Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Имеет ли юридическую силу служебная записка». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
\n\n
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
\n\n
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
\n\n
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Служебная записка: как написать, примеры и образцы
\n\n
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
\n\n
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Как составить служебную записку
Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010) (Таблица).
- Оформление реквизита «Адресат»
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 о бланках документов
- Потоки документов в организации
- Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.
Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.
На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:
• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;
• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;
• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.
Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.
Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.
Цели составления служебных записок могут быть разными:
• горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;
• эффективное информационное взаимодействие:
– рассылка объявлений/извещений для работников организации;
– обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;
– запрос справочной информации;
– проведение инструктажа;
– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;
• разрешение спорных и конфликтных ситуаций.
Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:
• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• справочные данные об организации;
• место составления или издания документа.
Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.
Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.
Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете
В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):
03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;
08 – «Наименование организации»;
10 – «Наименование вида документа»;
11 – «Дата документа»;
12 – «Регистрационный номер документа»;
13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);
14 – «Место составления или издания документа»;
15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);
18 – «Заголовок к тексту»;
20 – «Текст документа»;
21 – «Отметка о наличии приложения»;
22 – «Подпись»;
27 – «Отметка об исполнителе».
Служебные записки составляются для решения рабочих вопросов технического, информационного, организационного или хозяйственного характера на всех уровнях организации — для запроса информации, выдачи инструкций, объявления, извещения кого-либо из сотрудников о каком-либо событии.
Например, в отдел кадров попадают служебные записки руководителей подразделений о несоблюдении сотрудниками дисциплины и с требованием принять меры — отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание. Кадровики служебной запиской могут информировать директора о нарушении руководителями подразделений установленных правил, к примеру о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени.
И бухгалтеру этот документ бывает необходим. Как правило, для того чтобы разобраться, какие расходы были понесены и в каком размере. Так, при технической неисправности приборов в автомобиле, например одометра, записка послужит основанием для списания расходов на топливо по показаниям GPS-навигатора.
При перерасходе топлива во время служебной поездки записка с резолюцией руководителя определяет, как отразить перерасход в бухучете — списать на расходы или возместить ущерб за счет работника.
Служебная записка от профильных подразделений поможет бухгалтерии определить конкретные сроки полезного использования активов, например созданного программного продукта.
Рассмотрим, в каких случаях служебная записка как дополнительный документ послужит для объяснения и документального обоснования тех или иных хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерском и налоговом учете.
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
Служебная записка является информационно-справочным документом, не выходящим за пределы организации. Поэтому исторически так сложилось, что указание на ней наименования организации считается избыточным. Кстати, в методических рекомендациях Росархива при оформлении записок данный реквизит также отсутствует (хотя и текст как самостоятельный реквизит – тоже):
Фрагмент документа
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76
3.3.5.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:
- виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
- порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
- реквизиты записок различных видов и их оформление;
- структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;
- реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
- наименование структурного подразделения – автора документа;
- вид документа;
- дата документа;
- регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
- название документа (заголовок к тексту), если текст более 4–5 строк;
- адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти);
- подпись.
А вот в крупных территориально-распределенных организациях (например, при направлении служебной записки в удаленное подразделение) размещение этого реквизита оправданно. Желательно придерживаться в организации единых правил – либо не ставить на всех служебных и докладных записках наименование организации выше наименования подразделения-автора (как в Примере 1), либо ставить (Пример 2).
Теперь перейдем к правилам оформления реквизитов, обязательных для служебных записок.
Обычно для служебной записки выбирают угловое расположение реквизитов. Такой вариант является наиболее удобным при работе с документами, имеющими реквизит «адресат», т.к. позволяет рациональнее использовать лист бумаги.
Наименование структурного подразделения – автора документа – может располагаться либо центрованным, либо флаговым способом, в соответствии с требованиями, установленными в данной организации.
Наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» пишется только заглавными буквами.
Служебная записка. Образец написания
- Свежие
- Посещаемые
Служебная записка — универсальный документ, который может обращаться как между подразделениями фирмы, так и между сотрудниками, равными по статусу или находящимися в субординации относительно друг друга.
При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О. и должностей составителя и адресата; фактов, их оценки и рекомендаций по ним (или просьб); заверение документа необходимыми подписями.
Ознакомиться со спецификой иных распространенных видов записок, используемых во внутрикорпоративном документообороте, вы можете в статьях:
- «Служебная записка на командировку — образец 2021»;
- «Докладная записка о хамском поведении сотрудника (образец)»;
- «Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей».
| Начальнику отдела рекламы
ООО “Мы круче всех” Козлову И.С. От менеджера отдела кредитования Жучкова П.П. |
|
|
О выпуске дополнительных визитных карточек |
|
| Сообщаю, что запас визитных карточек, выданных мне в декабре 2018 года, закончился. Для проведения дальнейшей работы по привлечению клиентов прошу выпустить дополнительную партию. В противном случае не могу гарантировать эффективного обмена контактами с клиентами. | |
| __________________ П.П. Жучков | |
Обычно автор и получатель связаны по горизонтали, то есть один не подчиняется другому. Но начальник отдела вправе направить такой документ директору с предложением повысить сотрудника в должности, и пример написания служебной записки выглядит следующим образом:
| Директору ресторана
«Веселый дельфин» Засужуке И.Ф. от администратора зала Баклажки Н.Г. |
|
| Довожу до Вашего сведения, что официант Букашка А.Б. перевыполнил план на июль 2019 года по обслуживанию клиентов и увеличению суммы среднего чека на 47%. В связи с этим, рекомендую его к повышению до должности младшего менеджера зала с повышением заработной платы. | |
| _________________________/ Н.Г. Баклажка | |
Служебная записка от работника: цели и образец
Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок и их адресации. Организация сама в праве регулировать процесс работы со служебными записками, соблюдая только установленные для них сроки хранения, которые не зависят от носителя документа и одинаковы для электронных и бумажных «служебок».
Каких-либо законодательных препятствий для перевода служебных записок в электронный вид нет. Сложности начинаются скорее технического характера, потому что возникает много вопросов по организации хранения электронных оригиналов документов с длительным и постоянным сроками хранения. И решения для них уже есть. Но это отдельная тема долгосрочных электронных архивов, у которых программные и технические возможности позволяют поддерживать юридическую силу, миграцию, читаемость хранящихся в системе электронных оригиналов документов.
Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет. Поэтому поступаем следующим образом:
● если служебная записка по определенному вопросу имеет срок хранения ниже или равный 10 годам, то весь ее жизненный цикл может проходить в электронном виде;
● если же — выше этого рубежа, то создавать и согласовывать документ можно в электронном виде, но потом он должен подписываться и храниться как оригинал на бумаге (либо использовать специальные системы, поддерживающие длительную юридическую значимость).
Бывает, что при внедрении СЭД мы сталкиваемся с подобной ситуацией. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. При этом специалисты заказчика считают, что они согласовывают служебную записку с приложениями (проектными документами), тогда как на самом деле нужно согласовывать проектную документацию, а служебная записка является просто сопроводительным документом. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией. Аналогичная история встречается при согласовании закупочной документации, планов и т. д.
При автоматизации процессов, нужно четко определять, какой документ отправляется на согласование и по какому маршруту. Это должно быть понятно реализовано в интерфейсе СЭД.
В силу разных обстоятельств предприятия бывают не готовы перейти на электронные служебные записки полностью. Некоторые их виды с рукописными подписями согласующих лиц нужны в бумажном виде, например, бухгалтерии (бывает, что это еще и зафиксировано во внутренних регламентах). Такая ситуация может помешать автоматизации процесса — будут автоматизированы не все разновидности служебных записок.
Еще хуже, если подобные «служебки» будут выявлены уже на стадии опытной эксплуатации СЭД. Это может привести к негативу у пользователей, когда они согласуют документы в системе, а потом всплывет вопрос о живых подписях, тогда согласование придется продублировать в бумажном виде. Это наглядно продемонстрирует всю тщетность усилий на предыдущем этапе.
Если при проведении исследования перед внедрением СЭД выявляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько:
1. Не автоматизировать;
2. Автоматизировать согласование, но в конце собирать живые подписи. Это плохой вариант, т. к. увеличивает нагрузку на пользователей;
3. Автоматизировать полностью (без перевода в бумагу) — хороший вариант. Но нужно изменять внутренний порядок работы, договориться с бухгалтерией (или иным подразделением) о принятии служебных записок, согласованных в СЭД. Вариантов реализации здесь может быть несколько:
● либо сотрудники такого подразделения будут включены в автоматизацию (и сами «все будут видеть» в СЭД);
● либо будут работать с распечатками из СЭД, отражающими факт согласования (ниже подробнее рассмотрим способы выполнения этой задачи).
При выборе варианта 3 может потребоваться корректировка внутренних регламентов или, в крайнем случае, в приложении к приказу на проведение опытной эксплуатации СЭД нужно четко обозначить алгоритм работы с такими служебными записками.
Как грамотно составить служебную записку
Мнение
|
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Регистрация ECM-Journal изменился! Чтобы войти, пожалуйста, обновите пароль. При оформлении докладной записки избегайте «вступительных речей»: не нужно писать «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что…» и т.д. Юридический отдел Директору ООО «Свиль» Афанасевичу О.Н. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 08.02.2016 № 25 г. Минск О командировании В связи с необходимостью представления интересов ООО «Свиль» в экономическом суде Могилевской области по делу № 4712-Х/2016 при рассмотрении судебного спора прошу с 11.02.2016 по 12.02.2016 командировать Иванова А.А., юрисконсульта I квалификационной категории, в г. Могилев. Приложение: копия определения о принятии искового заявления и возбуждении производства по делу от 21.01.2016 № 21 на 1 л. в 1 экз. Начальник юридического управления Подпись Н.В. Галицкая Справочно: предложение о направлении в служебную командировку за границу оформляется в виде письма или докладной (служебной) записки. Как правильно написать служебную записку — образецВ целях документационного обеспечения разных процессов организация может разработать формы необходимых документов самостоятельно и утвердить их приказом руководителя организации. После разработки их следует включить в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указать их в инструкции по документообороту организации. При составлении служебной записки следует руководствоваться СТБ 6.38-2004 в целях единства оформления управленческой документации. Важно! Правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность. Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др). Как правило, их составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка. Документ: СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее – СТБ 6.38-2004).
Внешнеэкономическая деятельность Урегулирование споров Договорная деятельность Взаимодействие с государством Задолженность и компенсации Как правильно написать служебную записку: образецНекоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы. Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка – это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное — описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства. Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, – это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом. Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова «Служебная записка» пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой. Организационно-правовые документы и локальные актыКомпании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания. Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма. Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного. Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют. Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.
Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде. Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме. Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений. Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении. Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумагиСлужебную записку можно считать настоящим «рабочим инструментом». Почему? Это вытекает уже из самого определения — «служебная». Сравним:
Типы служебных записок Т. е. служебная записка выполняет строго «рабочую» функцию. Все записки отличаются между собой по своей направленности и сфере применения. Какие «звенья» на предприятии они связывают? Руководство, сотрудники и пр. В этом вопросе приняты два понятия: вертикальный и горизонтальный:
Следовательно, служебная записка «работает» на горизонтальном уровне. Она может содержать:
Обмен информацией является главной задачей служебной записки. Такая информация позволяет работать слажено и защищает все «звенья» трудового процесса при возникновении спорных ситуаций. Законом не установлена единая формы составления служебной записки, каждое предприятие (организация) такую форму разрабатывают самостоятельно, используя четкие данные, предусмотренные для составления служебной записки:
Такой инструмент, как служебная записка, имеет нормативное регулирование, поскольку этот «инструмент» в ряде случаев выступает гарантом при защите прав руководящих органов. Регулируется вопрос следующими положениями:
Форма СЗ утверждается локально, но нежелательно «опускать» необходимые детали, поскольку цельность и «наполненность» служебной записки наделяют ее большими полномочиями: грамотно составленная служебная записка наделена юридической силой. Т. е. в ней должны присутствовать все основные моменты:
Служебная записка не только служит хорошим рабочим инструментом, но и является документом отчетности. Все служебные записки имеют определенный срок хранения, который установлен локально на каждом предприятии и подлежат регистрации в соответствующем журнале. Устанавливаются сроки хранения от года до постоянного хранения. Поскольку СЗ может расцениваться, как первичная документация, то ее используют при защите в случаях нарушений по этому вопросу. Т. е. служебная записка выступает гарантом при обосновании расходов, если возникают проблемы с налогами. Служебная записка не является обязательным документом на предприятии, но практика подтверждает ее необходимость. Перевод служебных записок в электронный вид — тема видео ниже: Похожие записи: |