыми органами субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) и (или) их территориальными органами, подведомственными казенными учреждениями (далее — региональные (муниципальные) уполномоченные организации), а также ведении бухгалтерского учета централизованными бухгалтериями при осуществлении ими централизуемых полномочий в случаях, предусмотренных едиными учетными политиками при централизации учета.

  В соответствии с частью 3.1 статьи 7 Закона N 402-ФЗ порядок передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета и представлению бухгалтерской (финансовой) отчетности организациями бюджетной сферы устанавливается бюджетным законодательством Российской Федерации.

  В соответствии с пунктом 6 статьи 264.1 Бюджетного кодекса по решению высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации, местной администрации полномочия соответственно федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местной администрации (их территориальных органов, подведомственных казенных учреждений) по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации и их перечислению, по ведению бюджетного учета, включая составление и представление бюджетной отчетности, консолидированной отчетности бюджетных и автономных учреждений, иной обязательной отчетности, формируемой на основании данных бюджетного учета, по обеспечению представления такой отчетности в соответствующие государственные (муниципальные) органы могут быть переданы в соответствии с общими требованиями, установленными соответственно финансовому органу субъекта Российской Федерации, финансовому органу муниципального образования.

  Согласно пункта 3 Общих требований к передаче Федеральному казначейству, финансовому органу субъекта Российской Федерации, финансовому органу муниципального образования полномочий соответственно федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местной администрации (их территориальных органов, подведомственных казенных учреждений) по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации и их перечислению, по ведению бюджетного учета, включая составление и представление бюджетной отчетности, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.2019 N 1890 (далее ? Общие правила передачи централизуемых полномочий), уполномоченные органы и (или) уполномоченные организации (региональные (муниципальные уполномоченные организации) (далее при совместном упоминании — уполномоченные организации) обеспечивают применение единых методов и способов ведения бухгалтерского учета, установленных с соблюдением требований законодательства Российской Федерации (федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов) в рамках единых учетных политик при централизации учета.

  Обязательный переход на электронный документооборот при ведении централизуемых полномочий и применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов как уполномоченными организациями так и субъектами централизованного учета до 01.01.2023, может быть предусмотрен положениями единых учетных политик при централизации учета (в соответствии с правилами документооборота, установленными в рамках единой учетной политики при централизации учета актом уполномоченного органа, определяющих взаимодействие между уполномоченным органом, уполномоченными организациями и субъектами централизованного учета по обеспечению документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления (получения) документов (сведений), необходимых для осуществления централизуемых полномочий, а также по представлению субъектам централизованного учета документов (сведений), сформированных (используемых) при осуществлении централизуемых полномочий (подпункт «д» пункта 3 Общих правил передачи централизуемых полномочий).

  При переходе к использованию электронных документов при ведении бухгалтерского учета необходимо провести следующие подготовительные мероприятия.

  1. Определить дату перехода на применение электронных документов.

  2. Внести изменения в учетную политику, а для централизованной бухгалтерии ? в Единую учетную политику, с учетом особенностей порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов.

  3. Определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

  4. Определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете.

  5. Внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов, содержащий правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению электронных документов для ведения бухгалтерского учета.

  6. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью в соответствии с порядком, определенным Приказом N 61н, а должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы ? квалифицированной электронной подписью.

  7. При централизации бухгалтерского учета, предусматривающей взаимодействие уполномоченной организацией и субъектов централизованного учета в рамках осуществления централизуемых полномочий, дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц ? членов комиссии, подписывающих электронные документы простой ЭП, и для председателя комиссии, подписывающего электронные документы ЭЦП

  8. Привести в соответствие с требованиями Приказа N 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в ИС бухгалтерского учета.

  9. Утвердить (уточнить) порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».

  10. Уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).

  Номенклатура дел на 2022 год с новыми сроками хранения для отдела кадров

  1. В электронных документах, унифицированная форма которого содержит реквизит «Идентификатор контрагента» отражается уникальный идентификатор контрагента, состоящий из 22 разрядов.

  В соответствии с пунктом 4 Приказа N 61н определена структура уникального идентификатора контрагента, состоящая из 22 разрядов в зависимости от типа контрагента и от типов документов, которым зарегистрирован контрагент.

  Необходимо в ИС бухгалтерского учета в справочник контрагентов добавить для каждого контрагента уникальный идентификатор контрагента, состоящий из 22 разрядов, сформированный по следующим правилам:

  в разряде 1 ? тип, где:

  «1» ? физическое лицо;

  «2» ? юридическое лицо ? резидент Российской Федерации;

  «3» ? юридическое лицо ? нерезидент Российской Федерации;

  «4» ? физическое лицо, индивидуальный предприниматель, перешедшие на специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (далее ? самозанятый);

  в разрядах 2 и 3 ? код типа документа:

  при формировании идентификатора контрагента физического лица (тип контрагента «1») допускается применение следующих кодов типа документов:

  «01» ? паспорт гражданина Российской Федерации;

  «02» ? свидетельство о рождении;

  «03» ? паспорт моряка (удостоверение личности моряка);

  «04» ? удостоверение личности военнослужащего;

  «05» ? военный билет военнослужащего;

  «06» ? временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации;

  «07» ? справка об освобождении из мест лишения свободы;

  «08» ? паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;

  «09» ? вид на жительство;

  «10» ? разрешение на временное проживание (для лиц без гражданства);

  «11» ? удостоверение беженца;

  «12» ? миграционная карта;

  «13» ? паспорт гражданина СССР;

  «14» ? страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета Пенсионного фонда Российской Федерации;

  «22» ? водительское удостоверение;

  «24» ? свидетельство о регистрации транспортного средства в органах Министерства внутренних дел Российской Федерации;

  «25» ? охотничий билет;

  «26» ? разрешение на хранение и ношение охотничьего оружия;

  «28» ? паспорт гражданина Российской Федерации, являющийся основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, в том числе содержащий электронный носитель информации;

  «29» ? свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации;

  «30» ? свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации;

  при формировании идентификатора контрагента юридического лица или индивидуального предпринимателя, самозанятого указываются значения «00»;

  в разрядах 4 — 22 ? указываются следующие значения в зависимости от типа контрагента:

  при формировании идентификатора контрагента для юридических лиц ? резидентов Российской Федерации в 4 — 13 разрядах ? ИНН, в 14 — 22 разрядах ? КПП;

  при формировании идентификатора контрагента для юридических лиц ? нерезидентов Российской Федерации в 4 — 13 разрядах ? ИНН, в 14 — 22 разрядах ? КПП. В случае наличия у юридических лиц ? нерезидентов Российской Федерации кода иностранной организации (далее ? КИО): в 4 — 8 разрядах — значение «00000» (нули), в 9 — 13 разрядах — КИО, в 14 — 22 разрядах — КПП;

  при формировании идентификатора контрагента для индивидуальных предпринимателей в 4 — 10 разрядах ? значение «0000000» (нули), в 11 — 22 разрядах ? ИНН;

  при формировании идентификатора контрагента для физических лиц с 4-го по 22-й разряд ? серия и номер документа, код которого указан во 2 и 3 разрядах идентификатора контрагента. Серия и номер документа указываются в одну строку, без разделителей; знаки «N» и «-» не указываются; буквы, при их наличии, должны указываться как прописные. Если номер документа содержит менее 19 знаков, он дополняется слева нулями до 19 знаков.

  2. В формах электронных первичных учетных документов «Ведомость группового начисления доходов» (ф. 0510431), «Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам» (ф. 0510436), Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445), «Ведомость начисления доходов бюджета» (ф. 0510837) предусмотрено заполнение значение уникального номера реестровой записи источника дохода бюджета бюджетной системы Российской Федерации в соответствии с реестром источников доходов соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации.

  1. Минфин России, федеральное казенное учреждение «Государственное учреждение «Ведомственная охрана Министерства финансов Российской Федерации», федеральное казенное учреждение «Государственное учреждение по эксплуатации административных зданий и дачного хозяйства Министерства финансов Российской Федерации»;

  2. Росалкогольрегулирование, территориальные органы;

  3. Минэкономразвития России, федеральное казенное учреждение «Центр поддержки»;

  4. Росимущество, территориальные органы;

  5. Роструд, территориальные органы;

  6. Минпромторг России;

  7. Росстандарт, территориальные органы;

  8. Минобрнауки России;

  9. Минпросвещения России;

  10. Минвостокразвития России, федеральное казенное учреждение «Объект № 5066»;

  11. Минстрой России, федеральное казенное учреждение «Объединенная дирекция по реализации федеральных инвестиционных программ» Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации;

  12. Минцифры России, федеральное казенное учреждение «Государственные технологии»;

  13. Росаккредитация, территориальные органы;

  14. Казначейство России, территориальные органы;

  15. Росстат, территориальные органы, федеральное казенное учреждение «Объект № 5068А» федеральной службы государственной статистики;

  16. Минтруд России, федеральные казенные учреждения;

  17. Минкультуры России, территориальные органы, федеральное казенное учреждение «Цифровая культура»;

  18. Ростуризм;

  19. Минприроды России, федеральное государственное казенное учреждение «Дирекция по организации работ по ликвидации накопленного вреда окружающей среде, а также по обеспечению безопасности гидротехнических сооружений полигона «Красный Бор»;

  20. Росводресурсы, территориальные органы;

  21. Рослесхоз, территориальные органы, федеральное государственное казенное учреждение «Рослесресурс»;

  22. Роснедра, территориальные органы, федеральное государственное казенное учреждение «Росгеолэкспертиза»;

  23. Минспорт России;

  24. Росмолодежь;

  25. ФАДН России;

  26. Ростехнадзор, территориальные органы;

  27. Роспатент;

  28. Ространснадзор, территориальные органы, федеральное казенное учреждение «Информационный вычислительный центр Федеральной службы по надзору в сфере транспорта»;

  29. Росавиация, территориальные органы;

  30. Россельхознадзор, территориальные органы;

  31. Рособрнадзор;

  32. Росздравнадзор, территориальные органы;

  33. Федеральная пробирная палата, территориальные органы;

  34. Росреестр, территориальные органы;

  35. Минздрав России, федеральные казенные учреждения;

  36. ФМБА России, территориальные органы, Федеральное казенное учреждение «Главное бюро медико-социальной экспертизы» Федерального медико-биологического агентства, федеральное государственное казенное учреждение «Служба технического заказчика» Федерального медико-биологического агентства;

  37. Минсельхоз России;

  38. Росрыболовство, территориальные органы;

  39. Минтранс России, федеральные казенные учреждения;

  40. Росавтодор, федеральные казенные учреждения;

  41. Росжелдор, территориальные органы, Федеральное казенное учреждение «Управление служебных зданий федеральных органов исполнительной власти в области транспорта»;

  42. Росморречфлот, федеральные казенные учреждения;

  43. Минэнерго России;

  44. ФАС России, территориальные органы;

  45. Роспотребнадзор, территориальные органы, федеральные казенные учреждения;

  46. ФНС России, территориальные органы, федеральное казенное учреждение «Налог-Сервис» Федеральной налоговой службы;

  47. ФТС России, территориальные органы, федеральные казенные учреждения;

  48. Роскомнадзор, территориальные органы;

  49. Росприроднадзор, территориальные органы;

  50. Росгидромет, территориальные органы.».

  			КОДЫ
  		Форма по ОКУД	0510433
  от “___”______________ 20__ г.		Дата
  Учреждение		по Сводному реестру
  Обособленное подразделение		по Сводному реестру
  Структурное подразделение
  Главный администратор бюджетных средств (Учредитель)		Глава по БК
  Наименование бюджета		по ОКТМО
  Единица измерения: руб (с точностью до второго десятичного знака)		по ОКЕИ	383
  Основание формирования Акта
  Наименование объекта (полное)	(консервация — «1», расконсервация — «2»)	Амортизационная группа
  Документ-основание о создании комиссии		Номер
  	(наименование)	Дата

  1. Общие сведения об объекте

  Краткая индивидуальная характеристика объекта	Местонахождение объекта (адрес)	Номер			Дата			Фактический срок эксплуатации (месяцев)
  		инвентарный	реестровый	заводской (иной)	выпуска, изготовления, иное	принятия к бухгалтерскому учету	ввода в эксплуатацию
  1	2	3	4	5	6	7	8	9
  								1

  2. Сведения о состоянии объекта

  Техническое состояние объекта	Причины консервации/ расконсервации объекта	Срок консервации		Ответственное лицо	Статус объекта учета
  		дата начала	дата окончания
  1	2	3	4	5	6

  Номенклатура дел бывает трех видов:

  • типовая,
  • примерная и
  • номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).

  Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

  Номенклатура дел организации делится на:

  • сводную номенклатуру дел и
  • номенклатуру дел структурного подразделения.

  Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

  Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

  Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел ­(сейчас на предприятиях составляют ­номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

  Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

  Наименование раздела

  Номенклатура дел может быть построена по:

  • структурной,
  • производственно-отраслевой и
  • функциональной схемам.

  В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

  Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

  Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

  Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

  В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

  Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

  Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

  Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

  Документы в соответствии с их исторической, экономической, ­культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

  • временного хранения (до 10 лет включительно);
  • долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
  • постоянного срока хранения.

  Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответст­вуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

  Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют³ :

  • «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»;
  • «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007);
  • «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) – для отбора документов, образовавшихся в 80-х – первую половину 90-х гг.;
  • «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973);
  • существуют также ведомственные и типовые перечни ­по определению сроков хранения документов.

  Для определения сроков хранения документов необходимо:

  • найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;
  • перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;
  • проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

  Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.

  Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»⁴ , распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, ­муниципальные архивы или же не поступают.

  Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает ­послабления. Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

  1. Временные сроки должны применяться всеми организациями.
  2. А постоянный срок хранения должен применяться только источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (это касается тех государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают к ним на хранение в установленном порядке, а также тех негосударственных организаций, с которыми у архивов заключены соответствующие соглашения (договоры)).
     Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы по­стоянного срока хранения следующим образом. Государственные и муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется организацией в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
     Однако это приятное послабление имеет свои пределы. Существуют документы постоянного срока хранения, которые необходимо хранить постоянно в любой организации. Статьи Перечня, в которых указаны такие «вечные» документы, представлены в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня: это ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

  Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», ­но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».

  Отметка «до минования надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

  Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

  Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

  В графе «Примечания» проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

  • о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),
  • о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),
  • о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

  Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

  При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания», комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

  Поскольку код вида расходов — более крупная группировка, чем кодификатор операций сектора госуправления, для упрощения применения соответствующих кодов Минфином утверждена таблица соответствия.

  Вид расходов		КОСГУ		Примечания
  Код	Наименование	Код	Наименование В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел: Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов. Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке. Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству. Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях. Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ. Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи. Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно. Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела. Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму: Шаг 1. Назначьте ответственного. Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива. Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей. Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел. Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу. Шаг 3. Объединение. Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации. Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав. Шаг 4. Утвердите приказ. Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел. Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения: Первый экземпляр хранится в канцелярии. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии. Третий используется в архиве компании. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе. Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации Индекс должен состоять из двух частей: кода и порядкового номера. Убедитесь, что они соответствуют требованиям инструкции по делопроизводству образовательной организации (п. 6.18 Правил, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Код – это номер либо буквенное обозначение структурного подразделения по штатному расписанию. Порядковый номер – последовательный номер дела в номенклатуре. Например: «04-01», «11-01/3», «А-03». Если в течение текущего года в штатное расписание вносили новые структурные подразделения, исключали их или меняли местами, проверьте, чтобы коды этих подразделений совпадали с первой частью индексов номенклатуры дел. Фрагмент номенклатуры дел – обозначение индекса дел Третью графу номенклатуры заполняют в последний день текущего года или в начале следующего. В графе указывают фактическое количество дел, которые образовались за 12 месяцев. Если дело содержит больше одного тома, указывают номер каждого тома и крайние даты документов в нем. Например: «Т.1 – 10.01.2022–30.06.2022, Т.2. – 01.07.2022–30.12.2022». Дело делят на тома, если его объем превышает 250 листов. Электронные дела не делят (п. 6.26 Правил, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Электронное дело и дело на бумажном носителе в номенклатуре отражают как два тома с одним заголовком, индексом и сроком хранения. В графе ставят прочерк, если дел в течение года не заводили. поселок Глушково поселок Теткино Алексеевский сельсовет Веселовский сельсовет Званновский сельсовет Карыжский сельсовет Кобыльской сельсовет Коровяковский сельсовет Кульбакинский сельсовет Марковский сельсовет Нижнемордокский сельсовет Попово-Лежачанский сельсовет Сухиновский сельсовет Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения. Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры. Она направлена на решение таких задач, как: классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации; облегчение поиска необходимых материалов; облегчение передачи материалов, составления описей; подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации. Обратите внимание! Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования. В 2021 и в 2022 году не введены новые требования к номенклатуре дел, по-прежнему применяется письмо Минобразования от 2000 года. Для образовательных учреждений установлен примерный бланк-основа для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18. Как составить номенклатуру дел бухгалтерии Обратите внимание! Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы: Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.). Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников). Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.). Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества). Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов). Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16. Порядок заполнения аналогичен общему порядку. Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов: порядковый номер дела; полное наименование дела; срок его хранения. Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы. Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении. Этапы утверждения номенклатуры следующие: Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив. Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена: на рассмотрение, утверждение номенклатуры; утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению; составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению. Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ. В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении. *** Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.	3		4		5
  01. Аппарат Управления культуры
  01-01. Руководство и документационное обеспечение деятельности
  01-01-01		Устав Управления культуры			До минования надобности (далее – ДМН)		Подлинник в деле
  01-01-02	Нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения и др.) органов законодательной и исполнительной власти АМС, присланные для сведения и руководства.					ДМН ст. 2б(1), 3б(1)		(1)Относящиеся к деятельности организации — постоянно
  01-01-03	Приказы УК по основной деятельности					Постоянно ст. 4 а
  01-01-04	Инструкции и методические рекомендации, относящиеся к деятельности УК					ДМН
  01-01-05	Переписка с органами исполнительной власти АМС, МК РСО-А по основным направлениям деятельности					5 лет ЭПК ст.70		Ведется в электронном виде (ЭДО)
  01-01-06	Переписка (исходящая) по основной деятельности					5 лет ЭПК ст. 70		Ведется в электронном виде (EDM)
  01-01-07	Годовые Планы работы УК					ДМН
  01-01-08	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению					5 лет ЭПК ст. 154		Ведется в электронном виде (ЭДО, EDM)
  01-01-09	Журнал регистрации постановлений АМС по основной деятельности					Постоянно ст. 182 а
  01-01-10	Журнал регистрации распоряжений АМС по основной деятельности					Постоянно ст. 182 а
  01-01-11	Журнал регистрации поступающих документов					5 лет ст. 182 г		Ведется в электронном виде
  01-01-12	Журнал регистрации отправляемых документов					5 лет ст. 182 г		Ведется в электронном виде
  01-01-13	Журнал регистрации обращений граждан					5 лет ст. 182 е		Ведется в электронном виде
  01-01-14	Сводная номенклатура дел					Постоянно ст. 157
  01-01.15	Инструкции и методические рекомендации по кадровым вопросам.			3	4	5
  02. Муниципальные Бюджетные учреждения культуры подведомственные Управлению культуры : «РДК»; «ЦРБ»; «МВК»; «ЦХО»; «АДШИ»
  01-01-01	Устав Учреждения, положения о филиалах		До минования надобности (далее – ДМН)	Подлинник в деле
  01-01-02	Нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения и др.) органов законодательной и исполнительной власти АМС, УК присланные для сведения и руководства.		ДМН ст. 2б(1), 3б(1)	(1)Относящиеся к деятельности организации — постоянно
  01-01-03	Приказы Учреждения по основной деятельности		Постоянно ст. 4 а
  01-01-04	Инструкции и методические рекомендации, относящиеся к деятельности Учреждения		ДМН
  01-01-05	Переписка с органами исполнительной власти АМС, МК РСО-А УК по основным направлениям деятельности		5 лет ЭПК ст.70	Ведется в электронном виде (ЭДО)
  01-01-06	Переписка (исходящая) по основной деятельности		5 лет ЭПК ст. 70	Ведется в электронном виде (EDM)
  01-01-07	Годовые Планы работы Учр-я		ДМН
  01-01-08	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению		5 лет ЭПК ст. 154	Ведется в электронном виде (ЭДО, EDM)
  01-01-09	Журнал регистрации приказов по основной деятельности		Постоянно ст. 182 а
  01-01-10	Журнал регистрации приказов УК по основной деятельности		Постоянно ст. 182 а
  01-01-11	Журнал регистрации поступающих документов		5 лет ст. 182 г	Ведется в электронном виде
  01-01-12	Журнал регистрации отправляемых документов		5 лет ст 182 г	Ведется в электронном виде
  01-01-13	Журнал регистрации обращений граждан		5 лет ст. 182 е	Ведется в электронном виде
  01-01-14	Журналы работы:Школ, библ, Учреждений ,Клуб Формир.		5 лет ст. 182 е
  01-01.15	Инструкции и методические рекомендации по кадровым вопросам. Похожие записи: Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения в 2022 как выплачивается Рефинансирование ипотеки в Екатеринбурге в 2022 году Как оформить перерасчет пенсии за детей и какую прибавку можно получить